No uses Excel para crear tus facturas, correrás riesgos innecesarios

De entre los muchos trabajos ofimáticos que hoy en día podemos llevar a cabo con nuestro equipo basado en Windows, uno de ellos son las hojas de cálculo. Estos son documentos tanto de ámbito personal como más profesional, que se basan en el trabajo con datos numéricos. Son muchas las soluciones software que cubren nuestras necesidades en este sentido, donde sin duda alguna destaca Excel de Microsoft.

Este es un programa que, como muchos sabréis de primera mano, se utiliza en todo el mundo y en todo tipo de entornos. Desde los más profesionales, hasta los usuarios finales que buscan hacer cuentas simples, pasando por los estudiantes o las Pymes. Pero claro, para sacar el máximo partido a este programa en concreto, debemos tener amplios conocimientos del mismo. Con todo y con ello, en la mayoría de las ocasiones no es necesario llegar a esos extremos.

Para que os hagáis una idea, hay multitud de usuarios profesionales en su sector, que usan este programa para generar facturas de su negocio, por ejemplo. Probablemente esto se deba a ciertas facilidades que el propio Excel nos presenta para todo ello, pero igualmente no siempre es lo más recomendable. Es más, en estas mismas líneas os vamos a hablar de una serie de razones por las que no deberíais realizar vuestras propias facturas profesionales con el programa de Microsoft.

Hay programas diseñados para estas tareas

Para empezar os diremos que en el extenso mundo del software, podemos encontrar programas especialmente creados para estas tareas. Además muchos de ellos de uso totalmente gratuito. Por tanto echar mano de algunas de estas soluciones específicas nos resultará mucho más funcional, a la vez que económico, para diseñar nuestras propias facturas personalizadas.

Es más, muchas de las aplicaciones de contabilidad de las que ya dispongamos, cuentan con su propia función de facturas, pudiendo así prescindir de Excel.

Son fácilmente editables desde muchos programas

Además a esto le debemos sumar que si enviamos a un cliente o a otra empresa una factura, esta se puede cambiar y editar en segundos. Y no solo con el programa de Microsoft, sino que hay multitud de aplicaciones que nos serán de utilidad en este tipo de tareas. Estas ediciones de documentos creados en un principio con Excel, lo pueden llevar a cabo otros usuarios incluso con plataformas online que encontramos en Internet, por lo que no necesitan ni siquiera instalar nada.

El diseño en Excel puede resultar confuso

Además la disposición de la interfaz de usuario de este programa que se incluye con la suite Office, requiere que seamos preciso. Esto es algo que se hace especialmente patente si vamos a trabajar con varias columnas, textos de diferentes formatos, etc. Si no tenemos cierta experiencia con este trabajo centrado en celdas, quizá el diseño de la factura que estamos haciendo queda un tanto confuso, lo que nunca es recomendable en este tipo de trabajos.

Interfaz de Excel

Hay que tener conocimientos de fórmulas en Excel

Y hablando de experiencia en Excel, igualmente debemos tener en cuenta que buena parte de su funcionamiento se basa en el uso de fórmulas. Para poder trabajar con las mismas de la manera más efectiva, necesitamos tener ciertos conocimientos. A pesar de que una factura no requiere de muchos elementos de este tipo, el diseño de la mayoría va a necesitar de estas fórmulas.

Más si en el futuro tenemos la necesidad de usar esta factura como plantilla o base para otras que hagamos con datos numéricos diferentes.