Excel es una de las aplicaciones básicas incluidas en la suite multimedia de Microsoft, Office. La principal finalidad de esta aplicación es crear hojas de cálculo a base de operaciones y fórmulas de Excel que nos permitan llevar una contabilidad, generar informes financieros, presupuestos, facturas… todo lo que se pueda expresar con gráficas y tablas de cuentas. Excel puede utilizarse tanto para operaciones básicas, que cualquiera puede realizar sin conocimientos concretos, como para las tareas más avanzadas, ganando los proyectos una importante complejidad.
En varias ocasiones ya hemos hablado de algunos trucos de Excel, como, por ejemplo, cómo utilizar el asistente de fórmulas para realizar operaciones de manera sencilla o cómo personalizar las hojas y los libros de Excel para darles un toque personal y que nos ayuden a ver mucho mejor la información que estamos representando.
Aunque en ocasiones pueda parecernos complicado trabajar con Excel, existen una serie de trucos diseñados especialmente para hacernos que trabajar con estas hojas de cálculo sea lo más simple posible. A continuación vamos a ver algunos de los más relevantes.
Los mejores trucos para trabajar más rápido con las hojas de cálculo de Microsoft Excel
Una de las funciones más útiles de Excel es su auto-completar. Si solemos introducir varios valores consecutivos, como, por ejemplo, fechas, no es necesario tener que introducirlas una a una en el programa, sino que bastará con introducir una de ellas, seleccionar la celda y arrastrar en la dirección en la que queremos completar. Automáticamente se irá sumando uno a la fecha.
Esto también es válido, por ejemplo, para aplicar las mismas fórmulas de una casilla a las casillas consecutivas, indicando que utilicen la información siguiente en cada operación. Por ejemplo, si sumamos en la casilla D1 los valores A1, B1 y C1, podemos utilizar el autocompletar para que la casilla D2 sume los valores A2, B2 y C2, la casilla D3 los valores A3, B3 y C3 y así consecutivamente sin tener que introducir a mano cada fórmula en las casillas.
Los atajos de teclado también pueden ser una forma muy rápida de movernos por nuestro documento y realizar fácilmente algunas tareas. Algunos de los atajos más conocidos y utilizados para Excel son:
- Control + Shift + abajo: seleccionar los datos en la columna, desde la celda seleccionada hasta el último.
- Control + Shift + arriba: seleccionar los datos en la columna, desde la celda seleccionada hasta el primero.
- Control + Shift + derecha: seleccionar los datos en la fila, desde la celda seleccionada hasta el último hacia la derecha.
- Control + Shift + izquierda: seleccionar los datos en la fila, desde la celda seleccionada hasta el primero hacia la izquierda.
La tecla F4 es también un gran aliado de nuestro trabajo con Excel, sobre todo si hacemos tareas repetitivas. Esta tecla nos permite repetir la última acción que hemos realizado sin tener que hacerla a mano, siendo muy rápido para completar determinadas tareas. F4, junto con Control o Alt, nos permiten cerrar un libro o Excel completo, respectivamente.
En el siguiente enlace podemos ver una recopilación con los principales atajos de teclado de Excel para poder dominarlos a todos.
Aunque Excel cuenta con una gran colección de fórmulas para poder realizar fácilmente casi cualquier tipo de operación, una de las más utilizadas son los Subtotales, imprescindible en hojas de contabilidad o proyectos ya que nos permite sumar muy fácilmente todos los contenidos de una hoja agrupándolos según los cambios de una columna concreta. Las funciones de agrupar y desagrupar nos permiten mantener nuestras hojas de cálculo mucho más organizadas.
Si solemos realizar siempre el mismo tipo de documentos, las plantillas de Excel pueden ser también una forma muy rápida y cómoda de trabajar con estas hojas de cálculo.
Por último, si Excel nos sigue pareciendo complicado y no terminados de hacernos a él, también podemos optar por utilizar Spreadsheets, el Excel de Google, que es más simple, más sencillo y podemos utilizar de forma gratuita simplemente desde nuestro navegador web.
¿Conoces algún otro truco que puedas utilizar en Excel?
