Excel Online es la versión gratuita para navegadores del programa de hojas de cálculo más famoso del mundo: el propio Microsoft Excel. Aunque no tenga exactamente las mismas funciones que la versión de escritorio, su uso tiene muchas ventajas, comenzando por su gratuidad y siguiendo por su uso sin necesidad de instalación, entre otros.
Gracias a la versión online, podemos acceder y editar archivos desde cualquier dispositivo con nuestra cuenta de Microsoft y conexión a internet. Por lo que es una herramienta perfecta para grupos de trabajo y estudiantes con un proyecto colectivo. Además, ten en cuenta que todos los cambios en las hojas se guardan directamente en OneDrive y permite la colaboración en tiempo real. También dispones de Word Online y PowerPoint Online para su utilización en la nube como parte del paquete de Office.
Por lo tanto, tenemos de manera gratuita una plataforma online y oficial que podemos utilizar para llevar a cabo nuestras tareas de manera sencilla. Y basándonos en la inmensa utilidad que dicha app tiene, hemos elegido tres configuraciones bastante simples -pero muy útiles- que van a facilitarnos su uso y van a aumentar la productividad cuando lo usemos. Y todo podrás llevarlo a cabo desde el mismo momento en que comiences a usarlo. Algo que va a convertir tareas repetitivas en casi instantáneas.
Usa las plantillas predefinidas
Excel Online posee una biblioteca propia con más de 100 plantillas gratuitas para distintos temas. Contamos con diagramas de Gantt o gráficos automáticos, y nos proporcionan una estructura profesional desde el primer minuto. De hecho, no tendremos dificultad alguna a la hora de comenzar a utilizarlas. En el momento en que inicies sesión en tu usuario de Office Online, solo deberás seleccionar desde el mismo menú «Excel online». Al entrar, solo tendrás que bajar un poco con la rueda del ratón para encontrar la sección de «Crear con plantillas».
Como puedes ver, dispones de un listado de plantillas. Además, podemos ordenarle que nos muestre por tipos (presupuestos, listas, calendarios, etc) o incluso buscarlas nosotros manualmente.
Colabora en tiempo real para trabajar conjuntamente
La funcionalidad clave de Excel Online es su sistema de colaboración en tiempo real. No hablamos de compartir un archivo, sino que permite trabajar en un mismo documento simultáneamente en la propia hoja de cálculo. Y el hecho de compartir nuestro trabajo con otros usuarios no podría ser más fácil. Una vez que abramos nuestra hoja de cálculos tras elegir una plantilla o comenzar desde cero, tendremos que irnos a la parte derecha de la hoja de cálculos, donde encontraremos la opción de «Compartir».
Cuando pulsemos sobre «Compartir», tendremos dos maneras principales de compartir nuestro trabajo:
- «Compartir» para establecer un correo electrónico con el que compartir nuestro proyecto.
- «Copiar vínculo» para obtener un enlace y enviarlo a nuestros contactos.
Utiliza atajos de teclado para aumentar tu productividad
Excel Online, al igual que la versión de escritorio, incluye un buen número de atajos de teclado para facilitar y acelerar las tareas más rutinarias. Entre ellos, podemos destacar:
- Ctrl + C para copiar cualquier contenido de una celda.
- Ctrl + V para pegar contenido en una celda o apartado
- Ctrl + Z para cortar el contenido de una celda.
- Ctrl + Flecha en una dirección para navegar más rápido entre los datos.
- Shift + Espacio para seleccionar una fila al completo.
| Atajo | Acción | Caso de uso práctico |
|---|---|---|
| Ctrl + G | Ir a celda específica | Navega instantáneamente a una celda de referencia (ej. 'Z250') en hojas de cálculo masivas. |
| F4 | Repetir última acción | Aplica el mismo formato (ej. color de celda) a múltiples celdas sin volver al menú. |
| Ctrl + Shift + L | Activar/Desactivar Filtros | Añade filtros a tus encabezados para ordenar y analizar datos al instante. |
| F11 | Crear gráfico en nueva hoja | Selecciona tus datos y crea un gráfico de barras o líneas instantáneamente en una hoja dedicada. |
| Alt + Q | Búsqueda Inteligente ('¿Qué desea hacer?') | Encuentra cualquier función o comando sin navegar por los menús. Escribe 'tabla dinámica' y te llevará directo. |
| Shift + F11 | Insertar nueva hoja de cálculo | Añade una nueva hoja al libro de trabajo sin necesidad de usar el ratón. |
Estos son solo algunos ejemplos, pero puedes consultar la lista completa de atajos en la ayuda de Microsoft.