Aunque Excel es una aplicación que se puede utilizar para todo, y cuando decimos para todo, nos referimos a absolutamente cualquier cosa que se nos pase por la cabeza, a la hora organizar datos, no es la mejor opción, aunque es perfectamente válida. Tanto si queremos organizar la gestión (comercial, facturación, clientes) de nuestra empresa como si queremos tener ordenada nuestras colecciones (del tipo de que sean), la mejor solución es crear una base de datos.
Una base de datos es un conjunto de datos organizados, generalmente, en tablas, sobre los que podemos realizar cualquier tipo de consulta para filtrar los datos que necesitamos, siendo esta su principal función y más utilizada, aunque no es la única, sin ella no tienen sentido, ya que, si no podemos filtrar los datos incluidos, de nada nos sirve almacenarlos si tenemos que realizar búsquedas a golpe de vista.
En el mercado podemos encontrar un gran número de aplicaciones para crear bases de datos, tanto gratuitas como de pago, aplicaciones que os mostramos a continuación.
Gestores de bases de datos de pago
Generalmente, cuando hablamos de aplicaciones de pago, hablamos de aplicaciones muy completas, con un gran número de funciones y, sobre todo, integraciones con aplicaciones de terceros.
Microsoft Access
Si hablamos de bases de datos sencillas de utilizar y con un gran número de funciones e integraciones tanto con el resto de las aplicaciones de Office como con aplicaciones de terceros, tenemos que hablar de Access. Access es la aplicación de Microsoft para crear bases de datos de cualquier tipo, una aplicación prácticamente desconocida para muchos usuarios, aunque se encuentra disponible en todas las suscripciones a Microsoft 365 (anteriormente conocida como Office 365).
Access destaca por ser una aplicación muy fácil de utilizar para crear todo tipo de bases de datos, bases de datos donde podemos realizar consultas (también relacionadas con otras bases de datos), presentar informes con los datos y formularios para que la interacción de cara al uso sea muy similar a cualquier aplicación.
Para empezar en Access, lo primero que debemos hacer es una tabla, donde vamos a introducir todos los datos que queremos gestionar. Seguidamente, podemos (no es necesario, pero si recomendable para que su uso sea más intuitivo) crear un formulario desde donde podemos introducir los datos con una interfaz de usuario similar a una aplicación y donde podemos añadir botones para crear consultas, que es lo tercero que debemos hacer. Si queremos que los datos de las consultas se muestren de una forma limpia y ordenada, podemos crear informes.
Microsoft Access está incluido en todas las suscripciones de Microsoft 365, por lo que, si utilizamos esta suscripción, podemos comenzar a utilizar ya mismo esta fantástica aplicación para crear bases de datos.
Nos gusta
Está disponible en español, incluye un gran número de funciones y es una de las más veteranas del mercado. Es ideal para usuarios novatos en la creación y gestión de bases de datos.
No nos gusta
Únicamente está disponible haciendo uso de la suscripción a Microsoft 365.
Claris Filemaker
Filemaker es una de las aplicaciones para crear bases de datos más utilizadas en macOS, donde Access de Microsoft no está disponible. Sin embargo, no solo está disponible en el ecosistema de Apple, ya que también podemos utilizarla en Windows. Filemaker es una interesante y potente aplicación para crear bases de datos muy fácil de utilizar y con la que podemos obtener resultados de las consultas de forma gráfica para que sea más sencillo acceder a los resultados.
Filemaker funciona bajo una suscripción mensual, suscripción que tiene un precio de 21 dólares mensuales. Antes de decidirnos a pagar por la suscripción, podemos descargar una versión de prueba durante un máximo de 45 días. Podemos descargar esta función desde su página web pulsando en el siguiente enlace.
Destaca por
Filemaker es una de las mejores alternativas a Access. La interfaz de usuario es muy intuitiva, por lo que rápidamente podemos comenzar a crear tablas y consultas, consultas que se representan de forma visual.
Debería mejorar
Requiere de una suscripción, por lo que nos veremos atados a esta plataforma para poder utilizar la aplicación, siendo este su principal punto negativo. Únicamente está en inglés.
My Visual Database
My Visual Databas es una aplicación diseñada para los usuarios que quieren crear bases de datos complejas, pero sin la necesidad de saber de SQL para crear búsquedas. Con esta aplicación podemos crear cualquier tipo de base de datos, ya sea para llevar la gestión de un negocio, incluyendo la contabilidad o simplemente para crear y gestionar nuestra colección.
La interfaz de usuario es bastante sencilla e intuitiva, aunque debemos dedicarle un tiempo para hacernos con ella, si queremos sacarle todo el partido a esta interesante alternativa de pago a Microsoft Access. My Visual Database tiene un precio de 299 dólares, por lo que no es una aplicación para todos los públicos ni bolsillos. Si queremos darle una oportunidad, podemos descargar una versión de prueba desde su página web.
Buena opción para
Incluye un gran número de soporte en formato vídeos desde su página web, y con los que vamos a poder sacarle todo el partido a la aplicación.
No es una buena opción si
My Visual Database no es una aplicación ideal si lo que queremos es crear una base de datos simple, ya que podemos hacerla con cualquier otra aplicación gratuita. Solo se encuentra disponible en inglés y ruso.
Airtable
Airtable tiene una interfaz de usuario que nos recuerda a una hoja de cálculo, sin embargo, es una completa base de datos que nos permite realizar cualquier tipo de relación, consulta y trabajar de forma colaborativa, siendo este su principal atractivo de cara a las empresas. Funciona vía web, por lo que no es necesario instalar ninguna aplicación en el equipo y podemos acceder a los datos con tan solo un navegador y una conexión a internet.
Aunque podemos utilizar Airtable de forma gratuita, esta versión limita el número de registros a 1.200 y si queremos añadir más, nos veremos obligados a pagar una suscripción. El tamaño máximo de la base de datos es de 2 GB en la versión gratuita e incluye 2 semanas de historial de revisiones. Podemos acceder a Airtable y comenzar a crear nuestras bases de datos a través de este enlace.
Excelente opción para
Airtable es ideal para crear bases de datos de forma colaborativa, ya que nos permite acceder a todos los datos desde un navegador sin instalar ninguna aplicación.
No es una buena opción
La versión gratuita limita el número de registros, al igual que la versión más económica dentro de las suscripciones que nos ofrece, por lo que, si no tenemos muy claro como de grande será la base de datos, deberíamos descártarla.
Programas para crear bases de datos gratuitos
Dentro de las soluciones gratuitas para crear bases de datos, tenemos a nuestra disposición un gran número de opciones igual de válidas que alguna de las que hemos mencionado en el apartado anterior.
MySQL
Aunque no es una aplicación sencilla de utilizar, MySQL se presenta como una excelente alternativa gratuita a Microsoft Access. Podríamos decir que MySQL es el GIMP de las aplicaciones de edición de fotos, mientras que Access es Photoshop. MySQL es una aplicación de código abierto y completamente gratuita que se caracteriza por tener una amplia comunidad de usuarios detrás, por lo que, aunque pueda parecer más completa de utilizar que Access, gracias a la comunidad será pan comido.
Aunque MySQL se utiliza principalmente en servidores web, también podemos utilizarla para crear nuestras propias bases de datos, siempre y cuando tengamos unos requisitos muy concretos que no encontremos en aplicaciones más sencillas. Podemos descargar esta aplicación directamente desde su página web pulsando en el siguiente enlace.
Puntos positivos
Aplicación de código abierto y completamente gratuita. Incluye una sólida protección de datos y es escalable con facilidad. Tiene un soporte muy amplio por parte de la comunidad.
Aspectos negativos
No es una aplicación sencilla de utilizar, especialmente si no tenemos experiencia previa en la creación y gestión de bases de datos.
Base, incluida en LibreOffice
La alternativa más popular a Office es LibreOffice. El conjunto de aplicaciones que LibreOffice pone a nuestra disposición también incluye una aplicación que nos permite crear bases de datos de una forma muy similar a Access. Estamos hablando de Base. Base es una aplicación incluida en LibreOffice con la que podemos tablas, consultas, formularios e informes de una forma muy sencilla ya que pone a nuestra disposición un asistente que nos ayudará en todo momento.
Tanto el diseño como el funcionamiento en general de la aplicación es muy similar a Access, por lo que, si hemos trabajado previamente con esta aplicación de Microsoft o si somos novatos en este campo, gracias a los asistentes podemos hacernos rápidamente con ella y sacarle todo el partido, ya que, además, se encuentra traducida completamente al español. La descarga de Base a través de LibreOffice está disponible aquí.
Pros
Aplicación totalmente gratuita con un gran número de funciones. Se encuentra traducida completamente al español y es totalmente gratuita.
Contras
Requiere que instalemos todas las aplicaciones de LibreOffice para poder utilizarla, ya que no nos permite instalar únicamente esta aplicación.
SqliteMan
Otra interesante aplicación para crear y gestionar bases de datos en forma de aplicación gratuita la encontramos en SqliteMan, una aplicación que pone a nuestra disposición un gran número de herramientas para crear bases de datos que podemos abrir tanto en Windows como en macOS, ya que también está disponible para el sistema operativo de Apple para ordenadores.
Al igual que la mayoría de las aplicaciones para crear bases de datos, podemos utilizar la misma sintaxis de SQL para realizar consultas, crear índices, estadísticas y demás. La interfaz de usuario es inicialmente algo confusa, pero si le dedicamos un tiempo, rápidamente nos podemos hacer con ella. Podemos descargar esta aplicación directamente desde la Microsoft Store pulsando en el siguiente enlace. También podemos utilizar esta aplicación en modo portable, descargándola desde PortableApps.
Destacable
Aplicación muy sencilla de utilizar y completamente gratuita.
A mejorar
Solo está disponible en inglés, lo que puede suponer un problema si no tenemos conocimientos previos de bases de datos y del idioma de Shakespeare.
Database Browser Portable
Si lo que queremos es crear una base de datos que siempre podamos llevar con nosotros y ejecutarla en cualquier ordenador sin depender de que la aplicación con la que hemos creado la base de datos esté instalada o no (algo bastante poco probable), podemos optar por utilizar una aplicación portable como Database Browser.
Database Browser Portable es una aplicación que podemos copiar en cualquier USB y llevar siempre con nosotros para acceder a nuestra base de datos. Esta aplicación se caracteriza por ser muy sencilla de utilizar y nos permite utilizar los mismos comandos que SQL, por lo que, si tenemos experiencia con este último, utilizar la aplicación será coser y cantar. Es compatible con MySQL, SQL Server, ODBC entre otros lo que nos permite obtener en compartir datos fácil y rápidamente. Podemos descargar esta aplicación a través del siguiente enlace.
Ventajas
Aplicación portable que podemos ejecutar en cualquier dispositivo USB, por lo que siempre vamos a tener a mano los datos que necesitamos sin necesidad de instalar aplicaciones. Es una aplicación completamente gratuita compatible a partir de Windows XP y que funciona sin problemas en Windows 11.
Inconvenientes
El número de funciones es algo corto en comparación con otras aplicaciones. La interfaz de usuario necesita una renovación y esta no se encuentra en español, únicamente en inglés.
¿Cuál es la mejor opción?
Dentro de las aplicaciones de pago, si somos novatos en la creación de bases de datos, una de las mejores, por no decir la mejor, es la solución que nos ofrece Microsoft con Access, gracias a los asistentes que incluye, la elevada integración con el resto de las aplicaciones de Office y de terceros.
Si no queremos invertir dinero en una aplicación de la que no sabemos si nos va a gustar, la solución más sencilla para por utilizar Base de LibreOffice, por ser muy similar a Access. Si esta se nos queda pequeña, la mejor opción es MySQL, la solución más completa de todas las que hemos mencionado en este recopilatorio de aplicaciones para crear bases de datos.