Gestiona tus contactos de Gmail desde Excel y sin Internet con este truco

Gestiona tus contactos de Gmail desde Excel y sin Internet con este truco

Alberto Pintado

El correo electrónico es una herramienta imprescindible para toda persona. A diario lo utilizamos para contactar con amigos o familiares y, por supuesto, para trabajar. Al final, contamos con un montón de contactos que queremos consultar para contrastar alguna información. Una solución para tratarlos sin estar conectados a internet es exportarlos a Excel.

Con el cambio de Gmail de hace ya bastantes meses, Google decidió dedicar este cliente solo a la actividad del correo electrónico. Los contactos pasaron a una aplicación externa, desarrollada por Google para gestionar de forma más eficaz todos los datos.

Sin embargo, no siempre tenemos disponible una conexión a internet, con lo que ello conlleva. Si necesitamos la información de algún conocido para hacerle una llamada y no tenemos conexión, no podremos conseguir lo que necesitamos. Sin embargo, esto podemos remediarlo con facilidad al exportar nuestros contactos de Gmail a una hoja Excel.

Lo cierto es que contar con todos nuestros contactos ligados a nuestra cuenta de Google es una auténtica maravilla. Con nuestra lista de contactos podremos siempre seleccionar lo que queramos de quien queramos, pero si exportamos todos los datos tendremos la posibilidad de utilizarlos en nuestro ordenador o smartphone en cualquier circunstancia, o incluso de importarlos en otra de nuestras cuentas.

Así puedes exportar tus contactos de Gmail a Excel

En primer lugar, lo que debes saber es que tus contactos ya no están dentro de Gmail. Como hemos dicho antes, ahora se ubican en otra herramienta creada por Google específicamente para la gestión de los contactos.

Debemos acceder a ella para comenzar el proceso de exportación.

La herramienta de Google para exportar contactos de Gmail a Excel.

Una vez dentro, debemos seleccionar todos los contactos que queramos exportar. Tenemos varias maneras de hacerlo. La primera es exportarlos todos, haciendo clic en exportar y seleccionando la opción Contactos (X), donde X es el número total de contactos con los que contamos.

Otra opción es, de forma manual, buscar cada contacto que nos interese exportar y seleccionarlo en la lista rellenando su casilla de verificación. Una vez elegidos todos, debemos pulsar nuevamente en exportar y escoger la opción de Contactos seleccionados.

Pero hay una última opción que, según nuestros intereses, puede ser más útil que las anteriores. Si tenemos etiquetados a algunos contactos según lo que veamos conveniente, podemos ir a esta etiqueta y seleccionar ahí todos ellos. Google, además, nos ofrece dos elecciones más, con sus propias sugerencias y con nuestros contactos más frecuentes.

Exportar contactos de Google a Excel.

Una vez tengamos definida por completo nuestra selección tenemos que exportar los datos como CSV de Outlook. Se descargará en nuestro ordenador un archivo .csv al que debemos dar ahora formato.

Cómo dar formato a nuestros contactos en Excel

El archivo que nos hemos descargado es un fichero de valores separados por comas. Este formato está pensado para agrupar todos los datos en una columna y, dentro de ella, separar cada valor con comas.

Por tanto, para leer correctamente nuestros contactos, tenemos que adaptarlo a nuestra visión. Con el archivo abierto en Excel, tenemos que seleccionar toda la primera columna, donde deben estar nuestros datos. A continuación, nos vamos al apartado Datos y pulsamos sobre Texto en columnas.

Dar formato a las columnas en Excel.

El proceso es muy sencillo. Elegimos la opción de valores delimitados y, en la siguiente pantalla, elegimos la coma como separador de valores. Pulsamos en aceptar hasta que termine el proceso y ya tendremos nuestros contactos ordenados por cada valor con sus correspondientes datos.

Ventajas y precauciones de exportar los contactos de Gmail

Como no podía ser de otro modo, esto de lo que os hablamos, el poder exportar vuestros contactos de Gmail a Excel, nos presenta un buen número de ventajas. Como es fácil imaginar, este movimiento nos va a permitir disponer de estos contactos a los que os hacemos referencia y que estaban almacenados en la nube, de manera local. Es más, la utilidad de todo ello se hace especialmente patente si hablamos de una buena cantidad de los mismos. Y es que en ocasiones en el propio Gmail tendemos a almacenar cientos e incluso miles de contactos diferentes, todos ellos con sus respectivos datos internos.

Así, en el caso de que por la razón que sea necesitemos compartirlos con otros o cambiarlos de plataforma, el poder disponer de una copia de todo ello, local, nos será de ayuda. Pero claro, también hay que tener en cuenta los peligros de todo ello si no tenemos cuidado. Y es que hay que tener en cuenta que hasta este momento todos estos contactos estaban protegidos mediante una contraseña, la de la propia cuenta, pero ya no. Ahora, si ese archivo de Excel cae en malas manos y no está debidamente protegido, cualquiera tendrá acceso a toda esa información.

Es por ello que, por ejemplo, una vez hayamos hecho la exportación como tal, os recomendamos protegerla. Decir que estos datos almacenados aquí pueden ser en algunos casos de carácter muy sensible, por lo que no deberían estar al alcance de cualquiera. Así, para poder asignar una password al nuevo documento, antes de guardarlo pinchamos en la lista desplegable llamada Herramientas.

Contraseña Excel

Esta se sitúa junto al propio botón de Guardar en la opción de Guardar como de Excel. Aquí ya veremos una opción llamada Opciones generales, donde pinchamos, por lo que aparece la ventana que nos interesa para así asignar una password al archivo.