El editor de textos propiedad de Microsoft y que se integra en Office, Word, es una herramienta que ha ganado en funcionalidad con el paso de los años. Con esto lo que se logra es que los millones de usuarios del programa tengan en su poder muchos más tipos de uso.
Por ejemplo, merece la pena saber que el propio programa incluye una serie de formatos predefinidos para que podamos crear múltiples tipos de documentos de manera sencilla. Esto nos permite no tener que ajustar los parámetros del nuevo documento nosotros mismos a mano, lo que nos ahorra tiempo y posibles errores que veríamos al finalizar el mismo. Y es que son varios los apartados que debemos tener en cuenta a la hora de generar determinados contenidos.
Por regla general solemos crear nuestros propios documentos en formato de hoja A4, que es el que nos encontramos como predefinido al arrancar el programa. De hecho, esto es así básicamente porque es el tipo de documento que vamos a utilizar de manera habitual en este programa. Pero al igual que sucede en otras muchas funcionalidades de la aplicación de textos de Microsoft, tenemos otras muchas alternativas. Esto es algo que vamos a repasar en estas mismas líneas y que nos será muy útil en determinadas ocasiones.
En concreto aquí nos queremos centrar en la posibilidad de dar un formato de libro a los textos que estemos creando o editando. Este es un cambio que podemos llevar a cabo de manera sencilla y rápida, como vamos a ver a continuación.
Consejos para crear libros impresos en Word
A la hora de crear libros con Word es importante poner en práctica algunos consejos para obtener los mejores resultados. Lo primero es lo primero, decide el tamaño que quieres que tenga tu libro. Esto puede ser fácil de llevar a cabo pues solo debemos de elegir un libro de nuestra colección que tenga el tamaño ideal para nuestro libro y posteriormente, lo medimos y configuramos el tamaño de página en Word.
Otro punto importante que no debemos dejar de lado es crear un índice con los capítulos y secciones de cada uno, con sus correspondientes números de página, en caso de que las incluya. En el caso de tratarse de un libro formato, gracias al índice, será mucho más sencillo encontrar el contenido que quieren consultar los lectores.
También es importante que configuremos correctamente los márgenes. En función del tamaño y críticamente, del número de páginas, harán que tanto el grosor del libro como sus márgenes varíen. Debemos tener en cuenta dar un poco más de margen en la izquierda de las páginas impares y un margen extra en la derecha de las páginas pares, para que, una vez se han unido todas las páginas en una imprenta o copistería, el texto quede completamente centrado en la página.
No debemos numerar todas las páginas, pero si tenerlas en cuenta. La razón es que en algunos de nuestros documentos necesitaremos tener números de página en el pie de página (o encabezado), pero en otras partes del libro, como el título y las páginas de derechos de autor, no querremos números. Dentro de las opciones de numeración de páginas de Word, podemos establecer el rango de páginas que si queremos numerar y en cuales queremos saltarnos la numeración manteniendo la serie.
Crea un PDF con nuestro documento de Word
Ya sabéis que tenemos al alcance de la mano multitud de formatos de ficheros relacionados con el mundo de la ofimática que podemos utilizar. Por defecto, el programa que nos referimos ahora, Word de Microsoft utiliza DOCX en el que generalmente guardamos los proyectos que llevamos a cabo aquí. Sin embargo, a la hora de trabajar en un documento que deseamos que tenga el formato de libro, es recomendable utilizar otro tipo de archivo ofimático.
Lo más recomendable en este caso del que os hablamos ahora es utilizar el popular PDF que seguro os resulta más que familiar a la mayoría. Y es que estos archivos en concreto hoy día los utilizamos en todo tipo de entornos funcionamiento tanto a nivel de usuario como profesional. De hecho, el editor de textos el gigante del software nos propone varios modos de guardar o convertir el documento en el que trabajamos en esos instantes, en un PDF. De entre las muchas ventajas que aquí encontramos, se complica considerablemente la posibilidad de editar y modificar ese archivo en concreto, algo muy útil para los libros que nos interesan ahora.
Por último, siempre es recomendable guardar nuestro libro en PDF, un formato que está cogiendo auge y popularidad por su calidad y por nunca perder su forma, lo cual hará que pueda abrir se correctamente en cualquier dispositivo compatible. Si queremos que el contenido del texto no se copie y pegue en otras aplicaciones o publicaciones, podemos utilizar una aplicación como PDFelement o Adobe Acrobat para desactivar esta función cuando convirtamos el documento Word a PDF.
Además, es interesante saber que al margen del programa de Microsoft del que os hablamos aquí, si nos hemos decantado por utilizar un archivo PDF para nuestro libro, tenemos a nuestro alcance un amplio abanico de posibilidades. Os decimos todo esto porque desde nuestro navegador de internet tenemos acceso gratuito a una buena cantidad de aplicaciones web especialmente indicadas para ayudarnos a gestionar estos archivos.
Así tendremos a nuestra disposición una gran cantidad de funciones especialmente dedicadas a estos archivos para colocar sus páginas, eliminar algunas, cifrar el fichero completo, voltear algunos documentos, y mucho más. Por tanto, si trabajamos con un documento voluminoso lo hemos convertido a PDF, algo habitual en los libros, con estos programas gratuitos podremos gestionar mucho mejor las páginas que lo constituyen.
Usar otros formatos alternativos en los documentos de Word
Así, como os comentamos, en el supuesto de que lo que deseemos sea crear un nuevo documento en Word con formato de libro, el programa nos lo pone fácil. Es evidente que esto es algo bastante diferente en comparación con los A4 que usamos normalmente, por lo que veamos cómo podemos hacerlo. Como os comentamos, el propio programa tiene una configuración de página prediseñada para crear libros desde el programa. Esto nos va a permitir usar el programa para empezar a escribir y que las páginas qua añadamos se formateen y adapten a ese formato en concreto.
Es por ello por lo que a continuación os mostraremos la manera más sencilla de lograrlo. Como es fácil suponer, lo primero será abrir Microsoft Word, pero antes de empezar a escribir los textos, os recomendamos llevar a cabo los cambios pertinentes si se trata de un libro. Con esto nos evitaremos posibles problemas al aplicar el nuevo formato más tarde, una vez ya tengamos el texto como tal. Además, este es un cambio que deberíamos llevar a cabo con cualquier tarea de personalización del programa.
Ya vayamos a modificar los márgenes por defecto, interlineado, tipo de fuente, etc., lo mejor es hacerlo antes de empezar a escribir. De esta manera lo que logramos es que el texto que vamos a introducir se vaya colocando de la manera correcta en el trabajo que llevamos a cabo.
Dale formato de libro a tus documentos de Word
Así, una vez hayamos abierto el programa, nos tenemos que situar en la pestaña “Formato” para pichar en la esquina inferior derecha del apartado de “Configurar página”. Será entonces cuando en pantalla aparecerá una nueva ventana para que podamos hacer los ajustes necesarios en este sentido. Nos vamos a encontrar en la pestaña de “Margen”, donde ya podremos establecer estos espacios dependiendo del libro que vamos a diseñar.
Por regla general estamos acostumbrados a trabajar con documentos de texto en formato a cuatro. Este es precisamente formato predefinido que utiliza el programa de Microsoft y la mayoría de los editores de texto. Esa que conocemos como folio de manera convencional, pero no es ni mucho menos el único tipo de soporte que vamos a usar en estos textos, como os comentamos.
Si tenemos en cuenta que Word es el editor de este tipo de documentos más usado y popular del mundo, es lógico pensar que nos ofrece muchas posibilidades de cambio en este sentido. Por tanto, en el caso de que nos interese escribir un documento largo en forma de libro, el programa nos ofrece múltiples posibilidades de personalización, como veremos. En primer lugar, os hablaremos de la manera de personalizar al máximo el nuevo formato que deseamos aplicar al documento, es decir, el del libro.
Esto nos será muy útil para el objetivo que precisamente aquí estamos buscando y empezar cambiando el formato por defecto de Word. Una vez hayamos logrado esto, a continuación, os vamos a mostrar la manera de buscar la orientación del documento más adecuada para estos trabajos. Pero eso no es todo, ya que como decimos este es un editor de textos muy completo y que nos ofrece una enorme cantidad de funciones adicionales. Por tanto, en esta misma línea vamos a echar un vistazo en profundidad a la función de configurar página del programa.
Esto nos va a servir además para llevar a cabo una serie de cambios más personales sobre el documento que deseamos convertir en libro. Porque aquí entran en juegos otros muchos apartados configurables con los que podemos lograr que el documento de texto sea perfecto para lo que necesitamos. Además, hay que tener en cuenta que todos estos cambios tan solo los tendremos que hacer una vez, ya que, una vez configurado el documento en su inicio, a partir de ahí ya solo tendremos que ir introduciendo el correspondiente contenido.
Personalizar el formato libro en Word
Sin embargo, un apartado muy importante aquí, lo encontramos en el campo de “Encuadernación”. Os decimos esto debido que por defecto este viene con valor “0”, algo que deberíamos modificar de manera obligatoria. La razón de ello es que si lo dejamos con está, seguramente nos vayamos a encontrar con problemas debido a que este valor se corresponde con el espacio entre el texto del libro y el pliegue de este. Por tanto, como mínimo a este le asignaremos un valor de “1” para que el contenido del nuevo libro no se pierda o no se vea bien.
Otro de los apartados que debemos vigilar, es el llamado “Varias páginas” que se encuentra justo por debajo. Aquí, como veremos, aparece una lista desplegable donde ya tendremos la posibilidad de seleccionar la opción de “Formato libro”. Al establecer un formato libro, los márgenes de las páginas pares e impares serán diferentes y se configurarán de forma automática, aunque podemos modificarlo sin problemas, al hacerlo, se ajustará automáticamente para adaptar el documento a un formato libro.
Usar la orientación adecuada del documento
A continuación, veremos que, de manera automática, la orientación de la página cambia de vertical a horizontal, por lo que ya podremos empezar a introducir el texto que formará parte del libro.
Como os podréis imaginar, esto nos facilitará muchos las cosas a la hora de hacernos una idea de cómo será la distribución de los contenidos al escribir realmente un libro. Además, ya podéis ver que los cambios que aquí se van a llevar a cabo, se realizan en pocos segundos. Eso sí, debemos configurar todo ello de la manera más exacta posible para evitar problemas más adelante, cuando ya estemos en plena faena de escritura.
Con esto lo que realmente os queremos decir es que en este caso es preferible realizar los cambios y configuraciones oportunas desde un principio. Esto nos facilitará en gran medida las cosas a la hora de rellenar el contenido de nuestro libro. De lo contrario, si aplicamos los cambios una vez ya tenemos el documento con sus correspondientes páginas, definido, es posible que buena parte de este contenido se descoloque de manera alarmante, lo que supone un trabajo adicional que la mayoría queremos evitar.
Convierte el DOCX a PDF
Es muy posible que, si hemos llevado a cabo todos estos tratamientos con nuestro documento editado en Word, más adelante tengamos pensado compartirlo con otros. Este tipo de movimientos es bastante habitual si estamos desarrollando un libro personal del tipo que sea. Por tanto, una vez que hemos adaptado el archivo en formato DOCX para que tenga forma de libro, que es lo que nos interesa en este caso, quizá sea recomendable convertirlo a PDF antes de enviarlo o compartirlo con otros.
Esto es algo que podemos llevar a cabo de manera sencilla con aplicaciones, tanto locales como en internet, especialmente indicadas para estas tareas. Sin embargo, no es necesario que echemos mano de otras soluciones software de terceros para convertir nuestro libro a PDF. De hecho, el programa de Microsoft en el que nos encontramos nos propone varias salidas en este sentido. Por ejemplo, a la hora de guardarlo tenemos la posibilidad de elegir en un formato PDF en lugar del DOCX que se establece por defecto.
De manera paralela también podemos utilizar la función de Microsoft Print to PDF para convertir ese archivo directamente al formato que buscamos en estos instantes. Con esto lo que logramos es un archivo final difícilmente evitable y además le dará un aspecto más profesional si se lo vamos a presentar a otras personas. Cabe mencionar que desde Word igualmente tenemos la posibilidad de exportar el documento para convertirlo a PDF de manera directa.
Otros usos de la función de Configurar página de Word
Como probablemente muchos de vosotros ya sabréis de primera mano, Word es un editor de textos plagado de opciones y funciones de todo tipo. Algunas las utilizamos de forma más habitual, mientras que otras apenas las conocemos. Pero una de las que deberíamos tener en cuenta, sin duda alguna, es precisamente esta de la que os hemos hablado en estas mismas líneas. Nos referimos a la llamada Configurar página de Word.
Además de para dar formato de libro al documento en el que trabajamos, la misma nos será de mucha más ayuda. Por ejemplo, algo muy usado, desde esta función podemos indicar al programa si deseamos trabajar de forma vertical, o apaisada en horizontal. Del mismo modo tendemos la posibilidad de ajustar los márgenes del documento original en lugar de usar los predeterminados por la aplicación de Microsoft. Del mismo modo podremos configurar un determinado tipo y formato de papel, muy útil si por ejemplo tenemos pensado imprimir más adelante, cuando hayamos acabado. Por tanto, es recomendable echar un vistazo a lo que aquí se nos ofrece, ya que nos ahorrará mucho tiempo en el futuro.
Configuración de impresión
Cuando queramos imprimir nuestro libro creado con Microsoft Word, es importante que verifiquemos la configuración de la impresión para de esta forma asegurarnos de que vamos a imprimir en ambos lados del papel y se voltean los papeles de forma correcta para obtener una impresión correcta según lo previsto. En el caso de que nuestra impresora sea compatible con la impresión automática por ambos lados, debemos seguir los siguientes pasos.
Desde Word pulsamos en la pestaña de Archivo que encontramos en la parte superior izquierda de la página. Esto desplegará un menú de opciones donde seleccionaremos Imprimir y en el apartado de Doble cara, seleccionamos Folleto. Para darle un toque más profesional siempre es conveniente agregar números de página en el encabezado o el pie de página.
En el caso de que nuestra impresora no admita la impresión automática por ambos lados deberemos de imprimir cada página manualmente. En este caso desde el apartado de Imprimir seleccionamos la opción de Imprimir manualmente a doble cara, por lo que deberemos de volver a cargar el papel cuando nos solicite la impresión por el otro lado. Para evitar que las páginas se impriman al revés, es importante que le demos la vuelta a las hojas por el borde corto del papel según las instrucciones de la impresora.
O bien, comprar una impresora que automáticamente permita imprimir a doble cara. Este tipo de impresoras, en primer lugar, imprimen una cara y antes de soltarla en la bandeja, se vuelve a introducir hacia su interior para imprimir la otra cara. No existe ninguna impresora que sea capaz de imprimir por las dos caras a la vez. Las impresoras HP de la serie Envy ofrecen esta posibilidad y no son muy caras.
Usar plantillas
Para estas tareas que os comentamos y a la vez generar ciertos documentos un tanto personalizados como es el uso de libros en Word, también podemos hacer uso de las denominadas como plantillas. Estas son archivos predefinidos y prediseñados que en muchos casos nos serán de gran ayuda, ya que de lo único que debemos preocuparnos es de añadir contenido olvidándonos por completo de cualquier tipo de formato y configuración.
Y es que en algunas ocasiones y debido a la enorme funcionalidad de Word, como es el caso que nos ocupa, el tener que enfrentarnos a un documento en blanco y empezar a trabajar desde cero, puede ser un tanto molesto o complejo. Es por ello por lo que el poder echar mano de las mencionadas plantillas a las que os hacemos referencia, nos puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo. La principal razón de todo ello, al igual que por ejemplo sucede con Excel, es que estas ya incluyen muchos objetos predefinidos y aspectos. De este modo nos vamos a ahorrar el tener que implementarlos por nosotros mismos uno a uno.
Cierto es que todo ello lo podemos integrar nosotros mismos poco a poco en un documento de Word en blanco. Pero también es verdad que, si ya lo tenemos hecho, y nos tenemos que limitar a personalizarlos y adaptarlos, pues mejor que mejor. Por todo ello en estas mismas líneas os vamos a mostrar la manera de descargar plantillas que posteriormente usaremos en el programa de Microsoft.
Lo primero que debemos saber es que, al arrancar el propio editor de textos, Microsoft pone a nuestra disposición una buena cantidad de plantillas. Al mismo tiempo debemos conocer que estas vienen separadas por categorías dependiendo de su tipo de uso.
Entre estas encontramos temas tan populares y usados como tarjetas, cartas, educación, prospectos, libro, etc. Al mismo tiempo, en la parte superior de la interfaz, podemos hacer uso del potente buscador de plantillas para localizar una temática un poco más concreta. Pero claro, el número de elementos de este tipo es limitado, por lo que quizá queramos echar mano de otras externas. Os decimos esto porque en Internet podemos encontrar miles de plantillas para Word diseñadas por terceros, además de las oficiales de la misma Microsoft.
Decir que para acceder a las que la firma de Redmond nos ofrece desde su propia web oficial. Pero claro, otros muchos usuarios repartidos por todo el mundo, a su vez y con el tiempo han creado sus propias plantillas. De este modo, si las han compartido para el resto de los internautas, seguro que estas nos podrán ser de ayuda en determinadas ocasiones.