Si nuestra cuenta de Gmail tiene más actividad que una tienda de chuches a la puerta un colegio, y nos hemos cansado de perder el tiempo organizándolos cada poco tiempo, ha llegado el momento poner orden y empezar a utilizar la función de filtros de Gmail, una función que muy poca gente utiliza porque, inicialmente, parece mucho más compleja de lo que es.
La función filtros de Gmail permite crear una serie de condiciones que, si se cumplen, se activan automáticamente cada vez que recibimos un mensaje en la bandeja de entrada, por lo que es la mejor (y podríamos decir la única) forma de poner orden en el caos de cualquier cuenta de correo electrónico, tanto si la utilizamos para trabajar como si la utilizamos de forma esporádica.
No solo es importante poner orden en la bandeja de entrada para tenerla organizada, sino que, además, también nos permite ahorrar mucho espacio de almacenamiento, ya que podemos configurar el funcionamiento de los filtros para que, automáticamente, borre determinados correos que recibimos habitualmente que no nos interesan pero que nunca tomamos las medidas para dejar de recibirlos.
Cómo crear un filtro en Gmail
Antes de hablar de cuáles son los mejores filtros que podemos utilizar, es importante saber dónde se encuentra esta función. Para crear filtros, debemos pulsar en la rueda dentada situada en la parte superior derecha y seleccionar la opción Ver todos los ajustes. A continuación, en la parte superior, pulsamos en Filtros y direcciones bloqueadas.
Mejores filtros de correo para Gmail
Dependiendo de que tipo de correos recibas y si te gusta o no conservarlos, puedes modificar la configuración de los filtros que os mostramos a continuación.
Archivar lo importante
Almacenar las facturas que recibimos de Internet, agua, luz y demás servicios en la bandeja de entrada no tiene sentido. Para que estos correos desaparezcan de la bandeja de entrada, pero sigan estando disponibles si los queremos consultar, debemos crear un filtro donde debemos escribir «factura» sin las comillas en el campo Contiene las palabras y en la siguiente ventana marcar la casilla Saltar recibidos (Archivarlo).
Si queremos aplicar este filtro en la bandeja de entrada, podemos marcar la casilla Aplicar filtros a las conversaciones que cumplan los criterios.
Eliminar newsletters
Todos los correos considerados como newsletter, aunque no incluyan esta palabra, si incluyen las palabras «darte de baja» o «unsubscribe». Estos son los términos (sin las comillas) que debemos aplicar en el apartado Contiene las palabras, pulsar en Crear filtro y seguidamente, marcar la casilla Eliminar.
Clasificar email con etiquetas
Aplicar etiquetas de los correos que recibimos es una función que permite encontrar todos los correos de un mismo destinatario en un mismo lugar sin tener que ir buscando en la bandeja de entrada. Debemos crear una etiqueta por cada correo a no ser que queramos almacenar todos los correos de un mismo dominio.
Para clasificar los correos por etiquetas, en el campo De, debemos escribir la dirección de correo del remitente y pulsar en Crear filtro. A continuación, pulsamos en Aplicar etiqueta y pulsamos en el desplegable para crear la etiqueta con la que queremos identificar todos los correos.
Finalmente, pulsamos en Aplicar filtros a las conversaciones que cumplan los criterios para aplicarlo a todos los correos de la bandeja de entrada que hemos recibido anteriormente.
Borrar emails que ocupan más espacio
A no ser que paguemos con una suscripción a Google One, el espacio de almacenamiento de la cuenta de Gmail es limita a 15 GB, espacio que se comparte con Google Fotos y Google Drive, por lo que es, es recomendable hacer limpieza periódicamente de los emails que incluyen archivos adjuntos.
Para hacerlos siempre en cuenta y que no se nos olviden revisarlos, podemos crear una nueva etiqueta donde los emails con archivos adjuntos que superen cierta cantidad de MBs . Para crear este filtro, desde la pantalla principal de la función Crear un filtro, debemos marcar la asilla Contiene archivos adjuntos y en Tamaño, establecer el tamaño del adjunto que queremos aplicar al filtro.
En la siguiente ventana, marcamos Aplicar la etiqueta y creamos una nueva. Otra opción pasa por macar la casilla Eliminar para que, conforme lleguen a la bandeja de entrada, se eliminen directamente.
Al igual que con los filtros anteriores, pulsamos en el botón Aplicar filtros a las conversaciones que cumplan los criterios, nos permitirá hacer limpieza de archivos adjuntos que cumplan con las condiciones establecidas.
