Microsoft Excel es una herramienta de potencial ilimitado si miramos su capacidad de organización, gestión o cálculo de diversos factores. Pero además, existen utilidades que no están tan a la vista de los usuarios como las más conocidas. Excel tiene la capacidad de crear un calendario o una agenda personalizada. Esta opción, a priori, puede resultar un poco desconcertante si nunca se te ha pasado por la cabeza.
Excel ofrece infinidad de opciones para adaptarse a nuestras posibles necesidades. Incluso hay juegos desarrollados para ser jugados en él, por increíble que parezca. En este caso en particular que nos atañe, podremos tener un calendario personalizado a nuestro gusto en pocos minutos. Para ello, vamos a aprovechar las herramientas que la hoja de cálculo de Microsoft nos ofrece.
Utiliza las plantillas prediseñadas para calendarios
La forma más rápida de crear un calendario en Excel es utilizando sus plantillas prediseñadas para todos los gustos. Son gratuitas y bastante personalizables. Lo único que tendrás que hacer es abrir Excel y seleccionar «Nuevo». Dentro de las opciones que te aparecerán, verás «Calendario». En mi caso, he seleccionado «Calendario permanente».
Como puedes ver, se te desplegará un calendario completo con el periodo de tiempo actual y los meses venideros. Tan solo tienes que interactuar con él para cambiar los colores y las fuentes a tu gusto.
Crear un calendario Excel en versión web
La versión de Excel para web es muy parecida a la de escritorio. Una vez te encuentres en la web de Microsoft 365, escribe «Calendario» en su buscador para que te aparezcan las opciones relacionadas.
Selecciona «Workbook» o «Libro», según la configuración de tu idioma. Una vez que se haya abierto el archivo, deberás hacer clic en «Nuevo» y luego en «Examinar plantillas», tal como aparece en la imagen de abajo.
Desde el menú que aparecerá, se te desplegará una serie de opciones que escoger. En mi caso, por conveniencia, escogí «Calendario de citas diarias». Una vez que selecciones el calendario correspondiente, se te abrirá un nuevo archivo de Excel con la plantilla indicada. Recuerda que puedes configurarlo con el estilo propio que desees.
Convierte el calendario en agenda
Si quieres crear una agenda basándote en tu calendario creado, siempre puedes llevar a cabo una serie de medidas:
- Añade columnas extra para indicar los horarios y las tareas. Por ejemplo, puedes crear columnas de «Hora de inicio» y «Hora de fin». Configura de la manera que desees el formato de hora para que lo distingas mejor.
- Agrega fórmulas adicionales, como por ejemplo «=SI()» para resaltar automáticamente los eventos más importantes o cualquier conflicto con otro apunte de tu agenda. También puedes escribir «=BUSCARV()» para vincular el evento de esa celda con contactos o proyectos.
- Utiliza tu estilo personal. Te será muy útil, visualmente hablando, aplicar cambios de colores en las diferentes celdas basándote en la duración de los eventos o el tipo. También puedes crear iconos para visualizar rápidamente tu carga de trabajo diaria.
Como ves, las posibilidades de Excel son ilimitadas. Incluso con nuestras recomendaciones, puedes seguir indagando y personalizando por tu cuenta para que te quede un calendario (o agenda) totalmente a tu medida.
Y es que aunque en un principio relacionemos este programa con el trabajo con datos numéricos, lo cierto es que su funcionalidad va mucho más allá. Aquí tenemos la posibilidad de generar una buena cantidad de documentos especiales como los calendarios mencionados, listas de tareas, formularios, documentos gráficos y mucho más. De ahí precisamente que se trate de una de las aplicaciones más usadas a nivel global.
