Desde la aparición y globalización de Internet, una de las tareas que más se realizan es la de enviar correos electrónicos, sobre todo dentro de un ámbito laboral, donde el intercambio de email es constante a lo largo del día. Para gestionar y administrar el correo puede que usemos una herramienta muy popular de Microsoft, pionera en su campo como es Outlook.
Con el objetivo de trabajar menos y de forma más inteligente, evitando que tengamos que perder el tiempo con tareas innecesarias, debemos ser capaces de manejar el correo de la manera más eficiente. Hay que evitar que los mensajes de entierren y se pierdan desperdiciando el tiempo en su búsqueda. Por ello, os contamos algunos trucos para mejorar la administración del correo en la bandeja de entrada en Microsoft Outlook.
Ordena los mensajes importantes automáticamente
A la hora de mantener ordenada nuestra bandeja de entrada es importante que seamos capaces de separar el correo no deseado o los emails menos importantes de aquellos que son prioritarios y requieren de nuestra atención de inmediato. De no ser así nos exponemos a perder mensajes importantes que se mezclan entre email de anuncios y correo no deseado.
Outook nos permite gestionar mejor el uso de la bandeja de entrada permitiéndonos separar el correo entrante entre el «Prioritarios» y «Otros». Para activarlo de forma sencilla basta con pulsar en la bandeja de «Vista» y hacer clic en «Mostrar bandeja de entrada Prioritarios». Ya solo nos queda mover los mensajes más importantes a Prioritarios para que la aplicación sepa capaz de filtrar cuáles son aquellos más importantes. Con ello ahorraremos mucho tiempo a la hora de localizar e identificar los mensajes ya que Outlook se encargará de separarlos.
Organiza el correo por carpetas y categorías
Outlook también nos ofrece la posibilidad de organizar nuestros correos por carpetas y categorías, algo que debemos de tener muy en cuenta para una mejor administración de este. No olvidemos que si tenemos acumulados todos los mensajes en una misma carpeta nos será más difícil de encontrar los más importantes que hayamos recibido hace más tiempo.
Las carpetas se pueden utilizar con correos POP o IMAP y se pueden usar para almacenar diferentes tipos de correo, ya sea por amigos, departamentos, clientes, compañeros de trabajo, etc. Para crearlas basta con hacer clic derecho en cualquier carpeta de nuestro correo y pulsar sobre Nueva carpeta.
Por su parte las categorías permiten establecer colores por diferentes tipos de correos electrónicos, de forma que podamos reconocer al instante un tipo de mensaje particular solo por el color que le hemos asignado. Basta con pulsar con el botón derecho sobre cualquier mensaje para poder categorizarlo por colores.
Usa Favoritos para mantener arriba las carpetas activas
El gestor de correo electrónico de Microsoft cuenta en la parte superior con un apartado de Favoritos, donde se encuentran las carpetas que requieren de nuestra atención de manera más urgente. En ella recibiremos los emails que requieren de una lectura y contestación de manera prioritaria, por lo que siempre lo tendremos más a mano.
Si queremos agregar una carpeta a nuestros favoritos basta con hacer clic con el botón derecho en la carpeta deseada y seleccionar la opción de «Agregar a favoritos». Cuando ya no necesitemos que esa carpeta requiera de atención urgente podemos quitar pulsando con el botón derecho y seleccionando «Eliminar de favoritos».
