Nunca envíes un PDF o Word por correo sin hacer esto antes

Nunca envíes un PDF o Word por correo sin hacer esto antes

David Onieva

En los tiempos que corren trabajamos con todo tipo de archivos tanto de manera local como online desde nuestro equipo. Debido al enorme crecimiento de todo aquello relacionado con el modo de uso ofimático, hay determinados ficheros que usamos prácticamente a diario.

En concreto nos referimos a aquellos documentos propios que creamos con programas tales como los que forman parte de la suite Office de Microsoft. Evidentemente aquí también entran en juego los archivos personales que generamos con otras aplicaciones similares o incluso los conocidos como PDF. Son contenidos que por regla general albergan información personal, ya sea propia o de nuestro trabajo, y que no deseamos que caiga en malas manos bajo ningún concepto.

En el caso de que vayamos a trabajar de manera local archivos propios que os comentamos, generalmente no debemos tomar precauciones adicionales. Cierto es que nunca estará de más, pero no es obligatorio si nadie más va a acceder a estos contenidos. Otro caso muy diferente es en el supuesto, algo además cada vez más habitual, de que nos dispongamos a compartir esos archivos. Nos referimos a la posibilidad de que, por una razón u otra, nos dispongamos a enviar por correo o alguna otra vía online, un archivo que hayamos creado en Word o un PDF.

Si vamos a enviar ese fichero a cualquier otra persona, generalmente es muy posible que contenga información privada que no deseamos compartir con el resto del mundo. De ahí que deberíamos tomar una medida de precaución casi obligatoria para así proteger todo ello. Es algo que nos llevará tan solo unos segundos y que nos evitará disgustos en el futuro.

Protege los DOCX Y los PDF antes de compartirlos

Y es que lo más recomendable en estos casos antes de enviar, sea por la vía que sea, estos archivos, es protegerlos de algún modo. En concreto nos referimos a la posibilidad de encriptar su contenido y establecer una contraseña de acceso para que nadie más pueda ver lo que albergan. Puede dar el caso de que, por algún error del programa o propio, compartamos esos ficheros con quien no deseábamos en un principio.

Igualmente se puede dar la circunstancia de que seamos víctimas de algún tipo de ataque y esos ficheros caigan en malas manos. Si los enviamos tal y como los creamos de forma predeterminada, cualquier otro puede acceder al contenido almacenado en ese archivo de Word o en el PDF. Sin embargo, con este sencillo paso de protección, en segundos convertiremos ese fichero en inaccesible para quien no tenga la clave de acceso.

De hecho, podemos apuntar que la mayoría de los programas que nos sirven para editar y crear estos documentos, hoy día cuentan con funciones de seguridad para protegerlos. Por ejemplo, al echar mano de la funcionalidad Guardar como de Word, en el apartado de Herramientas / Opciones generales, tendremos la posibilidad de definir una contraseña para proteger ese documento en concreto. Esta es una función que se hace extensible a la mayoría de las aplicaciones encargadas de trabajar con estos archivos de texto o con PDFs.

Word contraseña

Evidentemente la misma se la debemos proporcionar al destinatario o destinatarios del documento que vamos a compartir a través de internet. Esto es algo que podremos hacer a través de alguna otra vía segura para que así se pueda abrir el fichero sin problemas.

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