Excel, el programa de hojas de cálculo del paquete ofimático Office de Microsoft, es sin duda la herramienta más utilizada en su campo en cualquier empresa u organización. Es por ello que si trabajamos con ella de forma habitual es importante que sepamos dominar. Siempre es importante dar a conocer a nuestros superiores que pueden contar con nuestra ayuda en caso de algún problema con Excel, convirtiéndonos en un empleado valioso.
Aunque usemos Excel de forma habitual en nuestro trabajo, es casi imposible que podamos saber todas y cada una de las funciones que incorpora, y mucho menos, saber cómo se usan. Pero de un conocimiento de nivel básico a avanzado siempre nos dará una pequeña ventaja en nuestro trabajo. Por ello, estas son algunas de las funciones que deberíamos aprender a dominar para trabajar.
Buscar y eliminar datos duplicados
Una función que puede resultarnos muy útil aprender es a buscar y eliminar datos duplicados. Si trabajamos en una empresa con una fuerte base de datos es posible que haya hojas de cálculo que estén hecha un desastre con filas duplicadas. Si sabemos buscar y eliminar datos duplicados nos servirá para una mejor organización del trabajo en Excel y dar aspecto de ser un trabajador bien ordenado.
Para solventarlo podemos usar el formato condicional para buscar y resalta duplicados. De esta forma, podemos revisar duplicados y decidir sí queremos eliminarlos. Esto es algo que podemos hacer fácilmente desde «Inicio» > «Formato condicional» > «Resaltar reglas de celdas» > «Valores duplicados». A continuación, en el cuadro elegimos el formato que deseamos aplicar sobre los valores duplicados.
Recuperar archivos de Excel eliminados o perdidos
Hay pocas cosas peores que nos puedan ocurrir mientras trabajamos por alguna razón nuestro ordenador o Excel fallen haciéndonos perder todo el trabajo que llevábamos realizado y no se había guardado previamente. Sin embargo, puede que no esté todo perdido y haya posibilidad de salvar el trabajo y evitar tener que volver a empezar.
Para ello vamos a seguir la ruta «Archivo» > «Información» > «Administrar libro». Aquí encontraremos la opción de «Recuperar libros no guardados», que nos va a permitir examinar los archivos recientes que no se han guardado para poder recuperarlos. Esto abrirá una ventana con la carpeta donde quedaron los archivos no guardados y que podemos seleccionar para volver a recuperarlos.
Usar tablas dinámicas para resumir datos
Puede que, en nuestro trabajo, tengamos que trabajar con hojas de cálculo que están llenas de elementos y cada uno forma parte de una categoría diferente. Esto puede ocasionar un desorden importante que nos dificulte el trabajo. Por suerte, Excel nos permite crear tablas dinámicas que nos servirán para mostrarnos un resumen de la primera línea de los datos por categoría.
Para ello solo tenemos que resaltar todas las celdas de datos y hacer clic en el botón de «Tabla dinámica» que encontraremos dentro de la pestaña de «Insertar». Después de hacer clic en la nueva ventana nos aparecerá una tabla dinámica en blanco en una nueva pestaña. Solo nos queda marcar los nombres de las columnas que deseamos resumir y la tabla se completará.
Inmovilizar paneles para bloquear filas y columnas en Excel
Si tenemos que trabajar con hojas de cálculos muy grandes, con un gran número de filas y columnas, puede que cuando nos desplazamos a ciertas columnas y bajamos hasta la celda muy alejada del principio, ya no podemos ver el nombre y las celdas del encabezado. Esto es algo que podemos evitar pues Excel permite congelar algunas columnas y filas para que permanezcan visibles en pantalla en todo momento.
Por ello, si queremos mantener un área visible de nuestra hoja de cálculo mientras nos desplazamos a otra área de esta, podemos usar la opción de «Inmovilizar» que encontramos dentro de la pestaña de «Vista». Desde aquí podemos bloquear filas y columnas específicas en su lugar, así como Dividir paneles para poder crear ventanas independientes dentro de una misma hoja de cálculo.
