El formato PDF se convirtió hace más de una década en un estándar dentro de internet para compartir documentos de todo tipo, desde contratos hasta certificados pasando por documentos de todo tipo, ya que permite incluir textos, imágenes, enlaces web y formularios principalmente. Sin embargo, el formato PDF no es perfecto, ya que nos ofrece una serie de limitaciones que, en ocasiones, no lo convierten en el mejor formato para compartir información.
Sin embargo, si es la mejor opción a la hora de compartir documentos ya que es compatible de forma nativa todos los sistemas operativos móviles y de escritorio, por lo que no es necesario utilizar una aplicación de terceros para acceder a su contenido.
No se puede editar con facilidad
El motivo por el que las empresas, organismos públicos y particulares en general utilizan el formato PDF para compartir documentos es que no se puede editar con facilidad. Cuando hablo de editar, me refiero a editar el contenido de un PDF, ya que, para firmar este tipo de documentos, podemos utilizar cualquier herramienta nativa.
Al no editarse sin las herramientas adecuadas, los creadores se aseguran de que el texto no sufrirá ninguna modificación no autorizada, algo de suma importancia cuando se trata de contratos entre empresas y particulares y con certificados de organismos públicos.
Editar PDF no es gratis
Editar el texto que se incluye en el interior de un archivo PDF, no es gratis. Mientras que todo el mundo puede crear archivos PDF de cualquier tipo desde prácticamente cualquier sistema operativo sin ninguna limitación, a la hora de editar su contenido, la cosa cambia muchísimo.
Para editar el texto o imágenes incluidas en un archivo PDF necesitemos de herramientas profesionales, herramientas que no son gratuitas y que, en ocasiones, obligan al usuario a pagar una suscripción mensual. Si buscas una herramienta para editar un PDF en Windows puedes utilizar aplicaciones como Adobe Acrobat DC o PDFelement.
Difícil de leer
Los archivos PDF son una representación gráfica de un documento como si de una imagen se tratara. En dispositivos móviles no es sencillo leer fácilmente su contenido sin ampliar y reducir el documento, ya que el texto no se ajusta a la pantalla como si sucede con documentos de texto.
Si, además, se utilizan otros formatos como por ejemplo A3, acceder fácilmente a todo el contenido de un documento en este formato, incluso en un ordenador, obliga al usuario a ir jugando con el ratón para desplazarse y para ampliar/reducir zonas del documento.
No siempre se puede copiar el contenido
En la mayoría de los casos, nos vamos a encontrar con dos tipos de archivos en PDF: documentos escaneados y documentos nativos. Los documentos escaneados, no son más que una fotografía de un documento que se ha convertido a formato PDF y donde no podemos interactuar con el texto o las imágenes.
Los documentos de PDF nativos, son documentos que se han creado en un ordenador utilizando una aplicación de edición de textos o a partir de una aplicación. Este tipo de documentos, ocupan mucho menos espacio que los archivos PDF escaneados y, además, nos permite interactuar con el texto para copiarlo a otras aplicaciones.
Aunque en ocasiones, el creador del documento puede limitar esa función en las propiedades del archivo y prohibir la posibilidad de seleccionar y copiar el texto del documento a otras aplicaciones.
No permite el trabajo en equipo
Mientras que herramientas como Office, Google Docs o iWork, permiten a varias personas trabajar de forma colaborativa en un mismo documento, con el formato PDF es imposible, por lo que no es un formato ideal para la colaboración en línea.
Esto se debe a que el formato PDF es una representación gráfica de un documento, documento que sea crea desde otra aplicación. El formato PDF no se utiliza para crear documentos, sino para compartir el documento una vez creado.
