La plataforma de almacenamiento Google Drive es la más utilizada en todo el mundo por diferentes motivos, siendo el principal que nos ofrece hasta 15 GB de forma totalmente gratuita, espacio suficiente para almacenar nuestros documentos del día a día o incluso copias de seguridad.
Si, además, queremos guardar una copia de todas las fotos y vídeos que hacemos con nuestro móvil, también podemos hacerlo, aunque el espacio disponible se reducirá ya que estos 15 GB se comparten con Gmail y Google Fotos.
Tanto si estamos trabajando de forma colaborativa en algún archivo, como si tenemos la necesidad de compartirlo, Google Drive nos ofrece diferentes métodos para compartir archivos o incluso carpetas de una forma muy rápida y sencilla.
Pero, antes de nada, lo primero que debemos analizar es si queremos que el archivo esté accesible para todo el mundo de forma pública a través de un enlace, si queremos limitar el número de personas que tendrán acceso (opción recomendada) y si queremos limitar algunas acciones como la impresión o descargar del documento o carpeta.
Compartir archivos y carpetas con determinadas personas
Si no utilizamos la aplicación Google Drive en nuestro PC, podemos utilizar la versión web de Google Drive para compartir cualquier documento, archivo o carpeta que tengamos almacenados en la nube de Google. El proceso con la aplicación y con la versión web es exactamente el mismo, lo único que cambia es desde donde lo hacemos.
El proceso es exactamente el mismo tanto si se trata un archivo, varios archivos o de carpetas y lo podemos realizar siguiendo los pasos que os mostramos a continuación.
En primer lugar, desde la web de Google Drive, accedemos al archivo o carpeta que queremos compartir y pulsamos el botón derecho del ratón y nos desplazamos a la opción Compartir. De las opciones que se muestran, pulsamos en Compartir.
Al pulsar en la opción Compartir, se abrirá una nueva ventana donde debemos añadir el correo electrónico de las personas con las que queremos compartir el archivo dentro del cuadro Añadir personas y grupos.
Al introducir el correo electrónico de cada persona, se abrirá una nueva venta donde debemos establecer qué tipo de permisos (lector, comentador o editor) esa persona. Si queremos que los usuarios reciban una notificación, debemos marcar la casilla Notificar a los usuarios y escribir un mensaje con las instrucciones o con las indicaciones correspondientes si fuera necesario.
Si pulsamos sobre la rueda dentada situada en la esquina superior derecha, tenemos la posibilidad de permitir a las personas con las que hemos compartido el archivo que puedan cambiar los permisos y a la vez compartir el archivo. También podemos permitir o bloquear el archivo para que se no se pueda descargar, imprimir o hacer una copia.
Una vez hemos establecido los permisos adecuados, pulsamos sobre la flecha hacia atrás para volver a la pantalla anterior y pulsamos en Hecho. Finalmente, pulsamos en el botón Enviar.
Compartir archivos y carpetas de Google Drive forma pública
Pero si lo que queremos es compartir el archivo de forma pública, es decir, que cualquier persona que tenga ese enlace pueda acceder al contenido no hace falta realizar el proceso anterior. Lo único que debemos hacer es situar el ratón encima del archivo o carpeta a compartir, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Copiar enlace.
En ese momento, el enlace estará disponible en el portapapeles de nuestro equipo para pegarlo donde queramos, ya sea un email, documento, plataformas de mensajería. Si cambiamos de opinión, antes de que desaparezca el mensaje en la parte inferior izquierda de nuestro navegador, podemos pulsar en Gestionar acceso para limitar el número de personas que tendrán acceso y que tipo de permisos tendrán.
Esta opción para compartir contenido almacenado en Google Drive no permite establecer ningún tipo de acceso diferente que no sea el de acceder y abrir el contenido. No podemos establecer permisos especiales para que se pueda modificar el contenido de los archivos y carpetas o incluso ofrecer la posibilidad de que su contenido pueda ser eliminado.
Este tipo de enlaces se utiliza cuando queremos compartir un gran número de archivos, como por ejemplo fotografías y vídeos de un evento con un gran número de personas ya que es un proceso muy mucho más fácil y rápido que ir compartiendo el contenido cuenta por cuenta utilizando el primer método, siempre y cuando todos los usuarios tengan una cuenta de Google Drive.
Dejar de compartir archivos y carpetas de Google Drive
Al igual que podemos compartir todo tipo de contenido almacenado en Google Drive, también podemos dejar de compartirlo una vez ha finalizado su función. Identificar el contenido es muy fácil ya que, junto al nombre, se muestra el icono de dos personas, indicándonos que ese contenido está siendo compartido.
Para dejar de compartir contenido de Google Drive, debemos acceder a la carpeta donde se encuentra almacenado y pulsar sobre los tres puntos situados justo a la derecha del nombre del archivo o carpeta. A continuación, pulsamos en Compartir. En el apartado Acceso general, seleccionamos la opción Restringido y en el apartado Personas con acceso, pulsamos sobre las personas que tiene acceso y seleccionamos la opción Quitar acceso.