Antes de enviar un PDF por correo, deberías hacer siempre esto

Antes de enviar un PDF por correo, deberías hacer siempre esto

David Onieva

A nivel local en nuestro equipo trabajamos con todo tipo de archivos tanto multimedia como del sector ofimático, entre otros. Un formato que no para de crecer en cuanto a uso, son los populares archivos PDF que en estos instantes utilizamos para múltiples tareas.

En un principio este es un tipo de archivo desarrollado por el gigante Adobe que más adelante puso a disposición de todo el mundo. De ahí que poco a poco se haya ido extendiendo a multitud de sectores tanto profesionales como de usuario final. En estos momentos utilizamos estos archivos en formato PDF que os comentamos para almacenar documentación, rellenar formularios, presentar facturas y presupuestos, como documentación oficial, y mucho más.

Todo ello gracias a las características y modos de uso que a priori nos presenta. De ahí que en múltiples ocasiones tendemos a compartir estos archivos o enviarlos a través de Internet. Llegados a este punto debemos tener en consideración que ciertas ocasiones estos ficheros contienen información privada que no deseamos que caigan en malas manos. Al mismo tiempo muchas veces enviamos una buena cantidad de estos de forma independiente, por ejemplo, a través del correo electrónico.

Por tanto y con el fin de facilitar el envío de estos archivos y además proteger todo su contenido, hay ciertas cosas que deberíamos hacer siempre.

Proteger el acceso con una contraseña

Es bastante habitual enviar este tipo de documentos en formato PDF, ya sean oficiales o no, a través del correo electrónico. Sin embargo, como medida de precaución es recomendable que protejamos el contenido de este en ciertas ocasiones, por ejemplo, con una contraseña. Hay que tener en cuenta que la mayoría de los programas compatibles con este formato de archivo, nos dan esa posibilidad.

contraseña Word pdf

Normalmente tenemos la opción de añadir una contraseña mediante una función específica de la aplicación en concreto, o sencillamente cuando vamos a guardar el archivo original, como sucede en Word de Microsoft. Evidentemente tendremos que proporcionar esa password al receptor del archivo por otra vía, o decírsela a viva voz.

Cifrar el fichero

Otra medida de seguridad aún más radical o que podría complementar a la anteriormente mencionada, es cifrar el contenido de ese PDF. De esa manera, aunque obtuviese la correspondiente contraseña que os mencionamos antes, no se podría acceder a ese contenido si no se utiliza el correspondiente algoritmo de descifrado. Una de las aplicaciones más sencillas que podemos encontrar para este tipo de tareas es la llamada AES Crypt.

Este es un programa que podemos utilizar en múltiples sistemas operativos y que se caracteriza por su buen funcionamiento y sencillez de configuración y uso.

Comprimirlos e incluirlos en un ZIP

En el supuesto de que vayamos a compartir o enviar una buena cantidad de archivos de estas características, en ocasiones tanto el envío como la recepción se pueden convertir en una molestia. Por tanto, siempre será más cómodo comprimirlos un poco para así agilizar el proceso de envío como tal, y unir todos esos archivos en uno solo. Para todo ello podemos utilizar algún programa de compresión de archivos como sucede por ejemplo con el caso de Bandizip.

Este es un proyecto de código abierto que nos permite utilizar multitud de formatos de compresión e incluso asignar una contraseña al fichero que generamos.

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