A la hora de realizar labores de ofimática tanto para uso personal como laboral recurrimos a las suites de ofimáticas que contienen todo tipo de programas para un uso propio de oficina. Estos programas suelen incluir hojas de cálculo, procesadores de texto, correo electrónico y base de datos. Por lo general, el paquete más popular y usado es Microsoft Office, pero también podemos encontrar otras alternativas igualmente válidas tanto de pago como gratuitas.
Microsoft Office llegó al mercado en 1989 como una solución ofimática para los ordenadores Apple Macintosh. Por después llegaba la primera versión para los sistemas operativos Windows. Y ambos sistemas se han mantenido hasta la actualidad (aunque la versión de Windows está más avanzada que la de Apple).
Microsoft Office, la suite de ofimática más popular
Microsoft Office es la suite de ofimática más popular y usada, propiedad de Microsoft. Cuenta con un paquete de aplicaciones muy completo para trabajar con un uso oficina o bien para un uso particular o académico. Cuenta con aplicaciones fundamentales como:
- Word: es su procesador de textos que cuenta con su propio formato (DOC) que se ha convertido en todo un estándar de la industria. Con él, podremos crear y modificar textos para compartirlos o imprimirlos con posterioridad.
- Excel: se trata de una herramienta de hoja de cálculo con la que podremos realizar todo tipo de fórmulas matemáticas y lógicas, editar todo tipo de gráficos y realizar tareas de índole contable y financiera.
- PowerPoint: es un programa de presentación de diapositivas con soporte multimedia compatible con toda clase de elementos de imagen, sonido, texto y vídeo. Esta aplicación es ampliamente usada en distintos campos de la enseñanza y los negocios, entre otros.
- Outlook: es el gestor de correo electrónico de Microsoft mediante el cual es posible enviar todo tipo de emails con textos y datos adjuntos. Permite enviar archivos de hasta 300 MB y administrar varias cuentas a la vez, pudiendo dividir en varios buzones. También incorpora otras utilidades como calendario, tareas, notas y búsqueda en la red.
- Access: es un gestor de base de datos adaptado para recopilar datos de otras aplicaciones como Excel o SharePoint entre otras. Esta herramienta permite recopilar todo tipo de información relativa a un asunto o propósito como el seguimiento de pedidos de un cliente o el mantenimiento y actualización de una colección de películas, etc.
- OneNote: es una aplicación de notas que nos permitirá recopilar todo tipo de información, así como agregar dibujos, fotografías y elementos multimedia como imágenes, audio o vídeo. También nos permite crear una impresora virtual, de forma que podamos enviar todo tipo de archivos o documentos desde otros programas.
- Publisher: es una aplicación creada para ayudarnos a crear, personalizar y compartir de manera sencilla una amplia variedad de publicaciones y material de marketing, incluyendo todo tipo de plantillas instaladas, así como descargables desde su página web.
- Teams: esta aplicación está disponible de forma nativa en Windows 11 y es la herramienta de comunicación destinada a hacerse un hueco en el mercado empresarial para sustituir a Slack. Con Teams podemos hacer llamadas, videollamadas, compartir archivos, enviar mensajes y, al integrarse en Office, es una excelente herramienta para trabajar de forma colaborativa.
- To-Do. To-Do es la herramienta de Microsoft para organizar tareas del día a día, una aplicación que, al igual que las anteriores, se integra a la perfección con Office, por lo que es ideal para trabajar de forma colaborativa entre equipos de trabajo y familiares.
El problema de esta suite es que, al contrario de lo que vamos a ver en este artículo, es de pago. Esto quiere decir que, para usarla, tendremos que pagar una licencia. Esta puede ser de varios tipos. Desde sus inicios, MS Office ha tenido un pago de licencia que nos permitía pagar una sola vez y usar el programa de forma indefinida (eso sí, teniendo que pagar para actualizar a una nueva versión). Actualmente, aunque se mantiene esta modalidad, ha ganado popularidad el pago por suscripción, es decir, pagar todos los meses (o todos los años, dependiendo) y poder usar el programa, y sus ventajas, mientras el pago esté en vigor.
Microsoft 365, además de Word, Excel, PowerPoint, y los demás programas de los que hemos hablado antes, nos permite, por ejemplo, disfrutar de 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive, además de tener minutos de llamada al mes a través de Skype, eliminar la publicidad de Outlook, y mucho más.
Alternativas gratuitas a Microsoft Office
Cierto es que, Microsoft Office es una suite muy cuidada y completa, pero, para muchos tiene un gran inconveniente, y es que es de pago. Por lo que, si necesitamos usar herramientas como un procesador de texto o una hoja de cálculo, podemos optar por algunas de las alternativas gratuitas que podemos encontrar de Microsoft Office.
OnlyOffice
Es una suite ofimática gratuita, de código abierto y multiplataforma, por lo que puede usarse tanto en Windows, como Mac OS o Linux. También es compatible con dispositivos móviles con Android y iOS. El paquete incluye un editor de texto (Document), un editor de hojas de cálculo (Spreadsheet) y un editor de presentaciones (Presentation). Todas estas aplicaciones ofrecen compatibilidad con los formatos de Office Open XML, por lo que podremos abrir y usar sin problemas cualquier archivo de Word, Excel o Powerpoint. Tanto la descarga como las actualizaciones de OnlyOffice son completamente gratuitas, lo que la convierte en una gran alternativa a la suite de Office de Microsoft sin necesidad de pasar por caja.
LibreOffice
Se trata de una poderosa suite ofimática libre y de código abierto, con las suficientes herramientas para poder desarrollar y dar rienda suelta tanto a nuestra creatividad como a nuestra productividad. Incorpora aplicaciones muy útiles como un procesador de textos (Writer), una hoja de cálculos (Calc), un editor de presentaciones (Impress), así como una aplicación de dibujo (Draw), una aplicación de base de datos (Base), así como una herramienta de edición de fórmulas matemáticas (Math). Esta suite es compatible con los formatos de Word, Excel, PowerPoint y Publisher de Microsoft. LibreOffice también dispone de numerosas extensiones con más características y plantillas de documentos que igualmente se pueden descargar de forma gratuita.
SoftMaker FreeOffice
Es una suite de informática gratuita tanto para uso doméstico como comercial, situándose como una de las mejores alternativas a Microsoft Office. Esta suite se compone de un procesador de texto (TextMaker), una hoja de cálculo (PlanMaker) así como una herramienta para realizar presentaciones (Presentations). Todas estas aplicaciones son compatibles con sus aplicaciones equivalentes de Microsoft Office. De esta forma, podremos abrir y guardar documentos en formato como DOCX, XLSX y PPTX, pudiendo ser compartidas sin tener que exportarlos primero.
SoftMaker FreeOffice es multiplataforma por lo que podemos usarlo tanto en ordenadores como Windows, Linux o Mac OS. Si queremos usarla podemos descargarla de manera gratuita desde su página web.
WPS Office
Se trata de una suite de ofimática que ofrece una amplia compatibilidad de sistemas ya que puede usarse tanto en ordenadores con Windows, Mac OS y Linux, como en móviles con Android y iOS. Incluye un paquete de herramientas formados por un procesador de texto (Writer), una aplicación para realizar hojas de cálculo (Spreadsheet) y un editor de presentaciones (Presentation). También cuenta con la posibilidad de abrir y editar PDF e incluso almacenar datos en su nube (WPS Cloud), donde dispondremos de 1 GB de espacio. Además, cuenta con total compatibilidad con los estándares y formatos utilizados por Microsoft Office, lo que convierten a WPS Office, en una gran alternativa de uso.
Si quieres empezar a utilizar WPS Office puedes descargarlo directamente desde este enlace para tu plataforma preferida. También dispone de una versión Business de pago para profesionales que tiene un precio de 79.95 dólares.
Zoho Office
Es una completa suite de ofimática basada en la nube, desarrollado tanto para un uso personal como comercial. En su paquete, cuenta con un procesador de textos (Zoho Writer), una aplicación de hoja de cálculos profesional (Zoho Sheet), una herramienta para realizar presentaciones (Zoho Show), así como una útil aplicación de notas (Zoho Notebook). También nos da la posibilidad de almacenar hasta 5 GB de espacio gratuito para guardar todos nuestros documentos en la nube. Para redondear sus prestaciones, Zoho Office ofrece total compatibilidad con ficheros originales de Microsoft Office.
Usar la suite de Zoho Office es completamente gratuito y lo podemos descargar desde su página web. Adicionalmente, cuenta con opciones de pago desde 4 euros al mes que también cuentan con una versión de prueba gratuita.
Apache OpenOffice
Estamos ante una suite de oficina gratuita y de código abierto bastante conocida, siendo una de las alternativas más longevas a Microsoft Office. Entre sus herramientas cuenta con un procesador de textos (Writer), una aplicación para realizar hojas de cálculos (Calc), un editor de presentaciones (Impress), una aplicación de dibujo y gráficos (Draw), una base de datos (Base) y una herramienta de edición de fórmulas matemáticas (Math). También nos permite leer y escribir archivos producidos por otros paquetes de ofimática como los que se utilizan con Microsoft Office Suite (.doc, .ppt, .xls y otros).
Apache OpenOffice se encuentra disponible en varios idiomas y funciona en los sistemas operativos más comunes como Windows, Mac OS y Linux. Puede ser descargado y utilizado sin cargo algo para cualquier propósito ya sea doméstico o comercial.
Polaris Office
Es una suite de herramientas de oficina que puede situarse como una clara alternativa gratuita a Microsoft Office. Su paquete está formado por un editor de texto, hoja de cálculos y base de datos como herramientas principales. Soporta compatibilidad con formatos de Microsoft Word (doc, docx), Excel (xls, xlsx), PowerPoint (ppt, pptx, ppsx), Adobe PDF y archivos en formatos TXT. Además, integra compatibilidad con los servicios de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, Onedrive, etc), así como acceso a archivos adjuntos de correo electrónico y del administrador de archivos.
Polaris Office cuenta con una versión gratuita, compatible con ordenadores Windows y Mac OS y con móviles con sistemas operativos Android y iOS. Adicionalmente cuenta con versión de pago que podemos adquirir su licencia por 79.99 dólares.
iWork de Apple
La alternativa tradicional de Apple a Office de Microsoft es iWork, un conjunto de aplicaciones que nos permite crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones de forma sencilla, a través de las aplicaciones disponibles para macOS. Pero, además, también está disponible vía online a través de iCloud.com. Tan solo es necesario tener una cuenta de iCloud para poder acceder vía web, una cuenta que, además, incluye 5 GB de espacio de almacenamiento disponibles. iWork, trabaja con un formato propio, un formato que no es compatible con ninguna otra aplicación, por lo que, antes de guardar los documentos que creemos, debemos acordarnos de exportar el trabajo a formato .docx, formato que es compatible con todas las aplicaciones de ofimática del mercado, al ser, prácticamente, un estándar al igual que lo es el formato .PDF.
OfficeSuite
Es una suite de herramientas de oficina bastante completa. Dispone de un procesador de textos (Documents), una aplicación para crear hojas de cálculo (Sheets), un editor de presentaciones (Slides), un gestor de correo electrónico (Mail) y un editor y lector de PDF (PDF Extra). Esta suite admite la mayoría de los formatos compatibles con Office como con otros de código abierto. También cuenta con su propia nube, la cual nos ofrece 5 GB de espacio gratuito para almacenar documentos. Además, admite la posibilidad de subir nuestros archivos a otras nubes (Dropbox, Google Drive, etc).
OfficeSuite cuenta con una versión gratuita, que es compatible con el sistema operativo Windows en ordenadores y en móviles Android y iOS, que podemos descargar desde este enlace. Adicionalmente, dispone de opciones de pago más completas para un usuario (29.99 euros al año), para cinco usuarios (49.99 euros al año) y una edición profesional cuya licencia tiene un coste único de 99.99 euros.
Alternativas de pago a Microsoft Office
Si el dinero no es problema a la hora de adquirir una licencia de una suite de ofimática, puedes encontrar algunas alternativas de pago a Microsoft Office que merece la pena tener en cuenta. Sin embargo, si no tenemos ningún problema en pagar por utilizar una alternativa a Office, no vamos a encontrar ninguna otra que sea mejor la solución que Microsoft pone a nuestra disposición, no solo por la integración con múltiples plataformas, sino también por el elevado y prácticamente ilimitado número de funciones que ponen a nuestra disposición. Además, ninguna de estas alternativas nos ofrece 1 TB de espacio de almacenamiento en la nube, espacio que Microsoft pone a disposición de las cuentas individuales y que se amplía hasta 6 TB (1 TB por cuenta) en las cuentas familiares).
WordPerfect Office X9
Se trata de una completa suite de ofimática profesional propiedad de Corel, una de las empresas de software más importantes del mundo. Esta herramienta cuenta con aplicaciones como un completo procesador de texto (WordPerfect), una hoja de cálculo (Quattro Pro) y una aplicación para crear y editar presentaciones (Presentations). Todas ellas ofrecen compatibilidad con sus homónimas de Microsoft Office, además de otros 60 formatos diferentes para que no tengamos ningún problema. También podremos crear, editar y compartir archivos en formato PDF. Además, incluye herramientas adicionales como más de 900 fuentes, más de 10.000 imágenes prediseñadas, más de 300 plantillas y más de 175 fotos digitales.
WordPerfect Office X9 tiene un precio de venta de 219.99 dólares. También podemos descargar una versión de prueba gratuita desde su página web.
Ashampoo Office 8
Estamos ante un pack de aplicaciones de ofimáticas que pueden resultar muy válidas como alternativas a las famosas herramientas de Microsoft Office. Esta suite está formada por tres herramientas como un procesador de texto (TextMaker), una aplicación de hojas de cálculos (PlanMaker) y un editor de presentaciones (Presentations) equivalentes a Word, Excel y PowerPoint en la suite de Microsoft, con las cuales son completamente compatibles. También cuenta con una amplia librería de imágenes, modelos y formatos con los que poder generar cualquier documento.
La suite Ashampoo Office 8 tiene un precio bastante económico, de sólo 70 euros, pudiendo ser usado hasta en 5 dispositivos. Además, es posible instalarla en un pendrive USB para poder llevarla a donde queramos. También podemos descargar una prueba gratuita desde su web.
Alternativas en la nube
Además de los programas que hemos visto en los puntos anteriores, también podemos recurrir a suies de ofimática en la nube. Estas, generalmente gratuitas, aportan a los usuarios una serie de ventajas respecto a las versiones de escritorio, como, por ejemplo, el evitar tener que instalar nada, o guardar automáticamente todos nuestros datos en la nube.
Google Docs
Una de las más comunes y las más utilizadas. Esta es la suite ofimática por excelencia basada en la nube, y es una de las mejores y más completas que podemos encontrar en toda la red. Ofrece a los usuarios un procesador de textos, un programa de hojas de cálculo y una herramienta para hacer presentaciones desde el navegador. Toda la suite de Google es multiplataforma, por lo que solo necesitaremos de un navegador web para poder acceder a ella.
Esta suite está vinculada a la Cuenta de Google de cada usuario. Por lo tanto, para poder usarla, simplemente tendremos que iniciar sesión con ella, y entrar dentro de Google Drive para crear los documentos que queramos desde allí. Todos los documentos se guardan en la nube, y podemos tanto compartirlos con otras personas como mandárselos para que puedan colaborar.
La suite que todos conocemos, pero en la nube. Microsoft nos permite acceder a sus programas de ofimática en la nube, como Word, Excel y PowerPoint, de forma totalmente gratuita. Lo único que necesitamos es una Cuenta Microsoft para poder acceder a estos programas.
Gracias a Office Online, Microsoft puede seguir plantando cara a Google dentro de la nube y ofrecer a los usuarios los programas que, de sobra, conocen, pero sin necesidad de pagar licencias ni tener que instalar nada. Eso sí, las versiones de Word y demás programas que tenemos en la nube son bastante más limitadas que las de los programas que podemos instalar en el PC. Pero, para salir del paso, sirven perfectamente.
Los documentos que creamos con estos programas se guardan directamente en la nube de OneDrive, y podemos acceder a ellos, o compartirlos, sin problemas.
¿Qué alternativa a Microsoft Office es mejor?
Cómo hemos podido comprobar, disponemos de un amplio conjunto de aplicaciones de ofimática entre las que poder elegir como alternativa a Office. Todas ellas cuentan con un amplio abanico de opciones para realizar las tareas de ofimática más habituales, como redactar documentos, realizar hojas de cálculos, presentación de diapositivas, etc. Además, ofrecen total compatibilidad con los formatos de archivos de Microsoft. Si no fuera así, no podríamos considerarlas como alternativas.
Dentro de las opciones gratuitas, LibreOffice es la que más adepto tienes gracias a su amplia comunidad de usuarios que lo respaldan, por lo que siempre es una opción que debemos tener en cuenta. En el caso de que optemos por una plataforma online para no tener que descargar ningún programa podemos optar por una suite online como Google docs. Si estamos dispuestos a pagar por una suite de informática a pesar de las buenas opciones gratuitas, Ashampoo Office 8, es bastante económica. A la hora de elegir una alternativa, debemos tener en cuenta que esta disponga de una aplicación para dispositivos móviles, como es el caso de Google Docs, ya que, de lo contrario, no vamos a poder acceder a los archivos y editarlos de forma sencilla sin pasar por Office.
Si buscamos una alternativa, tanto gratuita como de pago que, además, nos ofrezca espacio de almacenamiento en la nube, ninguna de estas alternativas lo hace, por lo sí que buscamos lo más parecido posible a Office 365, no la vamos a encontrar en ninguna de estas. Pero, si el problema del espacio de almacenamiento ya no es importante para nosotros, cualquier de estas soluciones es perfectamente válida y con las que no vamos a tener ningún problema. Eso sí, no podemos esperar la misma integración de estas con otras plataformas como si podemos encontrar en el conjunto de aplicaciones de ofimática que Microsoft pone a nuestra disposición.
