Desde que descubrí estas ventajas de Excel Online no he vuelto a usar la versión de Office
Al hablar de Microsoft Excel, nos referimos a un programa que forma parte de la suite Office y además es uno de los más usados en todo el mundo. Se centra en el trabajo con datos numéricos a través de las hojas de cálculo que aquí creamos.
Además, gracias a todas las funciones y características que nos presenta de forma predeterminada, se adapta tanto a un uso personal como más profesional. Los hay que lo utilizan en casa para realizar cuentas simples, mientras que otros lo usan para gestionar la contabilidad de empresas completas.
Pero al margen de la versión instalable que forma parte de la mencionada suite y que llevamos años utilizando, también podemos echar mano de una versión online. Es más, un número creciente de usuarios se decantan por utilizar esta otra opción que trabaja en la nube y que nos proporciona muchas de las funciones más habituales del programa de Microsoft.
De hecho, podríamos considerar que la versión online presenta algunas importantes ventajas con respecto a la instalable y de las que os hablaremos ahora.
Usar Excel sin pagar un solo euro
Para empezar cabe mencionar que aunque sea una versión algo más limitada, es gratuita. Todo lo que necesitamos es introducir nuestras credenciales de la cuenta de Microsoft de la que disponemos previamente a través de este enlace.
Esta es una versión reducida de la instalación en la que estamos acostumbrados, pero que cuenta con las funciones más comunes del programa de hojas de cálculo. Cierto es que hay otras aplicaciones similares, por ejemplo de código abierto como la que nos propone LibreOffice. Sin embargo, desde hace años la mayoría están acostumbrados a Excel y prefieren utilizar el programa de Microsoft, y si es gratis, mejor que mejor.
Destacar que esta versión nos permite abrir y trabajar en libros guardados con anterioridad, crear otros nuevos, o utilizar las plantillas sin gastar un euro.
Excel Online es mejor para los trabajos en grupo
Una de las principales características que nos ofrece el principal competidor de Excel, la propuesta Sheets de Google, son sus capacidades para trabajar en grupo. Hay que tener en cuenta que hablamos de una aplicación que trabaja en la nube y nos ofrece múltiples características para el trabajo colaborativo. Pues bien, podemos afirmar que Excel online nos permite potenciar estos trabajos en grupo con otros usuarios si la comparamos con la versión instalable.
Y es que compartir un libro de Excel a través de la aplicación web del programa es de lo más sencillo. Merece la pena reseñar que facilita en gran medida que dos o más personas trabajen en una misma hoja de cálculo, todo ello al mismo tiempo.
Decir que una vez que compartes una hoja aquí, las personas a las que se la envías pueden ver y editar el libro incluso sin iniciar sesión en una cuenta de Microsoft. Basta con acceder a la opción de menú Compartir para después añadir las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
Podemos ver el rendimiento de la hoja de cálculo
En ocasiones, y si trabajamos con hojas de cálculo que gestionan grandes cantidades de datos, es posible que Excel se ralentice un poco. Esto es algo bastante habitual cuando utilizamos el programa de Microsoft en entornos más profesionales. Siempre podemos intentar optimizar de algún modo el documento con el que trabajamos, pero no es tarea sencilla.
Entran en juego multitud de variables y elementos que pueden estar perjudicando de manera importante el funcionamiento general de la hoja de cálculo. Pero hay que tener en cuenta que la versión online de Excel nos permite realizar estas tareas de manera automática.
Basta con que nos situemos en la opción de menú Revisar y localicemos el botón que reza Rendimiento. En ese instante el programa nos mostrará los posibles problemas detectados y algunas soluciones para intentar optimizar el funcionamiento del documento.
Actualización automática del programa
Otra de las importantes ventajas que nos ofrece esta versión online del programa de hojas de cálculo, se relaciona con las actualizaciones que envía a Microsoft. Y es que en multitud de ocasiones el gigante del software envía las últimas funciones versión web tras pasar por los usuarios Insider.
Como resultado, es más probable que accedamos a las últimas características de Excel utilizando esta versión de la que os hablamos. Evidentemente, estas novedades deben ser compatibles con las limitaciones que Excel online presenta con respecto al resto de versiones.