11 trucos para Word que no conoces: ahorra tiempo y mejora tu productividad al escribir

A continuación os vamos a dejar una serie de trucos muy útiles en el día a día para Word que no solo nos van a permitir ahorrar tiempo, sino que también nos ayudarán a crear un documento lo más profesional posible sin dolores de cabeza ni complicadas tareas manuales.

Añadir el número de página a los documentos

También podemos hacer uso de la numeración de páginas para organizar mejor nuestros documentos. Esto es algo que no viene activado por defecto, por lo que nos tenemos que situar en Insertar, donde seleccionamos la opción de Número de página. A continuación, aparece un menú en el que podemos elegir la posición de este antes de insertarlo.

Evita distracciones usando el Modo lectura de Word

Por regla general este es un programa ofimático que usamos para crear nuevos textos propios, pero también para revisarlos y editarlos. Es por ello que, en el caso de que necesitemos una concentración total, el programa nos presenta el denominado como Modo lectura de Word para evitar distracciones. Llegados a este punto os diremos que se trata de un modo de visualización en el que veremos el documento en el que estamos trabajando, pero como si de una página web se tratase.

Como os podréis imaginar, esto elimina buena parte de los menús y opciones personalizables del programa, lo que evita elementos que nos podrían distraer al leer. Por tanto, decir que si queréis activar esta funcionalidad, lo podréis hacer desde el menú Vista / Modo lectura. Al mismo tiempo hay que saber que funcionando de esta manera, aunque desaparecen muchos elementos del programa, a su vez se amplía el área de visualización. También hay que saber que desde la misma no podremos hacer cambios en los textos de manera directa.

Inserta líneas en tus documentos para separar párrafos

El poder añadir algunas líneas a los documentos, nos puede ayudar a organizar sus contenidos. Por tanto, para poder hacer esto que os comentamos, lo mejor que podemos hacer es escribir tres caracteres iguales en una línea y pulsar Intro para insertar la línea completa.

Dependiendo del caracterer que usemos, la línea será de un tipo u otro. Por ejemplo, el guion simple nos añade una línea simple; la barra baja una línea en negrita; y el igual una doble línea.

Crear tablas de contenidos en Word

Al mismo tiempo, el uso de tablas de contenidos nos será de gran ayuda en nuestros documentos de Word. Esto nos va a servir para poder estructurar de la mejor manera aquellos datos que estamos introduciendo. Es más, la utilidad de esta funcionalidad se hará especialmente palpable si ese documento es muy grande y tiene muchas páginas.

Por tanto, para poder lograr esto que os comentamos, debemos situarnos en el menú Referencias y pinchar en la opción Tabla de contenido de la parte derecha. Entonces ya podemos seleccionar el formato que más nos interese en este sentido dependiendo del tipo de documento que trabajamos.

Cambia mayúsculas por minúsculas y viceversa

Más que al crear, al editar textos de otros nos podemos encontrar ante la tesitura de que necesitemos cambiar todo un texto de mayúsculas a minúsculas. Esto es algo que igualmente se puede producir, al contrario, por lo que vamos a evitar el tener que teclear todo el texto de nuevo. Para ello el programa de Microsoft nos presenta un sencillo truco que permite hacerlo en pocos segundos. Tan solo tenemos que seleccionar el texto que vamos a modificar y desde el menú Inicio, pulsamos sobre el icono que muestra una A mayúscula y otra minúscula. Esto ya nos permitirá hacer la conversión, por lo que elegimos la opción que necesitemos en ese momento.

Genera textos de manera aleatoria y automática

En el supuesto de que necesitemos hacer algún tipo de prueba en los documentos de Word y requerimos generar varios párrafos, no es necesario que los escribamos a mano. Os decimos esto porque el programa cuenta con una función que nos permite crear párrafos de manera automatizada. Así, no tenemos más que escribir el comando =rand(número de párrafos, número de frases) para que el texto aparezca en pantalla por arte magia.

Por ejemplo, si escribimos en nuestro documento de Word =rand(5,7), esto nos ahorrará una buena cantidad de tiempo en determinados casos al crear un total de cinco párrafos compuestos de siete frases cada uno.

Realiza búsquedas inteligentes

A la hora de llevar a cabo documentos con un contenido un tanto más complejo, como por ejemplo sucede con los trabajos de investigación, el navegador puede ser un gran aliado. Pero os diremos que desde el propio Word también podremos hacer búsquedas en Internet de determinados términos. Esto nos permitirá tener acceso a una enorme cantidad de información interesante sin salir del programa.

Esto es algo que encontramos en el menú Revisar de la interfaz principal de Word. A continuación, no tenemos más que pinchar en Búsqueda inteligente tras marcar el término en cuestión del texto. Aparecerá un nuevo panel a la derecha con todo de informaciones y fotos relacionadas.

Usar el traductor integrado

Esto es algo que cada vez es más habitual, nos referimos a la posibilidad de tener que trabajar con textos en otro idioma. Al mismo tiempo nos podemos encontrar ante la situación de que lo tenemos que crear nosotros mismos en otra lengua, por lo que este programa nos ofrece la posibilidad de traducir directamente todo el documento en Word, o una parte del mismo.

Como os podréis imaginar, esto nos será de gran ayuda y nos podrá ahorrar una buena cantidad de tiempo. Para traducir un texto desde el mismo Word, seleccionamos el mismo y nos situamos en la opción de menú Revisar / Idioma. Entonces ahí ya veremos un botón llamado Traducir, donde elegimos el idioma con el que deseamos trabajar, ya sea para todo el archivo, o para solo una parte.

Localiza y usa sinónimos en tus textos de Word

Al igual que ocurría en el caso anterior, también resulta interesante el uso de sinónimos para que el texto sea más completo y rico. Esto puede suceder si trabajamos en un documento muy extenso, donde en numerosas ocasiones vemos que repetimos mucho una determinada palabra. Dicho esto, este programa también nos ayudará a encontrar sinónimos de un modo efectivo y rápido.

Aquí seleccionamos la palabra que nos preocupa y hacemos clic con el botón derecho para, en este caso, decantarnos por la opción de menú Sinónimos. Entonces veremos que en pantalla aparece un listado con varias opciones donde elegimos la que nos interese.

Añade marcas de agua a tus documentos

Estos son elementos que habitualmente se utilizan en elementos multimedia como las fotografías o los vídeos. Así, estas marcas de agua nos permiten que estos archivos queden señalados como propios e informemos al resto de los que los visualicen. Sin embargo, esta misma tarea, como no podía ser de otro modo, igualmente la podremos llevar a cabo desde Word. Con todo ello logramos evitar que otras personas copien nuestros documentos y los hagan como suyos.

Por tanto, como os comentamos, el programa permite añadir una marca de agua a nuestro documento personal. Esto es algo que logramos desde la opción del menú Diseño, donde buscamos el apartado llamado Fondo de página y ahí ya veremos la opción de Marca de agua. Aquí ya podemos elegir alguna de las predeterminadas o añadir una propia y personalizada.

Protege tus documentos con contraseña

La seguridad es algo que ha ganado en importancia a lo largo de los últimos años, más desde la llegada, para quedarse, de Internet. Y es que en multitud de ocasiones enviamos y compartimos todo tipo de ficheros, incluidos los de MS Word. Por tanto, llagado el caso, se puede dar la circunstancia de que deseemos proteger un documento en Word con contraseña para que nadie pueda abrirlo y acceder a los textos escritos.

Por tanto, a continuación, os vamos a mostrar la manera de lograr todo esto. Lo primero que hacemos es, a la hora de guardar el documento como tal desde la opción a Archivo / Guardar como, echar un vistazo a esa ventana. Y es que en la parte inferior de la misma veremos una lista desplegable dentro de Herramientas, donde elegimos Opciones Generales. A continuación se abrirá una nueva ventana en la que ya podremos especificar las correspondientes contraseñas para ese documento en concreto.