Comunícate en Excel con otros miembros añadiendo notas y comentarios

Comunícate en Excel con otros miembros añadiendo notas y comentarios

Fran Castañeda

Una de las herramientas de ofimática más utilizado tanto en el ámbito doméstico como profesional es Excel. La popular hoja de cálculo que podemos encontrar dentro de la suite Office de Microsoft nos permite realizar todo tipo de operaciones y cálculos de manera sencilla, lo que la ha convertido en una herramienta tremendamente popular. A la hora de gestionar nuestros documentos en Excel, dispondremos de las funciones de insertar notas y comentarios que nos servirá de gran utilidad.

Manejar todas las funciones que incorpora Microsoft Excel no es una tarea sencilla, por lo que por lo general solemos especializarnos en un área concreta, con funciones que solemos realizar de forma más habitual. Para ayudarnos a tener bien organizado todo el contenido de la hoja contamos con la posibilidad de añadir algunos comentarios o notas que servirán a modo de recordatorio, explicar alguna función o bien dejar un aviso a otros usuarios. Para ayudaros con esta labor hoy os vamos a contar todo lo relacionado con las notas y comentarios en Excel.

Qué utilidad nos ofrecen insertar notas y comentarios

Las notas y los comentarios son dos herramientas de Excel que pueden resultarnos de gran utilidad, ya que son dos funciones bien diferenciadas, que en determinadas ocasiones deberemos usar con asiduidad. Por un lado, tenemos los comentarios que son una excelente manera de comunicarnos con otros usuarios que trabajan con nosotros dentro de una misma hoja de cálculo. Cuando insertamos un comentario este funciona a modo de una ventana de chat desde donde cada usuario puede hacer las anotaciones pertinentes para que pueda ser leída y respondida por otros miembros.

Por otro lado, agregar una nota a una celda definida nos va a permitir desplegar un mensaje. Gracias a ellas, cualquier usuario que tenga acceso al archivo podrá saber con certeza de donde proviene un dato específico. También nos servirá para dar alguna instrucción concreta o simplemente a modo de recordatorio. De esta forma, con solo mirar el documento vamos a poder observar de un vistazo, determinados datos o anotaciones, que nos resultarán de utilidad para acceder a la información añadida de manera rápida y sencilla.

Añadir y trabajar con comentarios

Trabajar con comentarios nos va a resultar especialmente útil para comunicarnos con otros usuarios que también utilicen Excel. Por ello, vamos a ver cómo podemos insertar, editar o eliminar comentarios fácilmente.

Insertar comentario

Añadir un comentario en una celda de Excel es una labor bastante sencilla. Para ello solo será necesario hacer clic sobre una celda y pulsar sobre ella con el botón derecho para abrir el menú de opciones. En este menú debemos de seleccionar la opción de «Nuevo comentario». Esto hará que aparezca una ventana con un campo donde podremos escribir el texto que deseemos añadir y de esta forma nos servirá para iniciar una conversación con otros usuarios.

Excel nuevo comentario

Este comentario se agregará en la celda y se mostrará como un indicador en esquina superior derecha en color morado. Al pulsar sobre él cualquier otro usuario podrá responder a nuestro mensaje, de forma que funcione a modo de conversación.

Excel publicar comentario

Editar o eliminar comentarios

Cualquier comentario agregado puede ser tanto editado como eliminado en cualquier momento. Para editarlo solo será necesario pulsar sobre el indicador morado para que se abra la ventana de conversación donde debemos de pulsar sobre el botón «Editar».

Excel editar comentario

Todo el hilo creado en la conversación también se puede marcar como resuelto a través de la opción «Resolver hilo», así como eliminarlo por completo con la opción «Eliminar hilo». Para poder acceder a ambas opciones basta con pulsar en los tres botones verticales que encontramos en el cuadro abierto del comentario.

Excel eliminar o resolver hilo

Opciones avanzadas

Excel también nos va a permitir trabajar con algunas opciones más avanzadas que podemos usar al trabajar de forma habitual con comentarios. Para ello, necesitamos insertar un comentario más. Posteriormente si accedemos a la pestaña de «Revisar» encontraremos una sección dedicada, llamada «Comentarios». Desde aquí, es posible hacer clic en varios comentarios usando las opciones de «Comentario anterior» y «Comentario siguiente». Además, si queremos que todos los comentarios se muestren en un solo lugar, basta con hacer clic en «Mostrar comentarios».

Excel revisar y comentarios

Insertar notas en una celda en Excel

Las notas son unas herramientas muy útiles cuando sólo lo que necesitamos hacer es agregar una pequeña anotación sobre algún dato específico dentro de una tabla. La fórmula para insertar una nota funciona de forma idéntica a cómo insertar un comentario.

Diferencias entre los comentarios y las nota

De entre las muchas funciones que nos propone es que el programa tan potente de Microsoft para trabajar con datos numéricos, hemos visto la utilidad de los comentarios y ahora sucederá lo mismo con las notas. Estos son dos elementos adicionales que podemos añadir a nuestros documentos creados en Excel y que nos permitirán interactuar con otros usuarios del mismo proyecto. Sin embargo, antes de nada debemos tener clara la diferencia entre ambos objetos que podemos integrar en las hojas de cálculo.

Cabe mencionar que la principal diferencia que hay entre un comentario y una nota es la posibilidad de mantener una conversación dentro el documento como tal. Es importante saber que los comentarios se insertan en las propias celdas y estos elementos se ven con el nombre y una imagen del usuario que la ha escrito. Además, aquí se incluye el día y la hora en el que se ha publicado. De la misma manera podemos encontrar los denominados como comentarios encadenados para todos los usuarios que tienen acceso al documento y pueden participar.

Sin embargo, en lo que se refiere a las notas, podríamos decir que son una versión más limitada y menos funcional de los mencionados comentarios. Básicamente las notas a las que nos referimos nos permiten responder a otra o dejar un recordatorio sobre una celda.

Insertar y editar una nota

Por ello solo será necesario hacer clic en la celda donde queremos insertar la nota. Posteriormente, pulsamos con el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionamos la opción de «Nueva nota».

Excel nueva nota

Esto hará que se abra una ventana con fondo amarillo donde podemos escribir la nota. Una vez escrita, basta con pulsar en cualquier otra celda para salir de la ventana. Podremos reconocer fácilmente la casilla donde ha quedado insertada pues la nota quedará marcada en un pequeño triangulo rojo ubicado en la esquina superior derecha de la celda. De esta forma, nos resultará sencillo saber diferenciar entre un comentario y la nota. Si queremos editar la nota en cualquier momento basta con hacer clic en la celda, pulsar con el botón derecho y seleccionar «Editar nota».

Como os podréis imaginar esto será de enorme utilidad si llevamos a cabo trabajos en grupo en Excel y necesitamos modificar estas notas extra para el resto de componentes del grupo. Las modificaciones en las hojas de cálculo serán casi constantes y por tanto llevar a cabo esta función de cambios en las notas será algo muy habitual y sencillo de llevar a cabo.

Excel escribir nota

Dar formato a una nota

Excel también nos da la posibilidad personalizar nuestra nota con el aspecto que deseemos mediante diferentes opciones de formato. Para acceder a ellas debemos editar el comentario y en la parte inferior derecha de la ventana nos aparecerá una cruz de flechas dobles (de arriba abajo y de izquierda a derecha). Ahí pulsamos con el botón derecho del ratón y en el menú elegimos la opción de «Formato de comentario».

Excel formato de comentario

En este nuevo menú podremos ver todas las opciones de formato que tenemos a nuestra disposición, pudiendo cambiar el tipo y el tamaño de la fuente. Además, podremos cambiar el color de fondo pulsando en la pestaña de «Colores y líneas». Aquí podremos elegir cualquier otro color de relleno como azul, verde, rojo, entre otros. Al terminar pulsamos en «Aceptar» y comprobaremos como se aplica.

Como os podéis imaginar este modo de funcionamiento para personalizar el formato de los textos en las notas es muy similar a lo que hacemos habitualmente por ejemplo en nuestros documentos de Word cambiando la fuente o el color de los párrafos.

Otras funciones para realizar

Al igual que sucede con la herramienta de comentarios, tenemos disponibles diferentes funciones en la cita que también pueden ser usada por la herramienta de notas. Para ello pulsaremos en el botón de «Notas» y podremos insertar una nueva nota, ver una nota anterior o la siguiente, hacer clic en notas ya existentes, mostrar todas las notas añadidas u ocultarlas. Por último, incluso tendremos la posibilidad de convertirlas en comentarios.

Excel revisar y notas

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La mayoría de las finalidades que se explican en este texto dependen del almacenamiento o del acceso a la información de tu dispositivo cuando utilizas una aplicación o visitas una página web. Por ejemplo, es posible que un proveedor o un editor/medio de comunicación necesiten almacenar una cookie en tu dispositivo la primera vez que visite una página web a fin de poder reconocer tu dispositivo las próximas veces que vuelva a visitarla (accediendo a esta cookie cada vez que lo haga).

La publicidad y el contenido pueden personalizarse basándose en tu perfil. Tu actividad en este servicio puede utilizarse para crear o mejorar un perfil sobre tu persona para recibir publicidad o contenido personalizados. El rendimiento de la publicidad y del contenido puede medirse. Los informes pueden generarse en función de tu actividad y la de otros usuarios. Tu actividad en este servicio puede ayudar a desarrollar y mejorar productos y servicios.

La publicidad que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, tales como la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que está interactuando (o con el que ha interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se presenta un anuncio concreto).

  • Un fabricante de automóviles quiere promocionar sus vehículos eléctricos a los usuarios respetuosos con el medioambiente que viven en la ciudad fuera del horario laboral. La publicidad se presenta en una página con contenido relacionado (como un artículo sobre medidas contra el cambio climático) después de las 18:30 h a los usuarios cuya ubicación no precisa sugiera que se encuentran en una zona urbana.
  • Un importante fabricante de acuarelas quiere realizar una campaña publicitaria en Internet para dar a conocer su última gama de acuarelas con la finalidad de llegar tanto a artistas aficionados como a profesionales y, a su vez, se evite mostrar el anuncio junto a otro contenido no relacionado (por ejemplo, artículos sobre cómo pintar una casa). Se detectará y limitará el número de veces que se ha presentado el anuncio a fin de no mostrarlo demasiadas veces.

La información sobre tu actividad en este servicio (por ejemplo, los formularios que rellenes, el contenido que estás consumiendo) puede almacenarse y combinarse con otra información que se tenga sobre tu persona o sobre usuarios similares(por ejemplo, información sobre tu actividad previa en este servicio y en otras páginas web o aplicaciones). Posteriormente, esto se utilizará para crear o mejorar un perfil sobre tu persona (que podría incluir posibles intereses y aspectos personales). Tu perfil puede utilizarse (también en un momento posterior) para mostrarte publicidad que pueda parecerte más relevante en función de tus posibles intereses, ya sea por parte nuestra o de terceros.

  • En una plataforma de redes sociales has leído varios artículos sobre cómo construir una casa en un árbol Esta información podría añadirse a un perfil determinado para indicar tuinterés en el contenido relacionado con la naturaleza, así como en los tutoriales de bricolaje (con el objetivo de permitir la personalización del contenido, de modo que en el futuro, por ejemplo, se te muestren más publicaciones de blogs y artículos sobre casas en árboles y cabañas de madera).
  • Has visualizado tres vídeos sobre la exploración espacial en diferentes aplicaciones de televisión. Una plataforma de noticias sin relación con las anteriores y con la que no has tenido contacto en el pasado crea un perfil basado en esa conducta de visualización marcando la exploración del espacio como un tema de tu posible interés para para otros vídeos.

El contenido que se te presenta en este servicio puede basarse en un perfilde personalización de contenido que se haya realizado previamente sobre tu persona, lo que puede reflejar tu actividad en este u otros servicios (por ejemplo, los formularios con los que interactúas o el contenido que visualizas), tus posibles intereses y aspectos personales. Un ejemplo de lo anterior sería la adaptación del orden en el que se te presenta el contenido, para que así te resulte más sencillo encontrar el contenido (no publicitario) que coincida con tus intereses.

  • Has leído unos artículos sobre comida vegetariana en una plataforma de redes sociales. Posteriormente has usado una aplicación de cocina de una empresa sin relación con la anterior plataforma. El perfil que se ha creado sobre tu persona en la plataforma de redes sociales se utilizará para mostrarte recetas vegetarianas en la pantalla de bienvenida de la aplicación de cocina.
  • Has visualizado tres vídeos sobre remo en páginas web diferentes. Una plataforma de video, no relacionada con la página web en la que has visualizado los vídeos sobre remo, pero basandose en el perfil creado cuando visistaste dicha web, podrá recomendarte otros 5 vídeos sobre remo cuando utilices la plataforma de video a través de tu televisor .

La información sobre qué publicidad se te presenta y sobre la forma en que interactúas con ella puede utilizarse para determinar lo bien que ha funcionado un anuncio en tu caso o en el de otros usuarios y si se han alcanzado los objetivos publicitarios. Por ejemplo, si has visualizado un anuncio, si has hecho clic sobre el mismo, si eso te ha llevado posteriormente a comprar un producto o a visitar una página web, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia de las campañas publicitarias./p>

  • Has hecho clic en un anuncio en una página web/medio de comunicación sobre descuentos realizados por una tienda online con motivo del “Black Friday” online y posteriormente has comprado un producto. Ese clic que has hecho estará vinculado a esa compra. Tu interacción y la de otros usuarios se medirán para saber el número de clics en el anuncio que han terminado en compra.
  • Usted es una de las pocas personas que ha hecho clic en un anuncio que promociona un descuento por el “Día de la madre”de una tienda de regalos en Internet dentro de la aplicación de una web/medio de comunicación. El medio de comunicación quiere contar con informes para comprender con qué frecuencia usted y otros usuarios han visualizado o han hecho clic en un anuncio determinado dentro de la aplicación y, en particular, en el anuncio del “Día de la madre” para así ayudar al medio de comunicación y a sus socios (por ejemplo, las agencias de publicidad) a optimizar la ubicación de los anuncios.

La información sobre qué contenido se te presenta y sobre la forma en que interactúas con él puede utilizarse para determinar, por ejemplo, si el contenido (no publicitario) ha llegado a su público previsto y ha coincidido con sus intereses. Por ejemplo, si hasleído un artículo, si has visualizado un vídeo, si has escuchado un “pódcast” o si has consultado la descripción de un producto, cuánto tiempo has pasado en esos servicios y en las páginas web que has visitado, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia del contenido (no publicitario) que se te muestra.

  • Has leído una publicación en un blog sobre senderismo desde la aplicación móvil de un editor/medio de comunicación y has seguido un enlace a una publicación recomendada y relacionada con esa publicación. Tus interacciones se registrarán para indicar que la publicación inicial sobre senderismo te ha resultado útil y que la misma ha tenido éxito a la hora de ganarse tu interés en la publicación relacionada. Esto se medirá para saber si deben publicarse más contenidos sobre senderismo en el futuro y para saber dónde emplazarlos en la pantalla de inicio de la aplicación móvil.
  • Se te ha presentado un vídeo sobre tendencias de moda, pero tu y otros usuarios habéis dejado de visualizarlo transcurridos unos 30 segundos. Esta información se utilizará para valorar la duración óptima de los futuros vídeos sobre tendencias de moda.

Se pueden generar informes basados en la combinación de conjuntos de datos (como perfiles de usuario, estadísticas, estudios de mercado, datos analíticos) respecto a tus interacciones y las de otros usuarios con el contenido publicitario (o no publicitario) para identificar las características comunes (por ejemplo, para determinar qué público objetivo es más receptivo a una campaña publicitaria o a ciertos contenidos).

  • El propietario de una librería que opera en Internet quiere contar con informes comerciales que muestren la proporción de visitantes que han visitado su página y se han ido sin comprar nada o que han consultado y comprado la última autobiografía publicada, así como la edad media y la distribución de género para cada uno de los dos grupos de visitantes. Posteriormente, los datos relacionados con la navegación que realizas en su página y sobre tus características personales se utilizan y combinan con otros datos para crear estas estadísticas.
  • Un anunciante quiere tener una mayor comprensión del tipo de público que interactúa con sus anuncios. Por ello, acude a un instituto de investigación con el fin de comparar las características de los usuarios que han interactuado con el anuncio con los atributos típicos de usuarios de plataformas similares en diferentes dispositivos. Esta comparación revela al anunciante que su público publicitario está accediendo principalmente a los anuncios a través de dispositivos móviles y que es probable que su rango de edad se encuentre entre los 45 y los 60 años.

La información sobre tu actividad en este servicio, como tu interacción con los anuncios o con el contenido, puede resultar muy útil para mejorar productos y servicios, así como para crear otros nuevos en base a las interacciones de los usuarios, el tipo de audiencia, etc. Esta finalidad específica no incluye el desarrollo ni la mejora de los perfiles de usuario y de identificadores.

  • Una plataforma tecnológica que opera con un proveedor de redes sociales observa un crecimiento en los usuarios de aplicaciones móviles y se da cuenta de que, en funciónde sus perfiles, muchos de ellos se conectan a través de conexiones móviles. La plataforma utiliza una tecnología nueva para mostrar anuncios con un formato óptimo para los dispositivos móviles y con un ancho de banda bajo a fin de mejorar su rendimiento.
  • Un anunciante está buscando una forma de mostrar anuncios en un nuevo tipo de dispositivo. El anunciante recopila información sobre la forma en que los usuarios interactúan con este nuevo tipo de dispositivo con el fin de determinar si puede crear un nuevo mecanismo para mostrar la publicidad en ese tipo de dispositivo.

El contenido que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, como por ejemplo la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que estás interactuando (o con el que has interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se te presenta un vídeo o un artículo en concreto).

  • Una revista de viajes, para mejorar las experiencias de viaje en el extranjero, ha publicado en su página web un artículo sobre nuevos cursos que ofrece una escuela de idiomas por Internet. Las publicaciones del blog de la escuela se insertan directamente en la parte inferior de la página y se seleccionan en función de la ubicación no precisa del usuario (por ejemplo, publicaciones del blog que explican el plan de estudios del curso para idiomas diferentes al del país en el que este te encuentras).
  • Una aplicación móvil de noticias deportivas ha iniciado una nueva sección de artículos sobre los últimos partidos de fútbol. Cada artículo incluye vídeos alojados por una plataforma de streaming independiente que muestra los aspectos destacados de cada partido. Si adelantas un vídeo, esta información puede utilizarse para determinar que el siguiente vídeo a reproducir sea de menor duración.

Se puede utilizar la localización geográfica precisa y la información sobre las características del dispositivo

Al contar con tu aprobación, tu ubicación exacta (dentro de un radio inferior a 500 metros) podrá utilizarse para apoyar las finalidades que se explican en este documento.

Con tu aceptación, se pueden solicitar y utilizar ciertas características específicas de tu dispositivo para distinguirlo de otros (por ejemplo, las fuentes o complementos instalados y la resolución de su pantalla) en apoyo de las finalidades que se explican en este documento.

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