Trucos de Excel que te ayudarán a ser más rápido y eficiente

Una de las aplicaciones de ofimática más utilizada tanto a nivel laboral como doméstico o estudiantil es Excel. Y es que el programa para realizar hojas de cálculos que encontramos dentro de la suite Office y Microsoft 365, es uno de los más usados a nivel mundial. Con ella podremos generar informes financieros, presupuestos, facturas, contabilidad, así como todo aquello que podamos expresar con tablas de cuentas y gráficas.

Excel se puede utilizar también para realizar operaciones básicas para que cualquier usuario sin conocimientos previos pueda desenvolverse en su interfaz. Es por ello que es importante conocer algunos elementos claves de la aplicación que nos puede ayudar a ser más rápidos y eficientes en nuestras tareas cotidianas. Aunque en ocasiones pueda parecer que trabajar con Excel es complicado, existen trucos que nos ayudan que trabajar con hojas de cálculo sea lo más simple y productivo posible.

Usa la función de Autocompletar

Una función que no podemos pasar de conocer en Excel y que nos va a ayudar a ser mucho más rápidos y productivos es su Autocompletar. Esta herramienta nos va a ayudar a insertar rápidamente funciones y argumentos mientras minimiza los errores que podamos cometer de escritura y sintaxis. Este menú nos muestra las opciones disponibles en función del contexto para que podamos elegir lo que deseamos insertar en la fórmula. Esta función es especialmente útil para aplicar las mismas fórmulas de una casilla a las casillas consecutivas. Por ejemplo, si sumamos en la casilla D1 los valores A1, B1 y C1 podemos utilizar el autocompletar para que la casilla D2 sume los valores de A, B2 y C2 y así sucesivamente. También nos puede servir para autocompletar palabras que ya hemos escritor previamente.

Excel Autocompletar

Domina los atajos de teclado

Otro truco que debemos aprovechar de Excel para trabajar de manera más eficiente es aprender a dominar los atajos de teclados que nos servirá para movernos de forma rápida por nuestro documento, así como realizar determinadas tareas. Algunos de los atajos más útiles son:

  • Control + Shift + derecha: seleccionar los datos en la fila, desde la celda seleccionada hasta el último hacia la derecha.
  • Control + Shift + izquierda: seleccionar los datos en la fila, desde la celda seleccionada hasta el primero hacia la izquierda.
  • Control + Shift + abajo: seleccionar los datos en la columna, desde la celda seleccionada hasta el último.
  • Control + Shift + arriba: seleccionar los datos en la columna, desde la celda seleccionada hasta el primero.
  • Máyús + Ta: desplazar a la celda anterior de una hoja de cálculo o la opción anterior de un cuadro de diálogo.
  • Ctrl + Mayus + Fin: extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada en la hoja de cálculo.
  • Ctrl + Alt + =: Acercar
  • Ctrl+ Alt + -: Alejar

Aprovecha las plantillas predefinidas para ahorrar tiempo

En el caso de que tengamos que trabajar con el mismo tipo de documentos, la posibilidad de usar plantillas predefinidas nos puede servir para trabajar de forma más rápida y cómoda en Excel. La aplicación cuenta con plantillas incluidas para que podamos seleccionarlas rápidamente, al igual que podemos usar plantillas descargas desde Internet. Gracias a ellas no será necesario empezar desde cero cuando queramos hacer facturas, inventarios, presupuestos, agendas, horarios u otros tipos de documentos.

Excel plantillas

Usa el corrector automático y revisa la autografía

En el caso de que tengamos que escribir el mismo dato repetidas veces, pero nos resulta complicado de escribir, podemos probar a usar la función de Corrector automático. Esta herramienta se va a encargar de reemplazar el texto que ingresemos por el dato correcto. Para ello basta con pulsar en Archivo y posteriormente en el apartado de Opciones. Ahora pulsamos en Revisión y por último en Opciones de Autocorrección. Aquí debemos de ingresar los textos que queramos en el campo de Reemplazar. Con la autocorrección podremos corregir los errores de texto de fórmulas, controles de hoja, cuadros de texto y etiquetas de gráfico.

Excel Autocorrección

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