La mayoría de las veces, cuando abrimos Word y empezamos a escribir, lo hacemos en el papel que aparece por defecto. Cuando instalamos el procesador de textos, se configura por defecto un papel tamaño folio, A4. Sin embargo, no siempre escribimos sobre este tipo de papel. En ocasiones puede que tengamos que escribir e imprimir algo en papeles más grandes (A3, A2, etc), e incluso más pequeños, como A5, o en un papel de carta. Por ello, una de las configuraciones esenciales de Word es saber cambiar el tamaño del papel según el tipo de documento que vayamos a escribir.
Cuando vayamos a abrir la lista de tamaños de papel predeterminados, cada usuario verá tamaños por defecto diferentes. Esto se debe a que Word coge por defecto los tamaños de papel soportados por la impresora predeterminada. Por ello, mientras que algunos usuarios pueden ver, por ejemplo, el tamaño A5 o A3 para elegir, otros pueden no verlos.
Razones para adaptar el tamaño del papel al máximo en Word
Aunque Word sea un editor de textos, lo elementos con los que podemos trabajar en el programa, van mucho más allá de los textos como tal. Aquí podemos trabajar con otros muchos objetos que se encargar de dar un valor extra al documento que estamos diseñando. Con esto nos referimos a fotos, gráficos, tablas, etc.; por lo que los tipos de trabajos que podemos llevar aquí son de lo más variado. Pero no olvidemos que en muchas ocasiones vamos a necesitar plasmar todo ello en papel.
De ahí precisamente la necesidad de configurar las delimitaciones del documento como tal, dependiendo del os contenidos a usar. Y es que se puede dar el caso de que nos encontremos con tablas o gráficos de gran formato. Pues bien, lo mismo ocurre, una vez configurado el documento digital, con el papel donde lo imprimiremos más adelante. Por tanto, de no hacer una buena elección en este sentido, nos podemos encontrar con que la impresión quede cortada o sencillamente, ilegible.
Para ayudarnos en estas tareas, como vamos a ver más adelante, podemos crear nuestros propios tamaños sin problema en caso de que no vengan en la lista. Pero en caso de querer que la lista sea lo más amplia posible, lo que debemos hacer es probar a actualizar los drivers de la impresora. Las nuevas versiones de los drivers suelen traer soporte para más tamaños de papel (a veces), por lo tanto, puede que tras instalar la nueva versión ya nos aparezca una lista más grande.
Crear un tamaño de papel personalizado en Word
Word viene por defecto con una lista de tamaños de papel. Simplemente debemos elegir el apartado «Disposición» en la barra Ribbon de la parte superior para que en el apartado «Tamaño» podamos ver una serie de tamaños de papel predefinidos en nuestro procesador de textos. Hay que decir que estos se corresponden con los que podemos encontrar de manera habitual en la mayoría de los programas ofimáticos. Al mismo tiempo coinciden con los soportes físicos de papel con los que venimos trabajando desde hace décadas. Pero eso no quiere decir que el predeterminado en Word, sea en que a nosotros nos interesa realmente.
Si cambiamos el tamaño del papel, automáticamente podremos ver cómo cambia la layout principal del procesador de textos, ajustándose a este nuevo tamaño predefinidos y a sus bordes. Esta automatización por parte del programa como tal, hace que su personalización sea más sencilla de lo que en un principio podríamos pensar.
Si en la lista de tamaños seleccionamos «Más tamaños de papel» podremos ver abrir una ventana de configuración de Word, desde la que podremos ver todos los tamaños predeterminados, editarlos y crear los nuestros propios.
Tal y como os podréis imaginar esto nos abre un amplio abanico de posibilidades para esta tarea que estamos realizando. La principal razón de ello es que no solo vamos a poder echar mano de los tamaños de hoja estándares, sino que tendremos la posibilidad de crearnos nuestros propios personalizados. Además, tal y como veremos un poco más adelante, estos no solo nos van a servir para utilizarlos una vez. Y es que de manera sencilla tendremos la posibilidad de configurar ese tamaño de hoja personalizado, como por defecto en el programa de Microsoft.
Podemos cambiar el ancho y el alto del papel por los valores que queramos y listo. También vamos a poder ajustar desde aquí los márgenes que queremos dar a nuestro nuevo tamaño de papel, así como la orientación o la disposición del documento en general.
Ahora, todo nuestro documento se habrá ajustado directamente al nuevo tamaño que le hayamos especificado.
Cómo configurar un tamaño como predeterminado
Por defecto, cuando cambiamos el tamaño de un papel podemos cambiarlo para todo el documento (para que todas las hojas sean iguales), para hojas concretas, o para que solo se aplique de la hoja actual en adelante. Pero si creamos un nuevo documento de Word, por defecto volverá a aparecer con un tamaño A4.
Hay que tener en cuenta que este es un potente programa desde el que llevamos a cabo todo tipo de documentos y para todo tipo de entornos y modos de uso. Esto quiere decir que las características que vamos a necesitar de las hojas que compondrán el trabajo en cada caso podrán diferir mucho. Pero en la mayoría de los casos esto no es un problema para el programa de Microsoft que forma parte de Office, ya que él mismo intentó adaptarse a nuestras necesidades casi siempre. Esto es algo que hemos podido ver en los pasos anteriores referentes al tamaño de la hoja con el que vamos a trabajar.
Sin embargo, el propio programa viene configurado por defecto con una serie de estándares que generalmente son los más utilizados por la mayoría de los usuarios. Esto es algo que afecta directamente, como no podía ser de otro modo, al tema del tamaño de la hoja que estamos tratando aquí. En concreto nos referimos a que cada vez que abrimos un nuevo documento, como os hemos comentado, el programa abrirá ese tamaño por defecto, lo que puede ser una molestia.
Pero no os preocupéis, ya que a continuación igualmente os vamos a mostrar la manera más sencilla de cambiar este parámetro. Es decir, vamos a dejar un tamaño de hoja fijo y personal para que se cargue cada vez que vayamos a empezar un nuevo proyecto en Word. Si normalmente trabajamos con unos tamaños un tanto exclusivos, esto nos ahorrará una buena cantidad de tiempo en el futuro.
Para cambiarlo, desde la ventana de «Configurar página» anterior, lo que debemos hacer es, una vez elegido el nuevo tamaño de la página, sus márgenes y demás propiedades, pulsaremos sobre «Establecer como predeterminado» y listo.
A partir de ahora, todos los nuevos documentos de Word se abrirán por defecto con este nuevo tamaño de página.
Configurar el tamaño de papel al imprimir documentos en Word
Otro de los apartados que debemos tener muy en cuenta en este mismo sentido, es que el propio programa de Microsoft, como no podía ser de otro modo, también nos permite personalizar el tamaño de los documentos en la impresión. Esto va a depender en gran medida de las necesidades de cada caso y tipo de uso. Cabe mencionar que tal y como viene siendo habitual, el formato predefinido por defecto es el A4. Sin embargo, a la hora de sacar por la impresora el trabajo que hemos llevado a cabo, disponemos de muchas posibilidades desde aquí.
Hay que decir que para todo ello basta con que nos situemos en la opción de menú Archivo / Imprimir. Esto nos dará paso a una nueva ventana de configuración para adaptar los parámetros de impresión. Aquí es donde vamos a encontrar lo que nos interesa en este caso, ya que vemos un apartado llamado directamente A4. Al pinchar sobre el mismo, se abre una extensa lista desplegable que nos muestra en pantalla todas las opciones disponibles a este respecto. Así, además del mencionado formato A4, encontramos otros muchos como A5, A3, Carta, Tabloide, B4, etc. Junto a cada formato, para facilitarnos aún más las cosas, se establecen los tamaños en centímetros de cada papel.
Así ya podremos seleccionar el que más nos interesa en este momento para poder adaptar nuestro trabajo al papel que más nos conviene. Es más, también debemos saber que tenemos la posibilidad de establecer un tamaño de papel personalizado desde la opción Más tamaños de papel / Tamaño personal. Todo esto nos abre un amplio abanico de posibilidades a la hora de mejorar el aspecto físico de nuestros trabajos en Word en el caso de que sea necesario presentarlos a otros.