Principalmente debido al extendido uso de Internet, los trabajos colaborativos o en grupo no han parado de crecer a lo largo de los últimos años. Nos encontramos con múltiples aplicaciones y plataformas que nos ayudan como la propuesta ofimática de Google. Pero hay otras soluciones extremadamente útiles como la que nos ofrece Dropbox.
En concreto aquí hablamos de una empresa que nos propone desde hace mucho tiempo su propio servicio de almacenamiento en la nube. De esta manera tenemos la oportunidad de crear una cuenta personal para acceder a nuestro propio espacio y subir todo tipo de contenidos. Tal y como suele ser habitual en este tipo de plataformas online, Dropbox nos propone un modo de funcionamiento gratuito y limitado. Si queremos acceder a todas sus funciones y aumentar el espacio de almacenamiento disponible, tendremos que pagar alguna de sus suscripciones.
Pero eso no es todo, ya que la propia empresa nos ofrece una buena cantidad de herramientas y funcionalidades para sacar el máximo partido a la nube. De hecho, en estas mismas líneas nos queremos centrar en una herramienta muy útil que quizá os interese a muchos para el día a día. Nos referimos a Dropbox Paper, una de las plataformas que nos ofrece esta conocida empresa y que se centra en el trabajo colaborativo para compartir documentos de todo tipo.
Lleva varios años entre nosotros y desde sus inicios Dropbox ha querido ofrecer la máxima sencillez para sacar provecho a esta útil herramienta. En un principio para acceder a la misma no tenéis más que conectaros a esta web desde vuestro navegador favorito. Un requisito para poder acceder a esto que os comentamos es que a priori dispongamos de una cuenta en la plataforma de almacenamiento de Dropbox.
Abrir y usar Dropbox Paper para compartir documntos
Aquí se va a solicitar nuestro correo y su correspondiente contraseña de acceso al servicio de almacenamiento. Por ejemplo, basta con que tengamos una cuenta de uso gratuito para poder abrir esta plataforma colaborativa de la que hablamos. Llegados a este punto debemos tener en consideración que nos encontramos con un plan gratuito y otro de pago. Evidentemente el primero de ellos está limitado en cuanto a su funcionalidad y espacio privado que podemos utilizar.
Básicamente nos encontramos con una herramienta especialmente diseñada para gestionar proyectos en grupo en forma de documentos. Cabe destacar que su funcionamiento se centra en ofrecemos todo lo necesario para trabajar en proyectos grupales, algo muy extendido hoy día. Para empezar a trabajar con todo ello no tenemos más que pinchar en el botón Crear nuevo documento. Igualmente, aquí tendremos la posibilidad de utilizar una plantilla y además se mostrará un listado con los documentos existentes en Dropbox Paper ahora mismo.
A partir de aquí ya podemos empezar a trabajar con este nuevo documento que acabamos de crear gracias al espacio de trabajo que nos propone la herramienta. En la parte inferior de la interfaz principal nos encontramos con las funciones disponibles para darle formato a este proyecto de manera convencional.
Como no podía ser de otro modo, es importante saber que en la esquina superior derecha nos encontramos con un botón que reza Compartir. Aquí es donde añadimos los correos electrónicos de aquellos usuarios con los que deseamos trabajar en grupo en este documento en concreto. También podemos generar un enlace para enviárselo a los mismos de manera directa.
En la configuración del servicio tenemos la posibilidad de establecer una contraseña de acceso o una fecha de caducidad para este proyecto de Dropbox Paper. Todo ello nos permitirá controlar al máximo y establecer ciertos filtros de seguridad y privacidad a los documentos personales que pretendemos compartir con otros.
Una plataforma de almacenamiento que quiere competir con Docs
Son varias las soluciones software de las que podemos echar mano en estos instantes y con las que tenemos la posibilidad de compartir documentos para trabajos en grupo. Una de las más conocidas desde hace tiempo es la aplicación ofimática que nos propone el gigante de las búsquedas Google con su Docs. Aquí nos encontramos diferentes aplicaciones centradas en el trabajo ofimático y una de sus principales virtudes es la posibilidad de generar documentos compartidos para trabajar en grupo de la mejor manera.
Pues bien, llegados a este punto merece la pena reseñar que la plataforma de almacenamiento remoto, Dropbox, con esta herramienta quiere hacer frente a la propuesta mencionada de Google. Así tendremos a nuestra disposición varios gigas para guardar todo tipo de documentos digitales y compartirlos a modo colaborativo con todo tipo de usuarios. Como os podéis imaginar esta es una funcionalidad adicional y muy importante al almacenamiento como tal.
