Que nada se te olvide: une los calendarios de Outlook y Gmail

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta fundamental en nuestros días, y en muchos casos prácticamente indispensable. Es por ello que existen muchas plataformas disponibles a donde es posible crear una cuenta de manera gratuita. Pero entre todas ellas hay dos que destacan en número de usuarios sobre las demás, como son Gmail y Outlook. Cada una de ellas cuenta con su propio calendario en el que apuntar eventos o citas importantes, recordatorios, etc. Esto hace que poder unificar los calendarios de estas dos aplicaciones puede resultarnos de gran utilidad para poder disponer toda la información siempre a mano.

En la actualidad para mantener organizados nuestras actividades diarias, todos los días comienzan y terminan mirando nuestro Calendario de Google. Sin embargo, en el caso de que estemos utilizando los calendarios de Google y Outlook de manera simultánea es posible que podamos confundirnos y aumentar nuestras posibilidades de hacer algo mal en algún momento. Es por ello que, si usamos los calendarios de Outlook y Google para administrar nuestra vida, sincronizarlos es fundamental para evitar conflictos y garantizar que no se pierda los eventos o llamadas que tenemos planificados.

Ya sea porque en el ordenador usemos más un correo o en el móvil otro, bien porque una cuenta sea para uso personal y otra laboral, lo cierto es que tener diversas cuentas en plataformas tan importantes como Gmail y Outlook es bastante habitual. Por ello hoy os vamos a enseñar cómo poder sincronizar ambos calendarios para podamos tener toda la información en ambos a la vez.

¿Por qué sincronizar ambos calendarios?

Mantener dos calendarios diferentes a menudo puede suponernos un problema logístico. Sin embargo, hay algunas situaciones hacen que hacerlo sea necesario, como, por ejemplo:

  • Estamos en dos trabajos que usan cualquiera de los calendarios.
  • Los calendarios pueden tener dos propósitos diferentes: uno como calendario personal y el otro para el trabajo.
  • Viajamos mucho y preferimos Outlook Calendar en el escritorio antes que usar Google Calendar.
  • Utilizamos Google Calendar para colaborar en una tarea especial y nos gustaría que esa misma información también estuviera en Microsoft Outlook.

La forma en la que podemos agregar un Calendario de Google a nuestra cuenta de Outlook va a depender de la plataforma que estemos utilizando. Podemos importar nuestro calendario, agregar toda nuestra cuenta de Google a la aplicación de escritorio de Microsoft o añadir un calendario mientras estamos conectado a nuestra cuenta de Outlook.

Sincroniza ambas cuentas con estas aplicaciones

En internet podemos encontrar diferentes aplicaciones que nos va a facilitar la labor de unificar el contenido de los calendarios de Gmail y Outlook sin mucho esfuerzo.

Outlook Google Calendar Sync, gratis y eficaz

Esta aplicación gratuita nos permite sincronizar los calendarios de Google y Outlook de forma segura, incluidos los asistentes a la reunión, recordatorios, descripciones completas, etc. Es capaz de sincronizar los elementos de cualquier carpeta, incluidos los que tengamos compartidos. Admite todas las versiones de Outlook desde 2003 hasta 2019, así como Microsoft 365 de 64 bits. Además, cuenta con opciones tanto de instalación como portable, por lo que se puede usar desde un dispositivo de almacenamiento externo, como un pendrive o disco duro. Para comenzar a usarlo basta con descargarlo gratis desde este enlace a la página web del desarrollador.

Una vez descargado hacemos doble clic en su ejecutable OutlookGoogleCalendarSync.exe. Esto hará que aparezca una ventana con su menú completamente en inglés. Posteriormente debemos de elegir la cuenta de correo que queremos sincronizar. En primer lugar, seleccionamos el calendario de Outlook, dentro de la pestaña de «Settings». En la parte derecha podemos elegir el calendario por defecto o bien seleccionar uno que tengamos personalizado desde la lista desplegable en «Select Calendar».

Outlook Google Calendar Sync seleccionar calendario

Posteriormente pulsamos en la pestaña de Google. A continuación, hacemos clic en «Retrieve Calendar» (Recuperar calendarios) y se nos abrirá una ventana por defecto para que iniciemos sesión con la cuenta que queremos sincronizar y dar los permisos oportunos.

Outlook Google Calendar Sync recuperar calendario

Una vez terminado, debemos de elegir el tipo de sincronización que queremos hacer, tanto de Outlook a Google como viceversa, desde la pestaña de «Sync Options» (Opciones de sincronización). Desde aquí también podemos elegir las fechas de la sincronización, pues puede que nos interese solo el último mes o año.

Outlook Google Calendar Sync sincronizar

Por último, solo nos queda pulsar en la pestaña superior de Sync. Aquí, una vez esté todo listo pulsamos el botón de «Start Sync» para que se realice la sincronización del calendario de ambas cuentas.

Sync2, rápida y sencilla de usar

Este software nos permite sincronizar y compartir nuestras carpetas de calendarios, contactos y tareas con los servicios de Google. En este caso hablamos de una aplicación de pago, la cual nos permite descargar una versión de prueba gratuita desde este enlace a su sitio web oficial. En el caso de que nos convenza y queramos usarlo de forma permanente debemos de pagar su licencia que tiene un coste de 49.95 euros.

Una vez descargado e instalado, lo ejecutamos y nos aparecerá su asistente de configuración donde nos ofrece diferentes opciones, por lo que debemos de elegir la opción de «Servicios de Google» y pulsar en «Siguiente».

Sync2 Servicios de Google

Posteriormente nos aparece una ventana desde donde debemos de iniciar sesión en nuestra cuenta, pulsando en el botón de «Iniciar Sesión en Google».

Sync2 Iniciar sesión en Google

Una vez hecho esto termina el proceso de configuración pulsando en «Finalizar» para que vincule de forma automática nuestra cuenta de Gmail al calendario de Outlook.

Sync2 sincronización de calendarios

Pasar calendarios de Google a Outlook

Tanto Google como Microsoft nos permite pasar calendarios de una aplicación a otra a través de un archivo. Para pasar calendarios entre Gmail y Outlook primero debemos exportarlo desde Calendar para luego importarlo al gestor de correo de Office. Para poder exportar eventos de Google Calendar debemos de iniciar sesión en nuestra cuenta desde su versión web para PC, y pulsar en este enlace a la página de calendario. Posteriormente hacemos clic en el engranaje en la parte superior derecha de la interfaz y hacemos clic en Configuración.

Google Calendar exportar calendario

A continuación, hacemos clic al calendario correspondiente dentro del apartado «Configuración» de mis calendarios que encontramos en la parte izquierda. Ahora en la parte derecha debemos de ver un botón llamado «Exportar calendario». Esto nos descargará un archivo .zip el cual debemos de descomprimir para obtener el archivo .ics.

Para poder importar el calendario de Google a la aplicación Outlook, debemos de empezar por abrir el gestor de correos de Microsoft. Posteriormente pulsamos en la pestaña «Archivo» y hacemos clic en «Abrir y exportar» e «Importar y exportar». Posteriormente seleccionamos la opción para «Importar un archivo iCalendar (ics)» y pulsamos en Siguiente. Esto hará que se abra el Explorador de Windows para que podamos seleccionar el archivo .ics que habíamos descargado previamente desde Google Calendar.

Outlook importar un archivo de iCalendar

Una vez seleccionado nos aparecerá una ventana emergente donde nos pregunta si deseamos abrirlo como un calendario nuevo o importar los elementos que contiene a nuestro propio calendario. En este caso seleccionamos la opción de «Importar», para que todo el contenido pase a formar parte del calendario de Outlook.

Calendario Outlook importar

¿Y de Outlook a Google?

También tenemos la posibilidad de realizar esta labor de manera inversa. Es decir, descargando en un archivo nuestro calendario de Outlook para posteriormente importarlo en nuestra cuenta de Google Calendar.

Para realizar el proceso inverso y poder exportar el calendario de Outlook para importarlo directamente en Google Calendar debemos de seguir los siguientes pasos. Desde la aplicación pulsamos en la pestaña de «Archivo», posteriormente hacemos clic en «Abrir y exportar» e «Importar y exportar». En la nueva ventana que nos aparece seleccionamos «Exportar a un archivo».

Outlook exportar un archivo

A continuación, seleccionamos «Valores separados por coma» y pulsamos en Siguiente. Elegimos la carpeta que deseamos exportar y guardamos el archivo con extensión .csv.

Outlook exportar archivo csv

Desde Google Calendar pulsamos en el icono de engranaje de la parte superior derecha y hacemos clic en «Configuración». En el menú de la izquierda hacemos clic en el apartado de «Importar y exportar» y en la parte derecha pulsamos en «Seleccionar un archivo del ordenador». Ya solo nos queda seleccionar el archivo .csv que creamos con Outlook y pulsamos en el botón de «Importar».

Sincroniza también la versión web de Outlook con Google

También podemos sincronizar la versión web de Outlook con Google Calendar para lo cual solo necesitaremos de un enlace de Outlook ya que ambas plataformas usan el mismo formato. El proceso es muy sencillo tal y como podemos ver a continuación.

Para comenzar abrimos nuestro correo de Outlook web y pulsamos sobre su menú de Configuración, representado por un icono con forma de engranaje. Esto nos abrirá un menú donde seleccionamos Ver todas las configuraciones de Outlook.

Ver todas las configuraciones de Outlook

En la nueva ventana pulsamos en el apartado de Calendario y luego en Calendarios compartidos. En la parte inferior hacemos dentro de la sección Publicar calendario, seleccionamos Calendario y luego Puede ver todos los detalles. Por último, hacemos clic en Publicar. A continuación, copiamos el enlace ICS que se encuentra justo debajo del enlace HTML para usarlo posteriormente en Google.

Outlook publicar un calendario

Ahora pasamos abrir el calendario de Google y hacemos clic en Otros calendarios que encontramos en la parte inferior de la pantalla. Esto nos desplegará un menú hacia la derecha donde debemos hacer clic en la opción de Desde URL.

Google añadir calendario desde URL

Aquí debemos de pegar el enlace ICS que copiamos de Outlook y pulsamos el botón de Añadir calendario. Tras uno segundos nos aparecerá un mensaje de confirmación de que el calendario ha sido agregado a la página de Google.

Google añadir calendario

A continuación, en la sección Otros calendarios en el área inferior izquierda, veremos nuestro calendario de Outlook que puede seleccionar lo cual quiere decir que hemos completado el proceso de sincronización.

Configurar calendario de Outlook

Ahora podemos guardar el calendario, cambiar sus colores o incluso cambiarle el nombre a fin de poder personalizarlo a nuestro gusto. Si alguna vez decide desconectar los dos calendarios, podemos hacerlo simplemente pasando el cursor sobre el nombre del calendario y haciendo clic en el icono «X».

Calendarios de Outlook y Google juntos en la aplicación Mail

No es lo mismo sincronizar los calendarios de Outlook con Google o viceversa, que configurar en una misma aplicación ambos calendarios de forma independiente. Juntar dos calendarios en uno solo no es buena idea, en especial cuando se trata del calendario del trabajo y del calendario de nuestro tiempo libre. Si realmente queremos separar el tiempo libre del tiempo destinado al trabajo fusionando ambos calendarios en uno no lo conseguiremos. La mejor solución pasa por configurar una aplicación de Windows, como por ejemplo Mail, tanto la cuenta del trabajo como la cuenta particular que utilizamos para gestionar nuestro tiempo libre.

calendario google outlook juntos

Mail, permite añadir tanto cuentas de correo como calendarios de forma independiente. Cada cuenta de correo y cada calendario almacenan sus datos de forma separada. De esta forma, si queremos consultar los planes que tenemos para el fin de semana, no nos vamos a encontrar con todas las anotaciones que tenemos en el calendario de trabajo y que nos entre un bajón solo de pensar todo el trabajo que tenemos pendiente para la siguiente semana. Además, también nos permite acceder a los datos de ambos calendarios de forma conjunta, por lo que se reduce la necesidad de tener que sincronizar o fusionar ambos calendarios utilizando una de las diferentes aplicaciones de las que hemos hablado en este artículo.

Siempre que sea posible, es recomendable evitar sincronizar los datos del trabajo con los del tiempo libre. Pero, si estás buscando una aplicación que unir en uno solo varios calendarios, las alternativas que os hemos mostrado en este artículo son más que válidas.

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