En multitud de empresas y hogares de todo el mundo, se podrían contar por millones, los usuarios usan una aplicación de la utilidad de Excel de Microsoft. Esta es una herramienta centrada en el trabajo con hojas de cálculo que nos ofrece todo lo necesario para facilitarnos las cosas en este sentido.
Como la mayoría de vosotros sabréis de primera mano, este es un programa que se centra en el trabajo con datos numéricos. Esto es algo que se lleva a cabo desde un diseño un tanto peculiar de la interfaz de usuario, pero más que adecuado para estas tareas. Os decimos esto porque Excel nos muestra un escritorio de trabajo dividido en una enorme cantidad de celdas. Estas son las que vamos a utilizar para introducir los datos que deseemos, muchos de ellos numéricos, aunque eso no es todo.
Tipos de objetos que podemos usar en Excel
Esta aplicación de Microsoft que encontramos en la suite de productividad, Office, está preparada para tratar con otros elementos como textos, gráficos, imágenes, etc. Pero todo ello en realidad serán soportes o añadidos a los números y fórmulas en la mayoría de los casos. Es por ello que la firma con sede en Redmond pone a nuestra disposición una enorme cantidad de funciones y características para ayudarnos en estas tareas. Estas las podemos encontrar repartidas por los múltiples menús de la herramienta, pero no solo son para el funcionamiento del programa, sino que también hacen referencia a su aspecto.
Como decimos, para los que no estén acostumbrados, la distribución en celdas de Excel puede resultar un tanto extraña, por lo que preferible poder personalizarla. De ese modo tendremos la posibilidad de adaptar todos los datos, tanto numéricos como de otra índole, a nuestras necesidades. Esto es algo que se hace especialmente necesario, o recomendable, si manejamos hojas de cálculo muy grandes.
Configura las celdas para una mejor comprensión de la hoja
De hecho, la propia Microsoft nos propone entre sus menús, una buena cantidad de funciones integradas en Excel que nos son de ayuda para todo ello. Estas nos permiten adaptar las celdas, y por tanto la interfaz del programa, al proyecto en el que estamos trabajando.
Aunque en un principio pueda parecer una interfaz un tanto compleja debido a la enorme cantidad de celdas que la componen, con el tiempo nos daremos cuenta de que es el mejor diseño para este programa en concreto y sus datos. Hay que tener en cuenta que cada una de las celdas que nos encontramos aquí y que rellenamos con fórmulas o números, pueden funcionar de forma totalmente independiente. Esto quiere decir que podremos trabajar con datos diferentes en cada una de ellas, o establecer diferentes formatos tanto funcionales como de aspecto. Como os podréis imaginar esto nos abre un amplio abanico de posibilidades a la hora de gestionar y trabajar con nuestras hojas de cálculo.
Buena prueba de ello lo encontramos al marcar una celda individual, o grupo de celdas, y pinchamos con el botón derecho del ratón. Es ese momento, entre las opciones del menú contextual, encontramos una llamada Formato de celdas.
Indicar en Excel el tipo de datos con el que trabajamos
Hay que tener presente que a pesar de que los datos numéricos son los más importantes en este programa que forma parte de Office, no son los únicos. Igualmente podemos hacer un uso controlado y personalizable de fechas, monedas, horas, porcentajes, fracciones, etc. Así, aunque muchos de ellos están compuestos de números, en realidad su tratamiento y manejo en muy diferentes entre un formato y otro. De ahí precisamente la importancia de que tengamos la oportunidad de especificar en el programa, el tipo que deseamos usar en cada caso.
Para ello no tenemos más que acceder a la opción de menú contextual comentada antes de Formato de celda. Aquí, en la pestaña de Número concretamente, ya podemos elegir el tipo y formato asociado que deseamos para esa celda o grupo de ellas. Es más, esto no es lo único que podemos hacer desde este mismo apartado, como veremos más adelante. Al mismo tiempo tenemos la posibilidad de añadir marcos personalizados a estos elementos, implementar un color de fondo, asignar fuentes o qué alineación nos viene mejor.
Con todo ello lo que en realidad logramos es que la hoja como tal sea más asequible y comprensible en base a los datos que usemos y su colocación. Aquí, en una hoja de Excel, conviven elementos de la más diversa índole: número, textos, fórmulas, gráficas, tablas, etc. Todos estos formatos que se ofrecen de forma predeterminada nos ayudan a trabajar y diseñar hojas de cálculo más completas y comprensibles en la mayoría de los casos. Evidentemente aquí también entra en juegos nuestro trabajo y conocimientos previos de la aplicación para sí realizar proyectos más comprensibles y debidamente ordenados.
Es por esto por lo que en estas mismas líneas os vamos a mostrar la manera de marcar determinadas celdas para que las podamos distinguir mejor, todo ello con líneas diagonales. Por ejemplo, esto nos puede ser de gran utilidad para señalar aquellas que ya no son válidas, que ya se no han cumplido, etc.; todo dependerá de la naturaleza de la hoja. Así, con algo tan sencillo como lo que os vamos a mostrar a continuación, logramos organizar un poco mejor los datos, o que al menos el proyecto de Excel sea más comprensible.
Marca celdas con líneas diagonales en Excel
Por tanto, si lo que queremos es marcar un número personalizado de celdas de este modo, os mostraremos cómo lograrlo. Para esto lo primero que hacemos es arrancar la aplicación de Office como tal y abrir la hoja en la que estamos trabajando. Luego marcamos las celdas de esta en las que deseamos añadir una línea diagonal, y pinchamos con el botón derecho del ratón. Así, de la lista de opciones que van a aparecer en pantalla, en este caso nos decantamos por “Formato de celdas”.
Tal y como os comentamos antes, en esta ventana y separadas por pestañas, nos encontramos con multitud de funciones muy útiles que nos servirán para personalizar el aspecto de la hoja. Pero lo que a nosotros nos interesa en realidad en este caso, es cruzar las celdas señaladas con líneas.
Una vez en la nueva ventana que aparece, nos situamos en la pestaña llamada “Borde”, donde vemos varias funciones relacionadas con el aspecto de las celdas de la hoja. Pues bien, en la parte inferior de la misma es donde vamos a encontrar los botones que nos interesan en este caso concreto. Decir que son dos y vienen representados por dos líneas diagonales que cruzan la celda por completo, una en cada dirección. Esto nos permite poder controlar con mayor exactitud el diseño que vamos a utilizar en cada celda de forma individual.
Por tanto, ya solo nos queda elegir la opción de estas dos que más nos interese en cada caso. Esto dependerá más de temas estéticos que funcionales, ya que el comportamiento de ambas es el mismo. Eso sí, lo que también podemos hacer es dar un fin u objetivo diferente a las celdas cruzadas hacia un sentido, o hacia el contrario.
Con todo y con ello debemos tener muy en cuenta que las funciones que nos ofrece el programa de Microsoft en este mismo sentido son enormes. Todo ello para intentar facilitarnos las cosas a la hora de diseñar hojas de cálculo más comprensibles y visualmente funcionales. Sin embargo, precisamente en este programa la experiencia que vayamos acumulando con el paso del tiempo es un elemento muy importante. Y es que dominar al máximo una aplicación de la complejidad de Excel es una tarea muy complicada. Por todo ello lo que os recomendamos es aprender bien y controlar las funciones que más vamos a usar y necesitar en nuestros proyectos para así exprimir al máximo esta solución software.
Otras opciones
Si la versión de Office que utilizamos es muy antigua y no nos ofrece la función que nos permite crear una línea en diagonal sobre una celda o queremos que esa línea ocupa más de una celda, podemos recurrir a utilizar la herramienta Formas para crear una línea de forma manual en las celdas donde queremos que se muestren. Para crear una línea en diagonal sobre las celdas que queramos, debemos acceder a la cinta de opciones Insertar. A continuación, pulsamos en el botón Forma y seleccionamos la línea, la primera opción que se muestren en la sección Líneas. Finalmente, tan solo debemos establecer donde queremos que inicie la línea y donde queremos que acabe.
Una vez hemos creado la línea, podemos moverla fácilmente desde cualquier de los bordes. Además, también podemos cambiar el color, añadirle un borde o incluso cambiar el formato. Para hacerlo, tan solo debemos seleccionar la línea que hemos creado y, sin mover el ratón, pulsar el botón derecho para acceder al menú contextual de opciones del elemento que hemos creado. Además, podemos convertirla en una flecha si cambiamos de opinión. Si queremos eliminarla, porque ya no nos es de utilidad, tan solo debemos seleccionarla y pulsar el botón Supr del teclado.
Al final, independientemente de si utilizamos la función disponible en el apartado Bordes como si optamos por trazar una línea, el resultado es el mismo. Sin embargo, utilizando este último método, tenemos un mayor control sobre el diseño que podemos darle a la línea, una opción que no está disponible utilizando el primero de todos. Además, podemos darle un toque de color y añadir una sombre para darle un toque más llamativo si es lo que pretendemos.
Funciones para destacar contenidos
Con todo y con ello el programa de Microsoft nos ofrece otras muchas características integradas que nos serán de ayuda a la hora de destacar o llamar la atención sobre determinados contenidos. Tal y como sucede en la mayoría de los programas ofimáticos, en Excel tenemos la posibilidad de aumentar o disminuir el tamaño de las fuentes de todo aquello que introducimos en las diferentes telas. También merece la pena saber que tendremos la posibilidad de establecer colores para esas fuentes, o cambiar la tonalidad de fondo de las correspondientes celdas que especifiquemos.
Asimismo, podremos resaltar algunas de estas celdas que os comentamos personalizando el aspecto de sus bordes y así hacer más visibles todos esos contenidos albergados. Aquí ya entra en juego nuestra creatividad o el formato de la hoja de cálculo para facilitar su consulta y visualización.