A la hora de trabajar con documentos, uno de los formatos que usamos más frecuentemente es el formato PDF. Estos archivos se caracterizan por ser seguros, legibles y fáciles de navegar. En versiones anteriores de Windows era posible ver una vista en miniatura de estos archivos en el Explorador de archivos, algo de lo que Microsoft ha prescindido tanto en Windows 10 como en Windows 11.
Esto provoca que, cuando queramos buscar un PDF en una ruta determinada que contiene muchos archivos en este formato, encontrarlo sea una tarea complicada de llevar a cabo, salvo que el archivo cuente con un nombre descriptivo distinto al resto de ficheros. Esto hace que el poder ver la vista previa en miniatura nos facilite bastante la labor, por lo que puede resultarnos interesante volver a disponer de esta posibilidad.
Dado que ni Windows 10 ni Windows 11 nos permiten mostrar vistas previas de este tipo de ficheros. Sin embargo, es posible echar mano de aplicaciones de terceros disponibles de manera gratuita con las que poder conseguirlo nuevamente.
Habilitar el panel de vista previa en el Explorador
El Explorador de archivos de Windows incluye un panel de vista previa que permite visualizar el contenido de muchos archivos sin necesidad de abrirlos, como imágenes, vídeos, documentos de texto o música.
Para activarlo, lo primero que haremos será abrir el Explorador de archivos usando el atajo de teclado Windows + E, o haciendo clic en el icono de la carpeta de la barra de tareas. Una vez dentro, seguiremos estos pasos:
- Hacemos clic en el desplegable «Ver» en la parte superior del Explorador.
- Dentro de este apartado activamos la opción «Panel de vista previa«.
De esta forma, al hacerlo nos aparecerá un nuevo panel en la parte derecha de la ventana, donde se nos mostrará una previsualización, o vista previa, del archivo que tengamos seleccionado.
El problema es que este panel no siempre es compatible con archivos PDF, por lo que, en muchos casos, esta miniatura no aparecerá en el panel. Para solucionarlo, solo necesitaremos instalar un visor de PDF compatible o activar funciones adicionales en el sistema de manera que sea capaz de ver su contenido.
Cómo activar las miniaturas de PDF en Windows
Para poder ver la vista previa de archivos PDF en el Explorador de Windows normalmente necesitaremos instalar un visor de PDF compatible. Algunos lectores añaden soporte para el panel de vista previa del sistema, lo que permite visualizar el contenido del documento directamente desde el explorador sin tener que abrirlo.
A continuación, vamos a ver algunos de los lectores de PDF gratuitos que permiten habilitar esta función.
Adobe Acrobat Reader DC
Se trata de una de las herramientas más utilizadas para abrir y leer archivos PDF y con la cual también podemos habilitar la vista previa para este formato, de forma que pueda ser visionado desde el Explorador de archivos de Windows. La aplicación incluye un extractor de miniaturas, así como una extensión de Shell del controlador de vista previa con el que es posible generar miniaturas PDF en el Explorador. Por ello, en caso de que no la tengamos instalada, lo principal será descargarla de forma gratuita desde la página web de Adobe e instalarla en nuestro ordenador.
Hay que tener en cuenta que en este caso nos encontramos ante uno de los programas que se podrían considerar como más representativos a la hora de trabajar con estos archivos. Es por ello que Adobe nos propone una enorme cantidad de funciones relacionadas con los mismos de las que nos podremos aprovechar.
Una vez instalado, debemos configurar Acrobat DC para que sea nuestro lector PDF predeterminado. Posteriormente, lo iniciamos y pulsamos en la pestaña de «Editar», Seguidamente hacemos clic en «Preferencias» y por último en «General».
A continuación, debemos de marcar la casilla «Activar vistas previas de mosaicos en el Windows Explorer». Por último, hacemos clic en «Aceptar» para guardar los cambios. A partir de este momento si abrimos cualquier carpeta que contenga archivos PDF podremos obtener una vista previa en miniatura.
Nitro Reader
Se trata de otra aplicación de edición con la que podemos tomar el control absoluto sobre los archivos PDF que usamos habitualmente. Con esta herramienta podemos editar, leer o realizar todo tipo de modificaciones. Además, se puede utilizar para generar las vistas previas en miniaturas de todos los ficheros en este formato que tengamos almacenados en el disco duro desde el Explorador de archivos.
Por lo tanto, lo primero que tendremos que hacer es descargarlo desde la web del desarrollador. El software cuenta con una versión de prueba, que al finalizar podemos seguir usando gratis sin problema. Cuenta con versiones compatibles tanto para sistemas de 32 bits como de 64 bits. Una vez descargado, solo será necesario configurarlo como predeterminado para poder generar la vista previa en miniatura de cualquier fichero PDF.
PDF Preview
Hablamos ahora de un complemento gratuito que, al instalarlo, permitirá que el Explorador de archivos se encargue de generar y mostrar una vista previa de cualquiera de nuestros ficheros PDF. Con esta herramienta, una vez instalada, solo tendremos que seleccionar un archivo y pulsar la combinación de teclas «Alt + P» para poder obtener un acceso directo a la vista previa del archivo.
Para obtener PDF Preview debemos descargarlo de manera gratuita desde el sitio web del desarrollador. Posteriormente ejecutamos el archivo de instalación y se instalará de manera automática como nuestro lector PDF predeterminado, esto es importante para que el lector pueda generar las miniaturas. Una vez lo hemos instalado, la aplicación muestra una vista previa en miniatura de los iconos, sin embargo, no es compatible con los archivos PDF que están protegidos con contraseña.
Sumatra PDF
Esta aplicación se caracteriza de los mejores visores de PDF del mercado y, además, es completamente gratuito Además de PDF, la aplicación es compatible con formatos como MOBI, EPUB, CBZ, CBR XPS, DjVu, FB2 y CHM. Con él podemos abrir cualquier archivo PDF, así como otros formatos de libros o documentos. Si bien no cuenta con la posibilidad labores de edición sí que dispone de herramientas básicas de visionado. Esto nos permitirá hacer zoom, rotar, cambiar la disposición de las páginas e imprimir documentos.
Lo podemos descargar desde este enlace. Esta aplicación incluye un módulo con el que poder generar miniaturas y vistas previas de los archivos PDF. Para ello debemos habilitar esta opción antes de comenzar la instalación. Una vez ejecutado su instalador, pulsamos en el apartado de Opciones y hacemos clic en la casilla de Mostrar vista previa en los iconos de los documentos PDF. De esta forma, una vez instalado el programa lo tendremos disponible.
Cierto es que, como comprobamos de primera mano nada más acceder a esta aplicación web, su interfaz de usuario no es la más bonita en estos momentos. Necesita una actualización por parte de sus desarrolladores, pero está perfectamente capacitada para ofrecernos a la funcionalidad que buscamos en este caso.
Utiliza este servicio de almacenamiento de Google
La mayoría de vosotros disponéis de una cuenta del gigante de las búsquedas, Google, para así poder aprovechar buena parte de las plataformas y aplicaciones que nos ofrece. Empezando por el correo electrónico de Gmail, o pasando por otros muchos servicios que de forma predeterminada y gratuita tenemos la posibilidad de utilizar. Entre todo esto que nos propone Google de forma predeterminada, nos encontramos con un útil servicio de almacenamiento remoto en la nube, nos referimos a Drive.
En un principio y con tan solo abrir una cuenta de la que os mencionamos, dispondremos de un total de 15 gigas de almacenamiento. Aquí se guardan todos los datos relativos al uso de las plataformas mencionadas en nuestra cuenta, y de forma manual podemos subir todo tipo de archivos y carpetas. Además con el paso del tiempo las funcionalidades que nos ofrece esta plataforma en la nube han ido aumentando considerablemente.
Pues bien, llegados a este punto merece la pena saber que igualmente tendremos la posibilidad de llevar a cabo las tareas que estamos comentando en estas mismas líneas. Esto se traduce en que si guardamos aquí nuestra colección de archivos en formato PDF por una razón u otra, tendremos al alcance de la mano un potente previsualizador de estos ficheros. Basta con que accedamos a nuestro espacio y hagamos una búsqueda del archivo en concreto que deseamos visualizar. Incluso tenemos la posibilidad de filtrar las búsquedas eligiendo este formato en concreto desde el mismo Google Drive.
Una vez localizado, no tenemos más que pinchar sobre el archivo en cuestión para que aparezca un panel en la derecha de la interfaz con una previsualización de su contenido. Basta con que pinchemos en esa miniatura para que podamos abrir el archivo PDF a pantalla completa si es el que nos interesa.
Microsoft Edge
El navegador web cuenta actualmente con un módulo de controlador de vista previa integrado llamado «PdfPreviewHandler.dll» («Microsoft PDF Previewer»). Durante su proceso de reinstalación o actualización del navegador debe de establecerse el controlador de vista previa para documentos PDF que hemos mencionado como predeterminado. En el caso de que esto no ocurra podemos configurarlo manualmente ejecutando un comando desde una ventana del Símbolo del sistema.
Para ello, usamos el buscador del cuadro de búsqueda del menú Inicio para escribir cmd y abrir como administrador el Símbolo del sistema. Posteriormente escribimos el comando que aparece en la imagen y pulsamos Enter para confirmar.
Después de esto, Edge debe ser capaz de ofrecer una vista previa a la hora de visualizar documentos PDF.
Podemos considerar por tanto a Edge, una especie de solución semi-nativa para visualizar archivos PDF en Windows de manera rápida, sencilla y sin tener que instalar programas de terceros. Es cierto que no proporciona miniaturas tan detalladas como las que ofrecen aplicaciones de terceros especializadas, pero puede ser suficiente para muchos usuarios. No podemos esperar grandes florituras de estas vistas previas. El módulo que hemos visto anteriormente puede ser aprovechado de diferente manera mediante una configuración algo más sencilla sin requerir al CMD.
El módulo «PdfPreviewHandler.dll» controla las vistas previas desde hace varias versiones en Edge y hay otras formas de activarlo. Muestra el contenido básico de los PDF en el panel de vista previa del Explorador de archivos, siempre y cuando esté configurado correctamente como la aplicación predeterminada para este formato.
Esto se puede hacer fácilmente desde la configuración del sistema. Abre el menú Configuración (tecla Windows + I), entra en Aplicaciones > Aplicaciones predeterminadas y busca la entrada correspondiente a los archivos con extensión «.pdf». Si Edge no aparece como la opción seleccionada, haz clic en el botón para cambiarla y elige Microsoft Edge de la lista. Al hacerlo, abre el Explorador de archivos y selecciona un archivo PDF. Si todo ha ido bien verás la una representación básica del contenido del PDF en el panel lateral derecho.
Hay que tener en cuenta que esta función tiene muchas limitaciones y que debe tomarse como un extra del Explorador más que como una completa herramienta. Por supuesto, los archivos PDF protegidos con contraseña no mostrarán su vista previa. También es posible que archivos muy pesados tarden bastante en cargar e incluso puedan no llegar a mostrarse correctamente. Por supuesto, todo lo que implique más carga de trabajo hará que el sistema consuma más energía y recursos, como ocurre con todas las opciones gráficas y de vista previa.
Servicio en la nube de Dropbox
Cada vez son más los servicios de almacenamiento en la nube que nos permiten llevar a cabo múltiples tareas sin necesidad de instalar nada en nuestro ordenador. Sus desarrolladores van añadiendo poco a poco nuevas herramientas y funciones como por ejemplo lo que nos interesa en estas mismas líneas. Hablamos de la posibilidad de previsualizar ciertos formatos de archivo de uso habitual para así evitar tener que instalar programas adicionales para estas tareas tan sencillas.
Un ejemplo de todo ello lo encontramos en una de las plataformas de almacenamiento en la nube más conocidas desde hace años como es Dropbox. Explorable que muchos de vosotros ya dispongáis de vuestra propia cuenta, ya sea gratuita o de pago, en esta plataforma. Pues bien, hay que tener en consideración que con el paso de los años sus máximos responsables han añadido algunas interesantes funciones relacionadas con el tratamiento con los archivos PDF que nos interesan ahora.
De hecho si cargamos estos ficheros en nuestra cuenta personal de Dropbox, no solamente podremos previsualización los de forma directa. Al margen de esta función que os comentamos, la plataforma de almacenamiento en la nube también nos propone la posibilidad de añadir firmas personales a los documentos en formato PDF para así oficializar el archivo directamente desde aquí. A su vez también tendremos la posibilidad de llevar a cabo diferentes tareas de edición para modificar nuestros PDF en cuestión de segundos directamente desde nuestra cuenta de Dropbox.
Esto nos permite hacer los cambios necesarios en estos archivos ofimáticos para almacenarlos en los servidores de nuestra cuenta o compartirlos directamente con otros usuarios si así lo necesitamos.
Microsoft PowerToys
Windows cuenta con programas que, aunque no se encuentran instalados por defecto, sí que nos pueden ayudar a mejorar nuestra productividad. Este es el caso de los Microsoft PowerToys. Estas herramientas especialmente dirigidas a usuarios avanzados sirven para sacar más provecho al Shell de Windows 10 y Windows 11, así como personalizar los flujos de trabajos. Podemos descargarlas de forma gratuita desde su repositorio en GitHub.
Dentro de ellas encontramos los «Complementos del Explorador de archivos». De entre las características que incorpora encontramos la función de vista previa de icono en miniatura para archivos PDF. Simplemente debemos de habilitarla. Una vez hecho esto, solo será necesario abrir el Explorador de archivos con la vista previa habilitada y seleccionar un archivo PDF. Podemos ver como se muestra correctamente en la parte derecha de la pantalla.
QuickLook
La mejor aplicación para ver una vista previa de un archivo en formato PDF es QuickLook. QuickLook es una aplicación completamente gratuita disponible en la Microsoft Store que nos permite ver una vista previa de cualquier imagen, vídeo o documento en formato PDF. Funciona de forma similar a PowerToys, sin embargo, esta es mucho más sencilla, ya que tan solo debemos pulsar sobre la barra espaciadora una vez hemos seleccionado el archivo del que queremos ver una miniatura sin tener que abrirlo.
Solucionar errores al usar la vista previa de PDF
Como hemos visto, hay varias formas de habilitar esta vista previa de los documentos PDF en Windows. Sin embargo, puede ocurrir que, después de activarla, estas miniaturas sigan sin aparecer. En ese caso, os vamos a explicar cómo solucionarlo.
Usar el liberador de espacio
En el caso de que aun instalando cualquiera de las aplicaciones mencionadas y estableciéndolas como predeterminado no consigamos que se muestren las miniaturas del PDF en Windows, puede ser debido a un problema con los archivos temporales. Hay ocasiones donde estos ficheros pueden dañarse o corromperse, lo que puede ser causa fundamental de la aparición de algunos problemas como este.
Esto es debido a que la caché de las miniaturas es un fichero temporal, por lo que si esta no se muestra de ninguna manera es bastante probable que nuestros archivos temporales se encuentren dañados. Para intentar solucionarlo podemos echar mano del «Liberador de espacio del disco duro» incluido en Windows, de forma que elimine la caché de las miniaturas volviendo a generar unas nuevas.
Para usarlo, basta con escribir «Liberador de espacio en disco» en el cuadro de búsqueda del menú Inicio y seleccionarlo. Seguidamente, seleccionamos la unidad C y nos aparecerá una ventana con los archivos que se pueden eliminar. Aquí, en la parte inferior encontramos la «Miniaturas». En este apartado Windows guarda una copia de todas las miniaturas de imágenes, vídeos y documentos para que puedan mostrarse más rápidamente. La marcamos y pulsamos en limpiar archivos del sistema. Una vez terminado, reiniciamos el ordenador y comprobamos si las miniaturas de los PDF y de todos los archivos almacenados en el equipo (fotografías, vídeos, documentos) ya se muestran correctamente.
Dependiendo de las especificaciones del equipo, cada vez que abramos una nueva carpeta, se generarán automáticamente las miniaturas, un proceso que puede llevar más o menos tiempo dependiendo de los recursos del equipo. Por ello, no debemos preocuparnos si tras borrar las miniaturas, el equipo tarda más tiempo en mostrar los archivos de una carpeta cada vez que la abramos si todavía no se ha generado una miniatura de los archivos almacenados en su interior.
El archivo está corrupto
En multitud de ocasiones descargamos estos ficheros PDF de Internet, o los recibimos por correo electrónico. Esto quiere decir que su funcionamiento no siempre va a ser el adecuado. Durante el proceso se puede haber dañado por alguna razón y, por tanto, hablamos de un archivo corrupto. Por lo tanto, su previsualización en la mayoría de los casos será imposible.
Esto puede ocurrir por diferentes motivos. Por ejemplo, que la descarga del archivo se haya interrumpido antes de completarse, que el fichero haya sufrido algún error al adjuntarse o enviarse por correo electrónico, o incluso que el propio documento se haya guardado de forma incorrecta en el equipo desde el que se creó. Cuando esto ocurre, el explorador de Windows no puede interpretar correctamente su contenido y, por tanto, tampoco puede generar la vista previa del mismo.
En este caso, lo que debemos hacer es volver a descargar el archivo o pedir que nos lo envíen de nuevo. También podemos intentar abrirlo con otro visor de PDF, ya que algunos programas son capaces de reparar pequeños errores en la estructura del documento y, si lo abrimos, guardarlo de nuevo ya reparado.
Está protegido por contraseña o encriptado
En muchas ocasiones, los usuarios establecen una contraseña y encriptan el contenido de estos archivos en formato PDF, sobre todo si contienen datos sensibles. Como os podéis imaginar, en estos casos en concreto tampoco será posible su previsualización. Esto se debe a que la vista previa del explorador de archivos necesita acceder al contenido del documento para generar esa miniatura, pero, al estar protegido mediante contraseña o cifrado, su contenido permanece bloqueado.
La única forma de visualizarlo será abriendo el documento con un lector de PDF e introduciendo la contraseña correspondiente. Una vez desbloqueado, podremos trabajar con él normalmente, aunque la vista previa seguirá estando limitada hasta que guardemos el documento de nuevo sin dicho cifrado.
Le ha infectado algún código malicioso
Debido a su extendido uso, los actores maliciosos cada vez utilizan más estos formatos de fichero para intentar introducir malware en los equipos de los usuarios. Aunque los archivos PDF son documentos aparentemente inofensivos, lo cierto es que pueden incluir scripts, enlaces o elementos incrustados capaces de ejecutar código malicioso si el sistema o el visor presentan alguna vulnerabilidad.
Por esta razón, muchos visores de PDF, y hasta el propio sistema operativo, aplican medidas de seguridad que bloquean la carga de determinados elementos del documento, especialmente a la hora de generar la vista previa. En estos casos, Windows puede impedir dicha previsualización como medida de protección, evitando así que se ejecute contenido sospechoso sin que el usuario lo abra conscientemente.