Desde Redmond no cesan en la lucha de seguir desarrollando sus productos de Microsoft 365. Y aunque puede sonar raro, esta vez no venimos a hablar sobre mejoras de inteligencia artificial. En esta ocasión el foco está sobre Word, Excel y PowerPoint para sus correspondientes versiones web. Y es que ahora la propia compañía ha anunciado la nueva función de «Solicitar más acceso».
Antes de esta mejora, si compartían un documento contigo en modo «solo lectura», no teníamos muchas opciones a nuestro alcance. Podíamos descargar la copia o bien buscar al propietario del archivo para que nos concediese el permiso para editar. Sin ir más lejos, pensando en las funciones compartidas de Google Drive, lo único que necesitamos es pedir permiso al propietario para acceder y editar, y es precisamente algo parecido lo que ha traído Microsoft.
Ahora, podemos colaborar en proyectos pidiendo permiso directamente al dueño del archivo desde la propia web. De hecho, incluso podemos elegir si necesitamos elegir o revisar el documento y añadir cualquier nota que queramos en la solicitud. Así lo ha anunciado Microsoft en su propio Blog de Microsoft 365 Insider.
Cómo solicitar acceso a un documento en la web de Word
Esta nueva solicitud de pedir permiso para poder editar un archivo es algo que muchos usuarios llevaban esperando durante años. De hecho, la propia competencia de Microsoft, Google, ya había desarrollado un sistema idéntico y muy valorado por los usuarios con herramientas como Google Drive, donde solicitar permisos de edición es lo usual desde hace tiempo.
Hasta ahora, si recibíamos un archivo con permisos de «solo lectura», no existía una forma directa, a través de la plataforma, de solicitar ningún permiso. De hecho, lo más normal era descargar el archivo y editarlo por nuestra propia cuenta antes de reenviarlo corregido. Pero como puedes ver, este proceso es mucho más lento que la posibilidad de editarlo online. De ahí que Microsoft haya tomado medidas.
Con esta nueva función, si necesitas pedir más permisos sobre un documento, solo tienes que abrir cualquier archivo desde la web de Word, Excel o PowerPoint y pulsa sobre la opción «Solicitar más acceso»
Como ves en la foto, tienes dos opciones, «Solicitar más acceso» y «Vista». Elige la primera. Se desplegará un menú ante ti donde te dejará elegir «Solicitar edición» o «Solicitar revisión». Y en caso de que así lo quieras, puedes también enviar un mensaje junto a la solicitud.
Una vez que pulses sobre «Enviar», el propietario del archivo recibirá un correo electrónico donde aparecerá la solicitud junto a los permisos con los que cuenta dicha persona. Además, por supuesto, de la nota que hayamos escrito. Desde esta sección, podremos denegar o aceptar el cambio de acceso que se nos esté solicitando.
Has de tener en cuenta que, por el momento, si quieres solicitar este permiso debes tener una cuenta de Microsoft 365 Enterprise y pedir permiso al dueño directo del archivo. Contando, por supuesto, con conexión a internet. Hasta el momento, Microsoft no se ha pronunciado sobre el resto de cuentas de Microsoft.
| Aplicación | Plataforma | Disponibilidad | Licencias Compatibles |
|---|---|---|---|
| Word | Web | ✅ Sí | Microsoft 365 Enterprise |
| Excel | Web | ✅ Sí | Microsoft 365 Enterprise |
| PowerPoint | Web | ✅ Sí | Microsoft 365 Enterprise |
| Office | Escritorio (Windows/Mac) | ❌ No | No aplica |
| Office | Móvil (iOS/Android) | ❌ No | No aplica |