Microsoft Excel es un programa que se integra con la suite de productividad, Office, y que acompaña a otros programas como Word o PowerPoint. Por tanto, en el caso de que necesitemos un programa para la gestión de cuentas y trabajo con números, este es perfecto.
Aunque tenemos varias alternativas en el mercado, una de las mejores soluciones es el mencionado Excel de los de Redmond. Al mismo tiempo en estos momentos podemos echar mano de otras soluciones similares, quizá no tan potentes, pero gratuitas. Así, muchos usuarios prefieren trabajar con la app que se integra en LibreOffice debido a que es de coste cero.
Excel para entornos domésticos y profesionales con muchos elementos adicionales
Con todo y con ello, la propuesta del gigante del software sigue siendo la más popular y usada. Esto es algo que se hace extensible tanto e a entornos profesionales, como más domésticos. Al mismo tiempo hay que tener en cuenta que Excel es una potente aplicación de cálculo que ofrece una enorme cantidad de funcionalidades a sus usuarios. Así, controlarla del todo es algo muy complicado, al alcance de muy pocos. Y es que el programa no ofrece una gran cantidad de fórmulas y funciones que podemos utilizar a todos los niveles. Generalmente solo conocemos las más básicas, o al menos las que usamos de manera más habitual. Cono todo ello podremos hacer todo tipo de facturas o presupuestos en Excel.
Es por ello que muchos usuarios que no están habituados a tratar con este programa, en principio les puede parecer un tanto complejo y con una interfaz nada agradable. Con todo y con ello, nunca va a estar de más el poder personalizar Excel a nuestro gusto o necesidades, aunque en estas líneas nos centraremos en el trabajo con las populares gráficas. Y es que estos elementos nos solucionan muchos trabajos, pero tenemos que saber cuál es la más adecuada en cada caso.
Cabe mencionar que estas gráficas a las que os hacemos referencia, son un complemento muy adecuado para las hojas de Excel, pero también debemos saber utilizarlas con criterio. Por tanto, uno de los objetivos que aquí nos vamos a marcar, es que si tenemos ciertos datos que deseamos mostrar de un modo más visual, nos aseguraremos de utilizar los gráficos correctos. Hay que tener en cuenta que debemos decantarnos por el tipo que garantice que aquello que deseamos transmitir, sea claro y lo más preciso posible.
Puntos a tener en cuenta para elegir el mejor tipo de gráfica
En primer lugar y antes de ponernos a diseñar la gráfica en cuestión, es importante tener claro la razón de ser de la mismas. Estos son elementos multimedia que ayudan a los demás a comprender los datos más complejos que forman parte de nuestra hoja. Por tanto debemos tener claro lo que deseamos compartir con los demás. Y es que además otro de los apartados que más debemos pensar, es que este va a ser elemento que realmente va a ser representativo y que va a llamar la atención de todo el proyecto en el que hemos estado trabajando. En ocasiones, los datos numéricos como tal son totalmente tranasparentes para los demás.
Así, lo que finalmente queda expuesto en el trabajo que llevamos a cabo, son lo resultados. Por tanto hay que saber que en determinados trabajos que llevemos a cabo en Excel, tan importantes son las fórmulas que empleamos, como las gráficas a las que hacemos referencia en estas líneas.
Es por ello que en estos momentos podemos echar mano de varios tipos de usos en los que estas gráficas se convierten en elementos muy importantes. En realidad serán el escaparate a la hora de mostrar ciertos datos en los que hemos estado tanto tiempo trabajando. Para que nos hagamos una idea, estos nos pueden servir para comparar varios conjuntos de datos y así ver las diferencias a lo largo del tiempo. También es posible que necesitemos de estos elementos para mostrar conexiones entre los valores de una hoja, o para mostrar ciertas partes importantes y a destacar.
Así, como os comentamos, dependiendo del tipo y objetivo del proyecto de cálculo en el que trabajemos, tendremos que seleccionar una gráfica u otra. De hecho los máximos responsables del programa son plenamente conscientes de esto que os contamos, de ahí todas las posibilidades que nos ofrecen.
Tipos de gráficas según su formato
Sea como sea, algo que debemos tener muy en cuenta, son los datos que deseamos mostrar de toda la hoja en la que trabajamos. Lo primero que debemos saber antes de ponernos manos a la obra, es que las gráficas de líneas, barras y columnas, se usan para mostrar cambios a lo largo del tiempo. Por otro lado, también es importante saber que los gráficos circulares o las pirámides se usan más para hacer destacar ciertas partes de la hoja, mientras que los rectángulos se usan cuando tenemos muchos datos que enseñar de un modo más visual. Por tanto es importante saber el caso en el que nos encontramos en nuestro proyecto para decantarnos por uno u otro.
Diferentes tipos de gráficos que podemos usar en Excel
Aunque son muchos los menús y configuraciones de los que podemos echar mano desde este completo programa, hay uno especialmente dedicado a este apartado en concreto. Por lo tanto, el programa de Microsoft del que aquí os estamos hablando, pone a nuestra disposición varios tipos de gráficos, todo ello en concreto desde el menú Insertar / Gráficos. Para empezar a sacar partido a estos elementos multimedia que Excel nos presenta, no tendremos más que acceder a esa opción de menú.
Gráficos circulares
Este es uno de los formatos más populares en estos tipos de uso y como os comentamos con anterioridad se suele usar para destacar una parte de la hoja en la que trabajamos. Aquí se muestran los datos expuestos en porcentajes, por lo que el total de lo usado aquí debe alcanzar el 100 %. Al mismo tiempo es recomendable usar este formato cuando las diferencias entre los datos expuesto sean palpables, si son todos los segmentos parecidos, de poco servirá.
Gráficas de barras y columnas
Este es otro formato muy popular y usado en el programa de Microsoft que se usan generalmente con el fin de realizar una comparativa de datos entre sí. Esto es algo que se hace extensible tanto al tipo vertical, en el que usamos columnas, como al vertical con las habituales barras.
Son uno de los formatos más populares debido a su facilidad tanto de creación como de comprensión a la hora de mostrar un determinado conjunto de números comparativos. Eso sí, hay que tener en cuenta que si vamos a comparar más de 10 o 12 elementos, esta no es la mejor elección.
Gráficas de líneas en Excel
Tal y como os comentamos anteriormente, este formato de gráfico se suele utilizar para enseñar cambios a lo largo del tiempo acerca de los datos introducidos aquí. De este modo, su utilidad es de lo más variada, como os podréis imaginar. Eso sí, para que sean efectivos, los datos numéricos que aquí introducimos y usamos deben ser claros. En caso contrario estos elementos pueden generar más confusión que otra cosa. Además debemos usar leyendas cortas y concisas no superando los seis o siete datos en una misma gráfica.
Gráficas de área
Este tipo también es muy habitual para mostrar cambios a lo largo del tiempo, aunque debemos intentar evitar que los datos expuestos aquí se solapen unos con otros. Decir que esto suele ser habitual cuando alguna de las áreas individuales cubren parte de la información de otras. Al igual que en el caso anterior, este tipo se puede usar en multitud de entornos, aunque también deben ser claros.
Gráficas de rectángulos en Microsoft Excel
Cuando nos referimos a los gráficos de rectángulos, cada uno de los elementos que usamos en este caso representa una cantidad y se clasifican en diferentes colores. Estos nos permiten mostrar tendencias de datos o también para hacer comparaciones entre los mismos de manera visual. Estos pueden albergar grandes cantidades de números a comparar, por lo que el mensaje debe ser claro para que no lleven a confusiones. Además es recomendable usar colores llamativos que se puedan ver bien.
Gráficas de ejes
Este formato es uno de los más confusos de los que podemos echar mano en Excel, por lo que son de los menos utilizados en este sentido. Además debemos tener mucho cuidado en su diseño, ya que pueden llevar a confusión en multitud de ocasiones. Decir que como no podía ser de otro modo, este es un tipo que se usa para realizar comparativas de datos.
Gráfica radial
Este es otro de los formatos que se puede considerar como un tanto confuso, tanto en la creación, como a la hora de mostrar los datos expuestos.
Es por ello que su uso debe hacerse cuando tengamos muy claros los datos numéricos que deseamos comparar. Además y con el fin de facilitar su comprensión, se recomienda que las diferencias entre los valores sean palpables.
