De entre los muchos programas y plataformas que en estos momentos nos ofrece el gigante del software, Microsoft, hay más algunos más populares y exitosos que otros. Este es el caso, por ejemplo, de Windows 10, o de las aplicaciones que componen la suite de Office.
De hecho en estas líneas nos vamos a centrar en dos de sus soluciones más usadas en todo el mundo desde hace muchos años. Como sabréis, al hablar de la suite ofimática por excelencia de la firma, nos referimos en concreto a Office. Esta es una potente suite de productividad que viene compuesta por una buena cantidad de programas y soluciones. Estas se encargan de cubrir las necesidades de la mayoría de los usuarios.
Office, una suite de productividad para todo tipo de usuarios
Es más, podríamos decir que los programas que forman parte de la mencionada suite ofimática, están capacitados para funcionar en todo tipo de entornos. Así, estas aplicaciones están ampliamente extendidas en oficinas, entornos de educación, o en los hogares de muchos en todo el globo. Dependiendo de las necesidades de cada uno, los usuarios se pueden decantar por un tipo de trabajo u otro echando mano de la correspondiente aplicación.
Pero si hay dos de estas que se podrían considerar como las más extendidas y usadas en términos generales, esas son Word y Excel. Cierto es que por ejemplo, en el caso de necesitar crear una presentación multimedia, también podemos echar mano de PowerPoint, por ejemplo. Por no hablar de otras plataformas muy usadas como Outlook, OneDrive, Skype o OneNote. Pero si hay algo que normalmente caracteriza a Office, esos son Word y Excel.
Como quizá la mayoría de vosotros ya sepáis de primera mano, el primero de los programas que os mencionamos, es un potente procesador de textos. Al mismo tiempo, Excel es una aplicación que se centra en el trabajo con datos numéricos. Sin embargo y principalmente debido a su funcionalidad, ambos programas van mucho más allá. Los dos presentan una enorme cantidad de funciones que se han ido integrando con el paso de los años y las actualizaciones. Todo ello se reparte entre los diferente menús y submenús que encontramos en sus respectivas interfaces de usuario.
Sin embargo, en buena parte debido a su enorme uso en todo el mundo, en ocasiones, especialmente los usuarios menos experimentados, confunden ambas soluciones.
Cuándo es preferible usar Word de Microsoft
Cierto es que tanto Word como Excel, son dos programas que forman parte, como os comentamos, de la suite ofimática Office del gigante del software. Sin embargo cada una de estas dos soluciones está enfocada hacia un determinado tipo de uso. También hay que admitir que ambos programas comparten algunas funciones, atajos de teclado, interfaces, etc.; lo que puede generar cierta confusión en algunos.
Sin embargo y a pesar de todo ello, a la hora de empezar a trabajar, debemos tener muy claro cuál es la aplicación que mejor nos va a ayudar en ese instante. Vamos a empezar por Word, un versátil procesador de textos multitarea que dispone de multitud de funciones y elementos para usar. Sin embargo y a pesar de todo lo que nos propone el programa, en realidad y como os decimos, se centra en el tratamiento de textos. Cierto es que aquí podemos implementar tablas, gráficos, fotografías, ecuaciones, vídeo, etc.
Pero debemos tener muy en cuenta que todo esto que os mencionamos, no son más que elementos que se usan para enriquecer o apoyar el trabajo central. Y es que este no es otro que el texto que redactemos o editemos desde el mencionado programa. Para todo ello el propio Word nos propone todo tipo de funciones que nos permitirán trabajar con las palabras, párrafos y páginas que desde aquí vayamos generando.
También hay que tener en cuenta que gracias a las plantillas que Word nos ofrece, podemos crear todo tipo de documentos, incluso con diseños espectaculares. Pero a pesar de todo ello, lo que debe quedar muy claro es que esta es una aplicación centrada en el tratamiento de textos, básicamente.
Situaciones en las que es preferible usar Microsoft Excel
Decir que este es un programa en el que, como en el caso anterior, se pueden redactar y editar documentos centrados en el texto. Sin embargo, en gran medida debido a su interfaz de usuario, este tipo de uso no es el más adecuado en este caso, ni mucho menos. Aquellos que alguna vez hayáis trabajado, o al menos accedido Excel, sabréis que su interfaz está enteramente cubierta de pequeñas celdas. Aquí se puede introducir todo tipo de datos, incluyendo los mencionados textos, ya que las mismas se pueden redimensionar.
Sin embargo y a pesar de todo ello, este es un programa que se diseñó para que podamos trabajar del mejor modo con datos numéricos. Así, podremos realizar todo tipo de operaciones numéricas gracias a las funciones y fórmulas que podemos usar en el programa. De este modo, esa interfaz dividida en miles de celdas, facilita el uso y colocación de todo tipo de valores numéricos. Aquí, como en el caso anterior, igualmente podemos hacer uso de gráficos, o fotos, entre otros elementos. Sin embargo, junto a los textos, estos deben tomarse como elementos complementarios a los números, fórmulas y operaciones que suelen integrar las hojas de Excel.
Además hay que tener en consideración que este es un programa apto para todo tipo de usuarios y cuentas. Con esto lo que queremos decir es que se puede usar para realizar cálculos sencillos, hasta para llevar la contabilidad de toda una empresa. Eso sí, su uso a nivel avanzado no es sencillo, como por ejemplo podría suceder con el caso anteriormente expuesto de Word. Y es que disponemos en Excel de una enorme cantidad de fórmulas y funciones, cada una de ellas con su estructura y formato.
Así, como podemos ver, aunque sean ambos dos programas ofimáticos, su uso está bien diferenciado, aunque hay usuarios que los siguen confundiendo. En resumidas cuentas, si queremos trabajar con textos, tanto en su creación como edición, Word es la propuesta más habitual. Sin embargo, en el caso de que nos vayamos a centrar en el trabajo con números, cuentas, fórmulas, etc.; Excel es lo que estáis buscando.
