La mayoría de las veces, cuando abrimos Word y empezamos a escribir, lo hacemos en el papel que aparece por defecto. Cuando instalamos el procesador de textos, se configura por defecto un papel tamaño folio, A4. Sin embargo, no siempre escribimos sobre este tipo de papel. En ocasiones puede que tengamos que crear documentos para imprimir en formatos de papel más grandes o pequeños como A3, A2 e incluso más pequeños, como A5, o en un papel de carta. Por ello, una de las configuraciones esenciales de Word es saber cambiar el tamaño del papel según el tipo de documento que vayamos a escribir.
Cuando vayamos a abrir la lista de tamaños de papel predeterminados, cada usuario verá tamaños por defecto diferentes. Esto se debe a que Word coge por defecto los tamaños de papel soportados por la impresora predeterminada. Por ello, mientras que algunos usuarios pueden ver, por ejemplo, el tamaño A5 o A3 para elegir, otros pueden no verlos.
Microsoft Word nos permite crear documentos de varios formatos y tamaños. Puede elegir entre los tamaños estándar integrados o bien ajustar las dimensiones a nuestro gusto. De forma predeterminada, un nuevo documento de Word utiliza una hoja de tamaño A4, ya que tanto en las escuelas como en las oficinas se utiliza el tamaño A4 con mayor frecuencia para imprimir presentaciones.
Pero los documentos pueden ser más grandes o pequeños en comparación con A4. Además, es posible que necesitemos cambiar el tamaño de página del documento para imprimir. Siempre es posible imprimir en papel más grande con una configuración de impresora especial. Sin embargo, si nuestra impresora no lo permite, la única opción es cambiar el tamaño del documento en Word.
Independientemente del tamaño de papel predeterminado que utiliza Word al crear un documento, no es necesario seleccionar el formato final que vamos a utilizar, ya que al cambiarlo el contenido del documento se adapta automáticamente. Sin embargo, es recomendable hacerlo para saber cómo debemos distribuir el texto en el documento y que el contenido se muestre en todo momento de la forma que queremos y no sin orden ni concierto, por lo que, siempre que vayamos a utilizar un formato diferente, cambiar el tamaño de la hoja es lo primero que debemos hacer si queremos evitar problemas.
Por qué ajustar el tamaño del papel al máximo en Word
Aunque Word sea un editor de textos, los elementos con los que podemos trabajar en el programa, van mucho más allá de los textos como tal. Aquí podemos trabajar con otros muchos objetos que se encargarán de dar un valor extra al documento que estamos diseñando. Con esto nos referimos a fotos, gráficos, tablas, etc.; por lo que los tipos de trabajos que podemos llevar aquí son de lo más variado. Pero no olvidemos que en muchas ocasiones vamos a necesitar plasmar todo ello en papel.
De ahí precisamente la necesidad de configurar las delimitaciones del documento como tal, dependiendo de los contenidos a usar. Y es que se puede dar el caso de que nos encontremos con tablas o gráficos de gran formato. Pues bien, lo mismo ocurre, una vez configurado el documento digital, con el papel donde lo imprimiremos más adelante. Por tanto, de no hacer una buena elección en este sentido, nos podemos encontrar con que la impresión quede cortada o, sencillamente, ilegible.
Para ayudarnos en estas tareas, como vamos a ver más adelante, podemos crear nuestros propios tamaños sin problema en caso de que no vengan en la lista. Pero en caso de querer que la lista sea lo más amplia posible, lo que debemos hacer es probar a actualizar los drivers de la impresora. Las nuevas versiones de los drivers suelen traer soporte para más tamaños de papel (a veces), por lo tanto, puede que tras instalar la nueva versión ya nos aparezca una lista más grande.
Crear un tamaño de papel personalizado en Word
Word viene por defecto con una lista de tamaños de papel. Simplemente, debemos elegir el apartado «Disposición» en la barra Ribbon de la parte superior para que en el apartado «Tamaño» podamos ver una serie de tamaños de papel predefinidos en nuestro procesador de textos. Hay que decir que estos se corresponden con los que podemos encontrar de manera habitual en la mayoría de los programas ofimáticos. Al mismo tiempo, coinciden con los soportes físicos de papel con los que venimos trabajando desde hace décadas. Pero eso no quiere decir que el predeterminado en Word, sea en que a nosotros nos interesa realmente.
Si cambiamos el tamaño del papel, automáticamente podremos ver cómo cambia la layout principal del procesador de textos, ajustándose a este nuevo tamaño predefinido y a sus bordes. Esta automatización por parte del programa como tal, hace que su personalización sea más sencilla de lo que en un principio podríamos pensar.
Si en la lista de tamaños seleccionamos «Más tamaños de papel» podremos ver abrir una ventana de configuración de Word, desde la que podremos ver todos los tamaños predeterminados, editarlos y crear los nuestros propios.
Tal y como os podréis imaginar, esto nos abre un amplio abanico de posibilidades para esta tarea que estamos realizando. La principal razón de ello es que no solo vamos a poder echar mano de los tamaños de hoja estándares, sino que tendremos la posibilidad de crearnos nuestros propios personalizados. Además, tal y como veremos un poco más adelante, estos no solo nos van a servir para utilizarlos una vez. Y es que de manera sencilla tendremos la posibilidad de configurar ese tamaño de hoja personalizado, como por defecto en el programa de Microsoft.
Podemos cambiar el ancho y el alto del papel por los valores que queramos y listo. También vamos a poder ajustar desde aquí los márgenes que queremos dar a nuestro nuevo tamaño de papel, así como la orientación o la disposición del documento en general.
Ahora, todo nuestro documento se habrá ajustado directamente al nuevo tamaño que le hayamos especificado.
Cómo configurar un tamaño como predeterminado
Por defecto, cuando cambiamos el tamaño de un papel, podemos cambiarlo para todo el documento (para que todas las hojas sean iguales), para hojas concretas, o para que solo se aplique de la hoja actual en adelante. Pero si creamos un nuevo documento de Word, por defecto volverá a aparecer con un tamaño A4.
Hay que tener en cuenta que este es un potente programa desde el que llevamos a cabo todo tipo de documentos y para todo tipo de entornos y modos de uso. Esto no quiere decir que las características que vamos a necesitar de las hojas que compondrán el trabajo en cada caso podrán diferir mucho. Pero en la mayoría de los casos esto no es un problema para el programa de Microsoft que forma parte de Office, ya que él mismo intentó adaptarse a nuestras necesidades casi siempre. Esto es algo que hemos podido ver en los pasos anteriores referentes al tamaño de la hoja con la que vamos a trabajar.
Sin embargo, el propio programa viene configurado por defecto con una serie de estándares que generalmente son los más utilizados por la mayoría de los usuarios. Esto es algo que afecta directamente, como no podía ser de otro modo, al tema del tamaño de la hoja que estamos tratando aquí. En concreto, nos referimos a que cada vez que abrimos un nuevo documento, como os hemos comentado, el programa abrirá ese tamaño por defecto, lo que puede ser una molestia.
Pero no os preocupéis, ya que a continuación igualmente os vamos a mostrar la manera más sencilla de cambiar este parámetro. Es decir, vamos a dejar un tamaño de hoja fijo y personal para que se cargue cada vez que vayamos a empezar un nuevo proyecto en Word. Si normalmente trabajamos con unos tamaños un tanto exclusivos, esto nos ahorrará una buena cantidad de tiempo en el futuro.
Para cambiarlo, desde la ventana de «Configurar página» anterior, lo que debemos hacer es, una vez elegido el nuevo tamaño de la página, sus márgenes y demás propiedades, pulsaremos sobre «Establecer como predeterminado» y listo.
A partir de ahora, todos los nuevos documentos de Word se abrirán por defecto con este nuevo tamaño de página.
Cambiar el tamaño desde un punto específico
Puede haber ocasiones en las que necesitemos usar dos tamaños de papel diferentes dentro de un mismo documento de Word. Esto es algo que podemos lograr fácilmente en solo unos pocos pasos.
Lo primero, debemos asegurarnos de que el cursor está donde deseamos que comience el nuevo tamaño de papel. Si esto sucede en el medio de una página, simplemente se moverá a una nueva página una vez hayamos seleccionado el nuevo tamaño.
A continuación, accedemos al apartado de «Configuración de página» que se encuentra dentro de la pestaña «Disposición» y hacemos clic en «Tamaño». Esta vez, ahora, debemos hacer clic en la opción «Más tamaños de papel» que encontramos en la parte inferior del menú.
Aquí, en la pestaña «Papel» del cuadro de diálogo «Configurar página», seleccione el nuevo tamaño que deseamos agregar dentro de «Tamaño de papel». En la parte inferior de la ventana, hacemos clic en la flecha desplegable junto a «Aplicar a», y hacer clic en «De aquí en adelante» para luego pulsar en «Aceptar».
A partir de este momento, la ubicación en la que teníamos el cursor ahora aparece en una nueva página con el nuevo tamaño de papel. Debemos tener en cuenta que, si utilizamos diferentes formatos de papel en un mismo documento, a no que utilicemos una impresora profesional, que tenga soporte para diferentes formatos de papel, por ejemplo, A4 y A3 como en las copisterías, no vamos a poder imprimir desde cualquier impresora el documento a no ser que limitemos la impresión de las hojas que si son compatible con el formato de nuestra impresora. Si tratamos de imprimir un documento, cuya cabecera es tamaño A3 y el resto del contenido es A4, la primera página se imprimirá cortada y no mostrará todo el contenido.
En estos casos, es recomendable crear diferentes documentos de texto, cada uno con su propio formato e indicarlo, si es necesario, en el nombre del archivo para que, a la hora de imprimirlo o enviarlo a imprimir, el destinatario sepa qué tamaño de papel necesita en cada momento.
Diferencias entre modificar el tamaño del papel y escalar el contenido
Cuando trabajamos con documentos de Word, es muy importante que diferenciemos entre cambiar el tamaño del papel y escalar el contenido existente. A priori podría parecer lo mismo, pero cada opción tiene un propósito distinto y afecta a nuestro proyecto de manera diferente. Vamos a explicar ambos enfoques para que podáis diferenciar bien entre el propósito de uno y de otro.
Por una parte, modificar el tamaño del papel significa que estamos ajustando el formato físico del documento con el que estamos trabajando. Esto quiere decir que, si por ejemplo, tenemos un archivo en A4 (se toma como referencia siempre el tamaño de los documentos físicos de impresión) pero necesitamos que se cambie a A3, lo conseguiremos cambiando el tamaño del papel dentro de la configuración de Word. Sin embargo, esta opción no ajuste automáticamente el contenido y podría generar incidencias en el diseño.
Si hablamos de escalar el contenido, estamos en el caso opuesto. Esta herramienta se usa para hacer que todo el contenido del documento encaje en un tamaño diferente, pero sin alterar la estructura original. Podría ser la opción ideal cuando se quiere imprimir un archivo en otro formato sin que salte por los aires el diseño de todo el documento. Microsoft Word nos permite ajustar la escala antes de que imprimamos. Y podemos reducir o ampliar el contenido del mismo sin cambiar la configuración del papel dentro del documento digital.
Si lo que quieres es librarte de problemas a tiempo, antes de imprimir, os recomendamos que reviséis el diseño tras modificar el tamaño del papel. Si es necesario, ajustad la escala al imprimir. En cualquier caso, es muy útil que utilicéis la vista previa de la impresión para detectar fallos inesperados y que todo sea totalmente legible y esté bien distribuido.
Configurar el tamaño de papel al imprimir documentos en Word
Otro de los apartados que debemos tener muy en cuenta en este mismo sentido, es que el propio programa de Microsoft, como no podía ser de otro modo, también nos permite personalizar el tamaño de los documentos en la impresión. Esto va a depender en gran medida de las necesidades de cada caso y tipo de uso. Cabe mencionar que, tal y como viene siendo habitual, el formato predefinido por defecto es el A4. Sin embargo, a la hora de sacar por la impresora el trabajo que hemos llevado a cabo, disponemos de muchas posibilidades desde aquí.
Hay que decir que para todo ello basta con que nos situemos en la opción de menú Archivo / Imprimir. Esto nos dará paso a una nueva ventana de configuración para adaptar los parámetros de impresión. Aquí es donde vamos a encontrar lo que nos interesa en este caso, ya que vemos un apartado llamado directamente A4. Al pinchar sobre él, se abre una extensa lista desplegable que nos muestra en pantalla todas las opciones disponibles a este respecto. Así, además del mencionado formato A4, encontramos otros muchos como A5, A3, Carta, Tabloide, B4, etc. Junto a cada formato, para facilitarnos aún más las cosas, se establecen los tamaños en centímetros de cada papel.
Así ya podremos seleccionar el que más nos interesa en este momento para poder adaptar nuestro trabajo al papel que más nos conviene. Es más, también debemos saber que tenemos la posibilidad de establecer un tamaño de papel personalizado desde la opción Más tamaños de papel / Tamaño personal. Todo esto nos abre un amplio abanico de posibilidades a la hora de mejorar el aspecto físico de nuestros trabajos en Word en el caso de que sea necesario presentarlos a otros.
Problemas a la hora de imprimir en determinados formatos
Los motivos que nos invitan a modificar el tamaño de un documento de Word son de lo más variado y cada usuario tendrá sus motivaciones para hacerlo. Sin embargo, si, en lugar de utilizar una copistería, vamos a utilizar nuestra impresora, lo primero que debemos hacer es asegurarnos de que el formato que hemos establecido es compatible con la impresora. Una impresora doméstica acepta como mucho el tamaño A4, tamaño folio normal, por lo que todo lo que supere esas dimensiones por varios centímetros a ambos lados (margen que la mayoría de las impresoras) no se podrá imprimir.
Si utilizamos una impresora enfocada a la impresión de fotografías y que, además, nos permite imprimir por las dos caras, no vamos a tener ningún problema en aprovechar todos los bordes del folio para imprimir, ya que estas impresoras no utilizan el mismo sistema que las impresoras que guían el papel a través de un sistema de guías, sino que es el carro quien se encarga de mantenerla alineada en todo momento. Este tipo de impresoras, que, por lo general, son algo más caras que las tradicionales, nos ofrece una versatilidad que no vamos a encontrar en otros modelos más económicos, pero, sin duda, merece la pena si tenemos pensado sacarle el máximo partido.
Lo mismo sucede si queremos imprimir en tamaño de papel excesivamente pequeños, ya que las guías que sujetan los folios también aceptan un ancho mínimo, ancho mínimo que permite centrar las hojas para que el carro las introduzca en la bandeja de impresión completamente recta. Si el tamaño es inferior al mínimo de las guías, estas no podrán sujetar las hojas y, conseguir que el documento o fotografía se imprima centrado, será cuestión de suerte y, en la mayoría de las ocasiones, vamos a acabar tirando un gran número de impresiones.
Siempre tenemos la opción de recurrir a una copistería y al final, nos costará un ojo de la cara si no utilizamos medidas estándar que la tienda se verá obligada a utilizar papel de mayor tamaño y, posteriormente, recortar el sobrante, una mano de obra que obviamente incrementará el precio de la impresión que, si únicamente utilizamos medidas normales, por decirlo de una manera que se entienda fácilmente.