Cualquiera puede encontrar y leer tus documentos de Google Docs: activa esto para evitarlo

Seguro que la mayoría de vosotros ya sabéis de primera mano que esta alternativa ofimática a la popular Office de Microsoft, nos ofrece la ventaja de que trabaja en la nube. Esto quiere decir que tendremos acceso a todos nuestros documentos aquí creados desde cualquier lugar y dispositivo. Basta con que accedamos a nuestra cuenta de Google y a la correspondiente aplicación, o versión online desde el navegador, para poder echar un vistazo a nuestros documentos creados aquí.

Esto supone una enorme ventaja con respecto a los programas ofimáticos locales, especialmente si nos vamos a ver en la obligación de trabajar en grupo. Y es que Google aquí nos propone multitud de funciones grupales, algo especialmente útil en los entornos más corporativos. Pero claro, a pesar de las múltiples ventajas que todo ello nos ofrece, también nos vamos a encontrar con algunos inconvenientes.

En buena parte hay muchos de ellos vienen dados por los temas relacionados con la privacidad y la seguridad que el trabajo remoto suele ofrecer. Y es que se pueden dar filtraciones de datos o violaciones de los servidores de las empresas, que pondrían en riesgo nuestros archivos personales. Al mismo tiempo, siempre es importante configurar correctamente estas aplicaciones online como Google Docs para evitar riesgos innecesarios.

De hecho, se puede dar la circunstancia de que en estos momentos estemos compartiendo nuestros documentos personales de esta aplicación web, con otros, sin que nos demos cuenta.

Cómo limitar el acceso a nuestros documentos de Google Docs

Precisamente por esta razón, a continuación os vamos a mostrar la manera más sencilla de realizar la comprobación pertinente y limitar la compartición de documentos. Lo primero que vamos a hacer es acceder, por ejemplo, ahora versión web de Google Drive, el servicio de almacenamiento remoto de la firma. Una vez hemos introducido nuestras credenciales de acceso de la cuenta de Google, ya aparecerán en pantalla los documentos ofimáticos que tenemos almacenados en Docs.

En ese momento, en el panel Izquierdo que se ve en la interfaz principal de la plataforma de almacenamiento, pinchamos en la opción que reza Mi unidad. A continuación, en la parte superior nos encontramos la lista desplegable de Personas, donde pinchamos. Aquí aparecerán los correos con los que en alguna ocasión hemos compartido algún tipo de documento desde aquí, pero a la opción que nos interesa en este caso es la que reza Cualquier persona con el enlace.

En ese momento, en pantalla aparecerán todos aquellos archivos de Google Docs compartidos con terceros, lo que podría poner en riesgo nuestra privacidad y seguridad en la plataforma ofimática. Por tanto, ahora ya solo nos queda restringir el acceso a cada uno de estos documentos, en caso necesario. Para ello nos situamos en las opciones de compartir de ese archivo en concreto, por lo que se abrirá una nueva pequeña ventana.

Para terminar ya solo nos queda, en la sección de Acceso general, cambiar a uso restringido. A partir de ese instante el documento seleccionado ya no estará compartido de manera pública. Eso sí, es importante tener en consideración que podremos cambiar su estado en este sentido en cualquier momento, algo que tendremos que hacer con cada uno de los archivos aquí almacenados que deseemos proteger.

Y no solo eso, ya que los pasos descritos son idénticos para todo el ecosistema de Google Drive que usamos habitualmente. El proceso de revisión se aplica por igual a Google Sheets, Slides Forms e incluso a carpetas con otro tipo de contenidos.