Con esta nueva función de Google Docs, se acabó el gran problema al compartir documentos
Una de las principales ventajas de utilizar Google Docs como plataforma para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones es la facilidad para compartirlos con otras personas, sin que sea necesario pagar una suscripción como sucede con Microsoft 365 ya que, además, los documentos se almacenan directamente en la nube de Google, lo que puede suponer un problema o una ventaja según se mire.
Si trabajas habitualmente con documentos compartidos, especialmente con hojas de cálculo, Google ha introducido una nueva función que se encarga de enviar un correo electrónico a los propietarios del documento cuando se cumplen determinadas condiciones como añadir o borrar una línea o columna, modificar los datos de una celda, cambiar el formato entre otros.
Esta función es especialmente útil en hojas de cálculo donde se establecen valores mínimos que no deben caer por debajo de un mínimo, como inventarios, análisis de pronósticos, proyecciones de crecimiento, días restantes para acabar un proyecto por citar algunos ejemplosss.
Al configurar esta función, el propietario y todas las personas que tienen acceso a la hoja de cálculo compartida, pueden configurar las notificaciones para que le lleguen tanto a él como a cualquier otra persona involucrada en el proyecto que necesite conocer de inmediato esa información.
De esta forma, no será necesario investigar en el historial de cambios de la hoja compartida, quien ha hecho cambios en esta, ya que lo sabremos al instante. Si bien es cierto que Google Docs permite proteger los documentos compartidos para que nadie más que el propietario pueda modificarlos, muy poca gente lo hace.
Notificar por correo cambios en una hoja de cálculo
Esta nueva función estará disponible a través del apartado Herramientas, donde también podemos configurar otro tipo de notificaciones, desde la opción Notificaciones condicionales > Añadir regla.
A continuación, se abrirá un nuevo panel en la derecha de la hoja de cálculo donde, en primer lugar, debemos ponerle un nombre para poder identificarla si es necesario eliminarla o modificarla, elegir el tipo de cambio (cambia el valor; se añade o eliminan valores, celdas o columnas entre otros) y seleccionar en que rango de celdas aplicar la regla.
Finalmente, debemos seleccionar a quien queremos enviar la notificación. Como hemos comentado más arriba, podemos enviar la notificación al propietario de la hoja y/o a los usuarios que tienen acceso a esta. No se pueden enviar notificaciones a usuarios que no tengan acceso directo al documento, más que nada porque no tiene ningún sentido, ya que, al no poder acceder, poco le pueden importar los cambios que se produzcan en su interior.
Disponibilidad
Esta función se suma a la que ya ofrecía Google Docs y que permite enviar un email al propietario y personas con acceso a un documento cuando se añade o modifica un comentario en la hoja de cálculo.
Google acaba de presentar esta nueva funcionalidad por lo que todavía no está disponible en todos los países. En un primer momento, llegará a los usuarios de pago de Google Workspace para, posteriormente llegar a todos los usuarios que tienen cuentas personales de Google, por lo que, si como usuario particular estás interesando en utilizar esta nueva función, tendrás que esperar unas cuentas semanas.
