Destaca los valores negativos de Excel en rojo con este truco

Destaca los valores negativos de Excel en rojo con este truco

David Onieva

Ya trabajemos en una empresa o queramos llevar a contabilidad de casa de manera organizadas desde el PC, Microsoft Excel es una propuesta muy interesante. Este es uno de los programas más usados a nivel mundial, por lo que su importancia en el sector del software es extrema, como muchos de vosotros ya sabréis.

Lo cierto es que en un principio impone mucho respeto debido, entre otras cosas, a la interfaz que nos presenta, y a la enorme cantidad de funciones que ofrece. Pero hay que admitir que a la hora de trabajar con datos numéricos, es la mejor opción de la que podemos echar mano. De hecho es un software que lleva a una buena cantidad de años entre nosotros y no para de mejorar y aumentar su versatilidad. De ahí que se use en todo tipo de entornos y sea válido para la mayoría de los usuarios.

Por otro lado, aunque en un principio pueda parecer complejo, que lo es, también depende de cuánto queramos profundizar en su utilización. Hay que tener en cuenta que aquí disponemos de fórmulas y funciones de todos los tipos, tanto básicas como muy complejas. En gran medida todo ello dependerá de lo que necesitemos o del grado de complejidad de busquemos. Por tanto, para aquellos que no lo conozcáis demasiado, diremos que Excel es una aplicación que funciona como una hoja de cálculo que se usa en todo el mundo.

Algunas funciones desconocidas de Excel

Pero esta es una solución software que no solo se centra en el tratamiento con números y fórmulas, sino que va mucho más allá. Os contamos esto porque en estos momentos y gracias a las funcionalidades que nos presenta, además tenemos la posibilidad de usar otros elementos. Aquí nos referimos a objetos tales como tablas, imágenes, gráficos, etc.

Objetos Excel

Todo ello nos será de enorme utilidad a la hora de dar un valor añadido a nuestro trabajo aquí. De hecho podemos afirmar que el programa como tal dispone de una buena cantidad de funciones que seguramente aún no conocemos y que son de utilidad.

Este es precisamente el caso del que os queremos hablar en estas mismas líneas. Y es que a continuación os vamos a hablar de una función muy sencilla, pero que os será muy útil en la mayoría de las hojas que hagáis. Para que nos hagamos una idea de lo que estamos hablando, empezaremos diciendo que este es un programa que por defecto nos muestra los números negativos con un signo menos. Esto se hace, como os podréis imaginar, con el fin de que podamos identificar estos valores de un solo vistazo.

Marcar los valores negativos en Excel en rojo

Pero también se puede dar el caso de que al mismo tiempo este método no nos termine de convencer del todo. Por tanto, para personalizar este sistema de visualización, el programa ofrece algunas opciones diferentes. Con esto lo que logramos es dar otro formato a los números negativos y poder distinguirlos mejor. Por todo lo comentado os diremos que en estas mismas líneas os vamos a mostrar la manera de cambiar la manera de ver por defecto de los números negativos en Excel. Para todo ello os vamos a mostrar cómo podéis configurar todo ello y así poder configurar un formato personalizado.

De hecho hay que tener en cuenta que el programa nos ofrece diferentes opciones incorporadas para esto. En gran medida dependerá de la región y los ajustes de idioma del propio sistema operativo. Con esto lo que queremos decir es que en la mayoría de las regiones podremos ver estos números negativos en rojo, en negro, o entre paréntesis. De igual modo lo habitual es que se muestren con o sin signo de menos en ambos colores.

negativos en Excel

Por tanto a continuación vamos a repasar la manera de añadir opciones adicionales y así personalizar el formato de los números negativos en el programa de Microsoft. Con esto lo que realmente vamos a lograr es cambiar a un formato diferente. Por tanto lo primero que debemos hacer es pulsar con el botón derecho del ratón en una celda o rango de celdas seleccionadas con las que vamos a tratar. A continuación tendremos que hacer clic en la opción de Formato de celdas del menú contextual del programa.

Formato de celdas

Por tanto, en la siguiente ventana que aparece en pantalla, nos situamos en la pestaña llamada Número. Tras ello, en el panel de la izquierda donde vemos un listado, seleccionamos la categoría llamada igualmente Número. Será en ese instante cuando en el panel de la derecha ya tendremos la posibilidad de elegir una de las opciones mostradas en el apartado de Números negativos. Por tanto tenemos que seleccionar una de las propuestas compatibles que aquí se muestran, y para guardar los cambios pulsamos en el botón de Aceptar.

Formatos negativos

De este modo, en el caso de que por ejemplo nos decantemos por el color rojo que vemos entre las muestras, a partir de ese momento todos estos números negativos se destacarán en este color cuando estemos diseñando nuestra hoja de cálculo.

Crear un formato de número negativo personalizado

Otro punto que debemos tener muy en cuenta, es que el programa igualmente nos da la oportunidad de crear nuestros propios formatos. Con esto lo que queremos decir es que vamos a disponer de un mayor control sobre cómo se visualizan los datos con lo que trabajemos. Para ello lo primero que hacemos es clic con el botón derecho en una celda y volvemos a seleccionar Formato de celdas. Después, igualmente nos situamos en la pestaña Número y nos decantamos por la categoría Personalizada del panel izquierdo.

Negativos personalizados

Por tanto en ese momento nos vamos a encontrar con una lista con diferentes formatos en el panel derecho de la ventana. Decir que cada uno de ellos consta de un máximo de cuatro secciones separadas por punto y coma entre ellas. La primera es para valores positivos, la segunda para los negativos, la tercera para valores cero y la última para los textos.

Estas son muestras que nos presenta Excel para que nos hagamos una idea, pero podemos crear nuestro propio formato. Por ejemplo, si deseamos visualizar un formato de número negativo, en rojo, entre paréntesis y sin decimales, el formato a crear sería el siguiente: #,##0;[Rojo](#,##0). Esto es lo que tendríamos que introducir en el cuadro Tipo.