Muchos usuarios recurren a los servicios en nube para guardar sus archivos en un lugar seguro, más allá de sus dispositivos físicos. Hay ofertas de pago y gratuitas de todo tipo. Pero pensar en Microsoft OneDrive como un simple contenedor de documentos o fotos puede ser un error. Y es que esta herramienta va mucho más allá.
De hecho, una reciente actualización de Microsoft ha potenciado más aún su enfoque tanto en la colaboración entre usuarios como en la productividad. Llegando a integrar funciones que aportan una ventaja sustancial contra sus máximos competidores: Google Drive, Dropbox o Mega. Un aspecto que lo hace incomparable con el resto es su capacidad para integrarse en tiempo real con Office. Es decir, dentro del mismo ecosistema contamos con Word, Excel y PowerPoint como herramientas propias de la nube. Un perfecto ecosistema integrado que centraliza la gestión y colaboración bajo un entorno de Microsoft.
Y no solo eso, contamos con gestión de versiones, recuperación de archivos, copia automática del escritorio o sincronización entre dispositivos. Pero entre tanto tecnicismo, encontramos explicación sencilla para cada uno. OneDrive ya no es solo almacenamiento. Es una plataforma donde centralizar trabajos, datos y acelerar nuestros proyectos. Esta superioridad se refleja en el análisis de mercado de Gartner, en que la adopción de OneDrive en empresas hace que funcionen de media un 40% más rápido frente al uso de servicios de competidores directos.
Colaboración en tiempo real con Office
Trabajar en grupo y editar un mismo archivo entre todos los colaboradores debería ser un obligado de las funciones de trabajo online a día de hoy. Y OneDrive lo pone muy fácil. Solo tenemos que abrir el archivo desde la nube y cualquier persona con invitación podrá editarlo, comentar y ver los cambios sobre la marcha. Solo debemos abrir un documento de texto en Word, hoja de cálculo en Excel o diapositiva en PowerPoint y pulsar sobre la opción de «Compartir» que aparece en el extremo derecho de su interfaz:
Tanto desde el navegador como desde apps de escritorio, podremos realizar esta colaboración en tiempo real, que cuenta con versión histórica del documento para recuperar avances anteriores o rastrear el trabajo que ha aportado cada uno. Solo tienes que pulsar sobre «Compartir», invitar por correo, y colaborar al instante.
Respaldo automático y protección de carpetas
Uno de los mayores fallos que puede ocurrir en nuestro proyecto es que desaparezca sin dejar rastro. Ya sea por accidente, un virus o fallos de hardware. Tenemos la opción de activar la copia de seguridad automática de escritorio, documentos y fotos desde las opciones de OneDrive en nuestro propio sistema. Para ello, solo tenemos que pulsar sobre el icono de OneDrive en la bandera del sistema, luego en el engranaje de configuración y, por último, en configuración:
si pulsamos sobre la opción «Administrar copias de seguridad», nos aparecerá el menú que aparece en la imagen. De esta manera, podremos realizar una copia de seguridad de las carpetas que aparecen entre las opciones (documentos, imágenes, escritorio…). Así, si nuestro PC sufre un fallo irreparable y deja de funcionar, o bien lo perdemos, todo quedará protegido y accesible desde cualquier dispositivo con tu cuenta. No te arriesgues a perder tus activos importantes.
Acceso total entre dispositivos
Si instalas la app de OneDrive en el móvil, tablet, Mac o Windows, podrás acceder a los archivos de tu carpeta en la nube desde cualquiera de ellos. Por supuesto, desde cada uno podrás editar, compartir y descargar dependiendo de lo que necesites en el momento.
Para ello, solo tienes que sincronizar tu cuenta y trabajar desde el dispositivo que quieras. No solo dependerás de tu ordenador de escritorio de Windows. El abanico se amplía profundamente a casi cualquier dispositivo y lugar.
Recuperación de versiones y archivos eliminados
¿Has borrado o sobreescrito un documento importante por accidente? ¿Lo ha hecho un compañero de proyecto con que colaboras en OneDrive? No hay de qué preocuparte. OneDrive guarda un historial de versiones con su propia papelera.
De hecho, puedes ir restaurando cualquier contenido creado -y posteriormente eliminado- con un máximo de 30 días después del borrado. Esto nos permite recuperar versiones de un mismo documento en solo dos clics.
Archivos bajo demanda
Una herramienta muy original, y que nos libra de la necesidad de descargar archivos enormes para verlos en el explorador, es «Files On Demand». Esto nos permite «liberar» espacio local mientras podemos acceder a cualquier archivo desde la nube.
Si eliges la opción «mantener siempre en este dispositivo», podremos contar con acceso offline a los archivos cargados en la nube con dicha configuración. Pero también podemos «liberar espacio» para trabajar solo online y ganar espacio y recursos con nuestro PC.
Tip extra: 1 TB «gratis»
Además de todo lo anterior, que no es poco, una ventaja enorme frente a la competencia se encuentra en el espacio de almacenamiento que tenemos. Y es que Microsoft, gracias a la suscripción a Microsoft 365, nos regala, junto a Office, 1 TB de espacio de almacenamiento en su nube. Esto quiere decir que, si ya pagamos por Office, tendremos 1024 GB disponibles para guardar lo que queramos en esta nube. Una ventaja que, sin duda, el resto de las plataformas de almacenamiento no nos ofrecen.
| Plan | Almacenamiento | Precio Anual (Aprox.) | Ideal Para |
|---|---|---|---|
| OneDrive Básico (Gratuito) | 5 GB | Gratis | Usuarios ocasionales y para probar el servicio. |
| Microsoft 365 Básico | 100 GB | 20 €/año | Usuarios que necesitan más espacio que el gratuito para fotos y documentos. |
| Microsoft 365 Personal | 1 TB | 69 €/año | Estudiantes y profesionales que necesitan Office y almacenamiento considerable. |
| Microsoft 365 Familia | 6 TB (1 TB por usuario, hasta 6) | 99 €/año | Familias o pequeños equipos que comparten costes y necesitan Office. |