El sector del software relacionado con la ofimática no ha parado de crecer y mejorar a lo largo de los últimos años. Suites como Office de Microsoft o el proyecto de código abierto LibreOffice, son más habituales que nunca en la mayoría de los equipos actuales.
Al hablar de la mencionada LibreOffice, en realidad nos referimos a un proyecto de código abierto y totalmente gratuito que cada vez tiene más adeptos en este entorno. Poco a poco se ha ido convirtiendo en la principal alternativa al todopoderoso Office del gigante tecnológico y sus programas integrados. Evidentemente, para migrar de la alternativa de pago a la gratuita, es sumamente importante la compatibilidad de nuestros archivos utilizados en ambas propuestas.
Qué es el formato OOXML de Microsoft
A estas alturas, muchos de los defensores del software de código abierto siguen usando formatos tales como DOCX, XLSX y PPTX, propiedad de Microsoft, para sus documentos en otros programas gratuitos. Eso quiere decir que prefieren hacer uso del software propietario, al de LibreOffice, por ejemplo. Estos formatos de archivo, que la mayoría conocéis de sobra, forman parte del estándar de la propia Microsoft conocido como OOXML. Para que nos entendamos, OOXML es el formato que usan los archivos modernos de programas como Word, Excel y PowerPoint.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que, a pesar de su popularidad y extendido uso, no siempre son la mejor alternativa. Es por todo ello por lo que en estas mismas líneas os vamos a dar algunas importantes razones por las que no deberíais usar el formato mencionado. Y es que se podría decir que ni es ni será un estándar. Todo, a menos que Microsoft decida rediseñar por completo sus aplicaciones ofimáticas, algo poco probable.
Para que nos hagamos una idea más aproximada, en realidad este formato que os comentamos internamente es un archivo comprimido .ZIP que contiene los archivos XML como tal, además de las carpetas para las imágenes, estilos, fuentes, etc. Así es legible para los equipos y aplicaciones, y los archivos son editables desde diferentes programas.
Por qué debemos descartar el uso del formato ofimático OOXML
En un principio, se supone que el mencionado OOXML, también conocido como Office Open XML, es un estándar ISO/IEC, todo ello a pesar de las críticas técnicas que recibe desde hace años. Así, la mayoría de los desarrolladores no lo consideran como un estándar, y mucho menos como un estándar abierto. De ahí es donde precisamente podemos mencionar las razones por las que debemos descartar su uso.
- Es un formato demasiado grande. Esto hace casi imposible su correcta implementación por parte de desarrolladores de aplicaciones ofimáticas de terceros.
- Complicaciones para su implementación. También debemos saber que las aplicaciones de Office no implementan la versión estándar ISO/IEC, sino que utilizan una variante que incluye características de compatibilidad con formatos heredados. Todo ello contradice el objetivo de ser un formato limpio, moderno y abierto para todos.
- Dependencias propietarias. Sus especificaciones se refieren a varios comportamientos heredados no documentados de versiones anteriores de Microsoft Office. Esto requiere que los desarrolladores externos decodifiquen las características específicas del formato en Windows para lograr la compatibilidad con sus proyectos, lo que complica mucho las cosas.
- Problemas de compatibilidad. A pesar de basarse en el formato XML, OOXML incorpora sus propias estructuras de datos binarios. Esto es especialmente perjudicial para la compatibilidad con formatos heredados, lo que compromete la transparencia que XML debe garantizarnos.
- Uso de componentes propios. Este es un estándar que contiene elementos específicos de Windows relacionados con las fuentes, el renderizado y otros comportamientos del sistema de Microsoft. Todo ello dificulta o imposibilita cualquier implementación en otras plataformas y sistemas.
- Sospechas en la estandarización. También debemos tener presente que el proceso de aprobación adoptado para OOXML por ISO/IEC fue muy controvertido. Aquí se dieron acusaciones relativas a ciertas irregularidades de manipulación de votos que plantearon dudas sobre la validez del estándar en sí.
| Criterio Clave | ODF (ISO/IEC 26300) | OOXML (ISO/IEC 29500) |
|---|---|---|
| Gobernanza | Estándar gestionado por OASIS, un consorcio internacional e independiente. Desarrollo apoyado por The Document Foundation (entidad sin ánimo de lucro). | Especificación originada y controlada por Microsoft. Su estandarización ISO fue controvertida. |
| Neutralidad | 100% neutral y agnóstico del proveedor. Diseñado para la interoperabilidad universal. | Contiene dependencias de tecnologías y comportamientos específicos de Microsoft Windows. |
| Complejidad | Especificación más simple y limpia, basada en estándares web existentes. Más fácil de implementar para terceros. | Especificación extremadamente extensa (más de 6000 páginas) y compleja, incluyendo elementos heredados que dificultan la implementación completa. |
| Compatibilidad | Excelente compatibilidad retroactiva y entre distintas suites ofimáticas (LibreOffice, OpenOffice, etc.). | La compatibilidad fuera del ecosistema de Microsoft Office es a menudo incompleta, dando lugar a errores de formato. |
| Adopción Pública | Formato recomendado u obligatorio en numerosas administraciones públicas de la Unión Europea y del mundo para garantizar la soberanía digital. | Dominante en el sector privado debido a la cuota de mercado de Microsoft Office. |
Todo lo comentado lleva a pensar que, aunque OOXML se convirtió en un estándar, siempre ha sido una especificación de formato de Microsoft, no un estándar abierto real.
Cómo pasar de OOXML a ODF sin perder formato
Convertir un documento de formato de Office (DOCX/XLSX/PPTX) a formato abierto (ODT/ODS/ODP) debería ser «guardar y listo». Sin embargo, en la práctica, esto no es así, y muchas veces suele fastidiarse todo lo que no es solo texto: estilos, fuentes, tablas, saltos y los elementos incrustados (imágenes, gráficos, SmartArt, etc.). Por ello, si necesitamos convertir un documento a formato abierto, es obligatorio llevar a cabo una conversión limpia, como os vamos a explicar a continuación.
Lo primero que vamos a hacer va a ser realizar tres primeros ajustes que nos ayudarán a evitar problemas a la hora de realizar la conversión:
- Asegurarnos de tener las mismas fuentes instaladas. Si el documento usa tipografías de Office (algo muy común), LibreOffice puede cambiarlas por otras parecidas, y es aquí donde empiezan los descuadres: saltos de línea raros, párrafos que «bailan» y tablas que deforman por completo el documento.
- Debemos abrir primero el documento en su app origen. En documentos complejos (plantillas corporativas, índices, documentos con muchos estilos), lo ideal es abrirlo una vez en Word/Excel/PowerPoint y guardarlo de nuevo para que quede lo más «normalizado» posible.
- Activar la compatibilidad y la vista de marcas (sobre todo en Writer). En LibreOffice Writer, mostrar marcas de formato nos ayuda a detectar rápido si hay dobles espacios, saltos manuales, tabuladores metidos «a mano» y otras cosas que se suelen estropear en la conversión.
Una vez hemos comprobado esto, lo siguiente es realizar ya la conversión como tal. Por ejemplo, para pasar de DOCX a OT, lo que haremos será abrir el .docx con LibreOffice Writer y esperar a que termine de cargar todo el contenido. Una vez con el documento abierto, iremos a Archivo > Guardar como, y seleccionaremos el formato «ODF Text Document (.odt).» Cerramos el documento, y abrimos el nuevo para comprobar que todo está en orden.
Un truco que nos puede ser de utilidad es que, si el documento tiene muchas imágenes flotantes, podemos probar a anclarlas «al párrafo», siempre que sea posible. Puesto que las imágenes «libres» son lo que más problemas suele dar al pasar de OOXML a ODF, con este cambio podemos dejar el documento mucho más afinado.