Mejora tus hojas de Excel dividiendo una columna larga en varias

Cada vez más usuarios echan mano de la solución de productividad de Microsoft, Excel, para trabajar con datos numéricos. Este es un excelente programa para todo ello que nos será de mucha ayuda tanto en ámbitos domésticos como más profesionales.

Por todo ello, en la mayoría de las ocasiones debemos intentar mejorar el uso del programa para poder sacar el máximo provecho del mismo. Así, en el caso de que estemos trabajando en una hoja con muchos datos, seguro que ya sabréis que disponer de muchos de estos en una sola columna, no es beneficioso. Esto puede desembocar en que la hoja de cálculo de Excel sea más difícil de leer y entender por parte de otros que la consulten. Y es que este es un programa que nos permite personalizar al máximo las hojas, por ejemplo añadiendo marcas de agua en Excel.

Cómo adaptar la interfaz de Excel a nuestras necesidades

Como seguramente muchos de los que lleváis un tiempo trabajando con este programa de Microsoft sabréis, la interfaz de usuario de esta aplicación es un tanto peculiar. La razón de ello es que a diferencia de lo que encontramos en otros programas ofimáticos, esta viene compuesta en su totalidad por miles de celdas. Claro, aunque en un principio nos pueda resultar un tanto confusa, hay que saber que es la mejor elección. Decimos esto porque estas celdas a las que nos referimos, son la mejor manera que tenemos para trabajar con números.

Dado que estos son los datos predominantes aquí, sin duda este diseño es el más adecuado. De hecho, para que nos hagamos una idea, la mayoría de las competidoras directas de Excel, usan este misma estructura en la interfaz. Además de números, aquí podemos introducir fechas, fórmulas, textos, etc. De ahí que, dependiendo del tipo de datos que vayamos a usar, el programa nos permita personalizar y adaptar la interfaz de Excel. Son muchas las funciones de las que podemos echar mano en este sentido.

Sirva como claro ejemplo que a la hora de definir el tipo de datos que vamos a usar en una celda o grupo de celdas, basta con que nos situemos en la misma y pulsemos con el botón derecho del ratón. En el menú que aparece seleccionamos Formato de celdas, donde ya especificamos de manera sencilla el tipo de datos.

formato celdas

Además desde esta misma ventana podemos añadir bordes a estos elementos, cambiar la fuente, la alineación , el color de relleno, etc. Todo esto nos servirá para adaptar el aspecto y funcionalidad de la interfaz de Excel a nuestras necesidades.

Mejora la comprensión y lectura de tus hojas de Excel

Tanto esto que acabamos de ver, como lo que os vamos a contar a continuación, nos será de enorme utilidad a la hora de mejorar la funcionalidad, comprensión y legibilidad de las hojas del programa. Es más, en un programa como este en el que en ocasiones tratamos con miles de datos, mantener una cierta estructura y organización es clave. De lo contrario los proyectos que aquí realicemos serán un auténtico caos.

Cuándo interesa dividir las columnas de Excel

De hecho en estas mismas líneas vamos a ver cómo mejorar esta interfaz de usuario en el caso de que dispongamos de una columna en la hoja de cálculo demasiado larga y llena de datos. Esto hace, como os podéis imaginar, que su lectura sea compleja e incluso un tanto molesta. Esto es algo en lo que os vamos a ayudar a continuación. Para ello lo que nos podemos plantear es dividir esa columna llena utilizando la función del propio programa que nos permite dividirla. Así podemos hacer uso, como os decimos, de la función integrada llamada Texto en columnas. Con esto lo que logramos es reemplazar la columna única en múltiples de ellas usando los mismos datos. Esto hará que nos tengamos que desplazar mucho menos por la misma hoja hacia arriba y hacia abajo en busca de los datos que deseamos consultar en un momento determinado.

Por tanto lo que logramos en la mayoría de los casos, es mejorar la legibilidad de la hoja con tan solo dividir aquellas columnas que consideremos que están demasiado llenas. Excel lo que hace internamente es separar las columnas usando delimitadores como comas, o puntos y coma, que dividen los datos contenidos. De igual modo también hace uso de simples espacios para distinguir entre los datos independientes.

Para todo esto que os comentamos, lo primero que haremos será situarnos en la celda que contiene todos esos datos que deseamos dividir. Entonces nos tendremos que situar en la opción de menú Datos de la interfaz principal. Aquí podremos ver el botón llamado Texto en columnas al que os hacíamos referencia. Por tanto pinchamos sobre el mismo para así poder comenzar con el proceso de división de la columna repleta de datos.

Dividir columnas excel

Cómo dividir los datos de una columna, en varias

Esto hará que aparezca la ventana del asistente para la conversión de texto a columnas. Este será el elemento que nos permitirá comenzar a separar esos datos. Por tanto, en la ventana que aparece, lo primero que hacemos es marcar la opción de De ancho fijo. Con esto lo que logramos es que los datos contenidos en esa columna, se separen en varias, todas iguales.

Dividir columnas excel

A continuación pulsamos en el botón siguiente, para dar paso a la próxima ventana de configuración del proceso que estamos realizando. Este nos dará una vista previa de cómo quedará el resultado final de las nuevas columnas que vamos a generar a partir de una sola. Decir que en la ventana de previsualización, tenemos la posibilidad de mover las líneas de separación de las columnas nosotros mismos con el ratón.

Dividir columnas excel

De este modo lo que logramos es personalizar al máximo el proceso de separación. Decir que aquí ya podemos finalizar esto, pero si queremos ajustar aún más todo ello, en lugar de en Finalizar, pinchamos en Siguiente. En la nueva ventana que aparece asignar un formato de celdas más concreto, así como especificar el destino de las nuevas columnas.