Trucos para gestionar mejor tu biblioteca de documentos DOCX y XLSX

Al igual que sucede con otros tipos de contenidos, los archivos musicales se han convertido en algo habitual en la mayoría de los PCs actuales. De hecho, en muchas ocasiones nos encontramos con cientos o incluso miles de ficheros de este tipo correspondientes a nuestra biblioteca de documentos ofimáticos.

Estos se han convertido en el claro sustituto de las innumerables cajas de CDs o DVDs de antaño con sus archivos que guardábamos como si fueran un tesoro. Al igual que sucede con los libros de papel, su sustituto digital ofrece algunas interesantes ventajas. No cabe duda de que entre estas podemos destacar el poco espacio que ocupan a nivel físico, ya que esto se traslada a nuestras unidades de disco. Pero debemos tener en cuenta que este espacio de los discos duros es algo muy valioso, por lo que no lo debemos desperdiciar.

Para evitar esto, una de las medidas que podemos utilizar a la hora de hablar de los archivos ofimáticos, es llevar a cabo una buena gestión y organización de estos. Esto nos ayudará en multitud de ocasiones funcionamiento relacionados con estos archivos de texto u hojas de cálculo. Precisamente de todo ello de lo que queremos hablar en estas mismas líneas, por lo que os daremos algunos consejos para gestionar de la mejor manera vuestra biblioteca propia de estos contenidos.

Crear carpetas y subcarpetas para organizar

Tal y como os comentamos anteriormente en este caso nos podemos encontrar con que disponemos de miles de archivos independientes correspondientes a nuestros documentos DOCX o XLSX, por ejemplo. En conjunto todos ellos componen nuestra biblioteca estos contenidos, aunque posiblemente esté un tanto desorganizada. Si nos vamos a centrar en el sistema operativo Windows para gestionar y organizar todos estos contenidos, qué mejor que echar mano de carpetas y subcarpetas.

Estos elementos nos servirán para hacer las veces de contenedores con sus correspondientes nombres representativos. Estos nombres que os comentamos podrán hacer referencia a los años de lanzamiento, programa al que pertenecen, formato concreto, tipos de datos, etc. A partir de ahí podremos crear subcarpetas y así sucesivamente para organizar nuestra biblioteca de manera conveniente. Cierto es que esta tarea puede ser un tanto tediosa, pero tan solo tendremos que hacer la primera vez. A partir de ahí no nos queda más que ir rellenando esos apartados con nuestros documentos personales.

Añadir y modificar metadatos a los documentos

Aunque en un principio no los veamos, debemos tener en cuenta que estos archivos ofimáticos a los que nos referimos aquí, en muchas ocasiones cuentan con sus propios metadatos. Estos son una serie de datos ocultos que contienen valiosa información acerca del propio archivo y que igualmente nos puede servir para su organización.

Es por ello por lo que hay determinadas aplicaciones de terceros centradas en el manejo de estos metadatos. Por ejemplo, podemos utilizar la aplicación web llamada ExtractMetada que nos será de mucha ayuda con estos documentos ofimáticos y otros formatos.

Usa unidades externas para tu biblioteca

Antes nos hemos hablado de la posibilidad de crear una correcta estructura de datos en vuestras unidades de disco. Aquí resultan fundamentales elementos tales como las carpetas que utilizamos normalmente en un sistema como Windows. ya os hemos dicho que esta puede ser una tarea en un principio tediosa, pero una vez que le hayamos organizado, todo serán ventajas.

Pero al mismo tiempo si queremos ir un paso más allá en todo lo relacionado con la organización de nuestra biblioteca de documentos, podemos hacerlo. Con esto lo que os queremos decir es que tenemos en la posibilidad de hacer uso de unidades externas USB. Y es que no siempre vamos a necesitar tener a nuestra disposición de primera mano estos documentos. Así, estas unidades externas las podremos utilizar como un medio eficiente de almacenamiento para guardar nuestra biblioteca ofimática.

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