Trabaja mucho más rápido en Excel creando tus propias macros

Trabaja mucho más rápido en Excel creando tus propias macros

David Onieva

La popular suite ofimática de Microsoft, Office, gracias a los programas que integra por defecto, nos presenta una enorme cantidad de funciones. Ya sea para trabajar con documentos de texto, a la hora de crear hoja de cálculo o presentaciones multimedia, entre otras cosas. Para todo ello pone a nuestra disposición aplicaciones de la talla de Word, Excel o PowerPoint.

Como seguramente muchos de vosotros sabréis de primera mano, estos son programas que en muchas ocasiones se usan a diario en trabajos de todo tipo. Por ejemplo sirva el caso en el que nos queremos centrar en estas mismas líneas, Excel. Esta es una solución software que básicamente se centra en el trabajo con datos numéricos. Para todo ello nos presenta una interfaz de usuario repleta de celdas independientes con el fin de facilitarnos los cálculos con los datos que vamos introduciendo.

Interfaz Excel

Al mismo tiempo el programa pone a nuestra disposición una enorme cantidad de funciones, fórmulas y características que nos son de mucha ayuda. Y es que hay que tener en cuenta que hablamos de una propuesta apta tanto para usuarios domésticos, como para grandes empresas. Por tanto, para trabajar con este programa que os comentamos, tenemos muchas maneras de hacerlo. En gran medida todo va a depender de los conocimientos del mismo que tengamos, o del nivel del proyecto que tengamos entre manos.

Qué son las macros en Excel

Podemos empezar por rellenar los mencionados datos numéricos en sus correspondientes celdas, acompañados por sus fórmulas para obtener resultados. Lo cierto es que las posibilidades aquí son casi infinitas. Todo ello nos servirá para todo tipo de trabajos como llevar la contabilidad personal o de una empresa, hacer nuestras propias facturas, etc. Eso sí, a medida que vayamos cogiendo cierta experiencia con el programa, veremos que hay muchas tareas aquí que son un tanto repetitivas.

Esto es algo cada vez más habitual, especialmente a medida que el proyecto vaya creciendo, lo que puede suponer una importante pérdida de tiempo. Pero incluso llegado el caso, el programa de Microsoft nos propone una buena solución para todo ello. Esto nos será de mucha ayuda con esas tareas repetitivas que os comentamos, nos referimos a las macros. De hecho son muchos los programas, no solo Excel, que disponen de las mismas.

Cabe mencionar que una macro en realidad es un pequeño programa o conjunto de instrucciones que definimos nosotros mismos. Como os podréis imaginar, la principal finalidad de todo ello es la de automatizar ciertas actividades rutinarias y repetitivas. Además crear estos elementos no es en absoluto complicado, de ello ya se encarga el propio Excel. Además nos permitirán ahorrar tiempo, esfuerzos, y aumentar la funcionalidad del proyecto en el trabajamos.

Para aquellos que os lo preguntéis, os diremos que esto elementos, las macros, suelen usarse a la hora de rellenar datos de manera repetitiva, replicar la composición de un determinado número de celdas o acciones repetitivas, etc. Asimismo sirven para asignar formatos a las diferentes hojas o para organizar determinados contenidos de las mismas.

Habilitar la pestaña de Desarrollador para crear una macro

Lo primero que debemos saber es que las macros de Excel están especialmente indicadas para aquello usuarios que ya tengan ciertos conocimientos del programa. Es decir, es una función dirigida especialmente a usuarios avanzados, por lo que a priori nos podemos encontrar con que no vemos la opción correspondiente. Y es que la pestaña que nos permite acceder a estas funciones está oculta por defecto. Por tanto, para poder verla, lo primero que hacemos es pinchar en el menú Archivo del programa, donde seleccionamos Opciones.

Menú archivo Excel

A continuación, en la nueva ventana que aparece, en el panel de la izquierda seleccionamos Personalizar cinta de opciones. En este momento ya tendremos la posibilidad de activar, en el panel derecho, la casilla de Desarrollador, que por defecto viene desactivada.

Activar desarrollador

En ese instante ya podremos ver cómo en la barra de herramientas ha aparecido una nueva pestaña llamada Desarrollador, que es la que nos interesa en este caso. De hecho esta será la que nos dé paso a la creación de nuestras nuevas macros.

Cómo crear nuestras propias macros en Excel

Por tanto, con el fin de grabar una nueva macro en Excel, lo primero que hacemos es pulsar en la pestaña de Desarrollador que acaba de aparecer. Desde esta nueva pestaña, en la parte derecha de la barra de herramientas, nos encontramos con un botón llamado Grabar Macro.

Botón grabar macro

Por tanto, al pulsar sobre el mismo, aparecerá una nueva ventana que es la que nos sirve para definir este elemento de automatismo que vamos a crear. Nos encontramos ante una ventana desde la que tendremos la posibilidad de configurar la macro propia de la que os hemos hablado. Por tanto, lo primero será asignarle un nombre representativo para que más adelante la podamos localizar sin problemas. De igual modo le podemos dar una breve descripción donde explicamos lo que hace, así como asignarle un atajo de teclado.

Ventana crear macro

Personaliza tus macros en Excel para trabajar mejor

Decir que una vez hayamos definido esos campos, al pulsar en el botón de Acepta la macro como tal empezará a grabar. Por tanto en ese preciso momento teneos que realizar todas las tareas que queremos automatizar para que se hagan por sí solas en el futuro. De este modo el programa va almacenando todo ello paso a paso, por lo que debemos ser cuidadosos de no equivocarnos. En ese caso no tendremos más que empezar de nuevo.

Una vez hayamos dado los pasos que deseamos automatizar, a continuación no nos queda más que detener la grabación y guardar la macro de Excel.

Detener macro

En el caso de que queramos echar un vistazo a todos los elementos de este tipo que hemos creado con el tiempo, es fácil. Además de ese modo, además de con la combinación de teclas, también podremos ejecutarlas desde aquí. Para ello no tenemos más que acceder de nuevo a la pestaña de Desarrollador y pulsar sobre el botón Macros.

Ver macros excel

Desde esta nueva ventana tendremos la posibilidad de ejecutar las macros creadas, eliminarlas, editarlas, etc. No hace falta más que señalar la que nos interesa de la lista y pinchar el botón correspondiente de los que os hemos mencionado. A todo esto le podemos sumar el hecho de que disponemos de un botón llamado Paso a paso. El mismo nos podrá ser muy útil debido a que nos permite ejecutar la macro función a función de las que definimos en un principio. Esto nos podrá ayudar a detectar el que nos esté dando problemas o sea incorrecto, en caso necesario, lo que nos dará la oportunidad de modificarlo.

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La información sobre qué publicidad se te presenta y sobre la forma en que interactúas con ella puede utilizarse para determinar lo bien que ha funcionado un anuncio en tu caso o en el de otros usuarios y si se han alcanzado los objetivos publicitarios. Por ejemplo, si has visualizado un anuncio, si has hecho clic sobre el mismo, si eso te ha llevado posteriormente a comprar un producto o a visitar una página web, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia de las campañas publicitarias./p>

  • Has hecho clic en un anuncio en una página web/medio de comunicación sobre descuentos realizados por una tienda online con motivo del “Black Friday” online y posteriormente has comprado un producto. Ese clic que has hecho estará vinculado a esa compra. Tu interacción y la de otros usuarios se medirán para saber el número de clics en el anuncio que han terminado en compra.
  • Usted es una de las pocas personas que ha hecho clic en un anuncio que promociona un descuento por el “Día de la madre”de una tienda de regalos en Internet dentro de la aplicación de una web/medio de comunicación. El medio de comunicación quiere contar con informes para comprender con qué frecuencia usted y otros usuarios han visualizado o han hecho clic en un anuncio determinado dentro de la aplicación y, en particular, en el anuncio del “Día de la madre” para así ayudar al medio de comunicación y a sus socios (por ejemplo, las agencias de publicidad) a optimizar la ubicación de los anuncios.

La información sobre qué contenido se te presenta y sobre la forma en que interactúas con él puede utilizarse para determinar, por ejemplo, si el contenido (no publicitario) ha llegado a su público previsto y ha coincidido con sus intereses. Por ejemplo, si hasleído un artículo, si has visualizado un vídeo, si has escuchado un “pódcast” o si has consultado la descripción de un producto, cuánto tiempo has pasado en esos servicios y en las páginas web que has visitado, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia del contenido (no publicitario) que se te muestra.

  • Has leído una publicación en un blog sobre senderismo desde la aplicación móvil de un editor/medio de comunicación y has seguido un enlace a una publicación recomendada y relacionada con esa publicación. Tus interacciones se registrarán para indicar que la publicación inicial sobre senderismo te ha resultado útil y que la misma ha tenido éxito a la hora de ganarse tu interés en la publicación relacionada. Esto se medirá para saber si deben publicarse más contenidos sobre senderismo en el futuro y para saber dónde emplazarlos en la pantalla de inicio de la aplicación móvil.
  • Se te ha presentado un vídeo sobre tendencias de moda, pero tu y otros usuarios habéis dejado de visualizarlo transcurridos unos 30 segundos. Esta información se utilizará para valorar la duración óptima de los futuros vídeos sobre tendencias de moda.

Se pueden generar informes basados en la combinación de conjuntos de datos (como perfiles de usuario, estadísticas, estudios de mercado, datos analíticos) respecto a tus interacciones y las de otros usuarios con el contenido publicitario (o no publicitario) para identificar las características comunes (por ejemplo, para determinar qué público objetivo es más receptivo a una campaña publicitaria o a ciertos contenidos).

  • El propietario de una librería que opera en Internet quiere contar con informes comerciales que muestren la proporción de visitantes que han visitado su página y se han ido sin comprar nada o que han consultado y comprado la última autobiografía publicada, así como la edad media y la distribución de género para cada uno de los dos grupos de visitantes. Posteriormente, los datos relacionados con la navegación que realizas en su página y sobre tus características personales se utilizan y combinan con otros datos para crear estas estadísticas.
  • Un anunciante quiere tener una mayor comprensión del tipo de público que interactúa con sus anuncios. Por ello, acude a un instituto de investigación con el fin de comparar las características de los usuarios que han interactuado con el anuncio con los atributos típicos de usuarios de plataformas similares en diferentes dispositivos. Esta comparación revela al anunciante que su público publicitario está accediendo principalmente a los anuncios a través de dispositivos móviles y que es probable que su rango de edad se encuentre entre los 45 y los 60 años.

La información sobre tu actividad en este servicio, como tu interacción con los anuncios o con el contenido, puede resultar muy útil para mejorar productos y servicios, así como para crear otros nuevos en base a las interacciones de los usuarios, el tipo de audiencia, etc. Esta finalidad específica no incluye el desarrollo ni la mejora de los perfiles de usuario y de identificadores.

  • Una plataforma tecnológica que opera con un proveedor de redes sociales observa un crecimiento en los usuarios de aplicaciones móviles y se da cuenta de que, en funciónde sus perfiles, muchos de ellos se conectan a través de conexiones móviles. La plataforma utiliza una tecnología nueva para mostrar anuncios con un formato óptimo para los dispositivos móviles y con un ancho de banda bajo a fin de mejorar su rendimiento.
  • Un anunciante está buscando una forma de mostrar anuncios en un nuevo tipo de dispositivo. El anunciante recopila información sobre la forma en que los usuarios interactúan con este nuevo tipo de dispositivo con el fin de determinar si puede crear un nuevo mecanismo para mostrar la publicidad en ese tipo de dispositivo.

El contenido que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, como por ejemplo la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que estás interactuando (o con el que has interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se te presenta un vídeo o un artículo en concreto).

  • Una revista de viajes, para mejorar las experiencias de viaje en el extranjero, ha publicado en su página web un artículo sobre nuevos cursos que ofrece una escuela de idiomas por Internet. Las publicaciones del blog de la escuela se insertan directamente en la parte inferior de la página y se seleccionan en función de la ubicación no precisa del usuario (por ejemplo, publicaciones del blog que explican el plan de estudios del curso para idiomas diferentes al del país en el que este te encuentras).
  • Una aplicación móvil de noticias deportivas ha iniciado una nueva sección de artículos sobre los últimos partidos de fútbol. Cada artículo incluye vídeos alojados por una plataforma de streaming independiente que muestra los aspectos destacados de cada partido. Si adelantas un vídeo, esta información puede utilizarse para determinar que el siguiente vídeo a reproducir sea de menor duración.

Se puede utilizar la localización geográfica precisa y la información sobre las características del dispositivo

Al contar con tu aprobación, tu ubicación exacta (dentro de un radio inferior a 500 metros) podrá utilizarse para apoyar las finalidades que se explican en este documento.

Con tu aceptación, se pueden solicitar y utilizar ciertas características específicas de tu dispositivo para distinguirlo de otros (por ejemplo, las fuentes o complementos instalados y la resolución de su pantalla) en apoyo de las finalidades que se explican en este documento.

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