Cuando trabajamos con el popular programa que forma parte de la suite Office de Microsoft, nos referimos a Excel, en ocasiones nos encontramos con grandes hojas de cálculo llenas de datos. También se puede dar la circunstancia de que necesitemos crear las nuestras propias hojas desde cero, lo que en ocasiones no es una tarea fácil.
Hay que tener en consideración que al hablar de esta aplicación en concreto, en ocasiones vamos a trabajar con los documentos que creamos durante meses o años. De ahí que una buena organización y estructura, desde el principio, resultará clave en el futuro. Nos encontramos ante una interfaz repleta de celdas donde debemos ir introduciendo los correspondientes datos que vamos a utilizar, y sus fórmulas.
Es importante que aquí aprovechemos todas las funciones de diseño y compatibilidad con tipos de datos para sacar el máximo provecho a Excel. Aquí nos encontramos con un programa altamente complejo que nos sirve para realizar cálculos sencillos o llevar la contabilidad de una empresa. Todo dependerá de cuánto nos adentremos en su funcionamiento y entresijos.
De hecho, hay usuarios que llevan mucho tiempo utilizando esta aplicación y todavía hay funciones que no conocen, como puede suceder con el caso que nos ocupa. Y es que a continuación os vamos a hablar de un extraordinario truco que os permitirá ahorrar una buena cantidad de tiempo y esfuerzos. Decir que se puede dar la circunstancia de que dispongamos de un documento en formato PDF que de entrada contenga datos que podríamos usar en nuestra hoja de cálculo.
Desde hace tiempo tenemos la posibilidad de importar estos datos a los que nos referimos, en la mayoría de las ocasiones de tipo numérico, a Excel de forma directa.
Importa datos de un PDF directamente a Excel
Como os podéis imaginar esto nos permite ahorrarnos el tener que introducir todos esos datos numéricos, en ocasiones cientos o miles, de manera manual uno a uno. Con la función de la que os hablaremos a continuación tendremos la posibilidad de extraer todos ellos de una sola vez y añadirlos a nuestra hoja de cálculo en Excel. Por tanto, a continuación os vamos a mostrar cómo beneficiaros de esa interesante funcionalidad que os podrá ser muy útil en multitud de casos.
Lo primero que hacemos es abrir el programa de Microsoft de manera convencional y situarnos en la hoja de cálculo donde deseamos importar los datos. A continuación abrimos la opción de menú llamada Datos, y en la parte izquierda de la barra de funciones, nos encontramos con una lista desplegable: Obtener datos.
En el caso que nos ocupa, de entre las opciones disponibles, aquí nos decantamos por la que nos permite extraer o importar los datos desde un archivo. En ese instante aparecerá una pequeña lista con los formatos de fichero compatibles con Excel que nos permiten importar datos de forma directa. Como os podéis imaginar ahora solo nos queda pinchar en la opción que reza De PDF para que el programa nos dé la oportunidad de elegir el archivo como tal de nuestras unidades de disco.
A partir de ahí Microsoft Excel se encargará de analizar el contenido del archivo como tal para ofrecernos una previsualización de todos aquellos datos que podemos importar a nuestra hoja de cálculo. En ocasiones esto nos ahorrará incluso varias horas de trabajo, lo que muchos agradecerán seguro.
Otras opciones para importar datos a Excel
Seguro que muchos de vosotros ya sabéis de primera mano que aquí, en nuestras hojas de cálculo, trabajamos con cientos o miles de datos numéricos. Poder exportar buena parte de los mismos de manera directa desde un archivo, nos será de mucha ayuda y además ahorraremos horas y horas de trabajo. Hay que tener en cuenta que el programa de Microsoft nos permite importar toda esa información de diferentes maneras, no solo a través de un archivo PDF que la contenga.
También merece la pena saber que tendremos la posibilidad de extraer todos esos datos de un archivo en formato JSON, o incluso de una base de datos que ya tengamos creada. Igualmente, podremos hacer uso para estas tareas de la aplicación Azure, seleccionar un rango de datos de cualquier otra tabla de Excel, o incluso desde una imagen que contenga esa información en forma de texto, ya que el programa podrá detectarla.
Esto nos abre un amplio abanico de posibilidades que nos ahorrarán mucho trabajo si tenemos que introducir todos esos datos numéricos a mano.
Problemas que podemos encontrar
Aunque el proceso, como acabamos de ver, es relativamente sencillo, en realidad puede darnos muchos problemas. Y es que es posible que Excel no sea capaz de reconocer e importar correctamente algunos datos, lo cual puede romper por completo la tabla. Algunos de los errores más comunes que podemos encontrar son:
Problemas de puntuación. Dependiendo de la región del documento PDF, es posible que haya problemas de puntuación (punto, o coma) a la hora de importar los datos. Por ello, es muy importante comprobar, después de importar, que todo está correcto.
Algunos de los problemas más comunes que podemos encontrar a la hora de realizar la importación de los datos son:
- Datos no estructurados o desalineados. Esto puede dar lugar a que los valores se copien en celdas incorrectas, falsificando todos los resultados de la hoja de cálculo. En este caso, es recomendable usar algún tipo de software OCR para mejorar la estructura de los datos al pasarlos a la hoja de cálculo.
- Pérdida de valores o formato. Es posible que un dato negativo se pase como positivo al no reconocer correctamente el signo, o que nos cambie una puntuación de decimal por millares. Esto se suele solucionar fácilmente ajustando manualmente el formato en Excel.
- Datos erróneos o incompletos. Por último, también puede ocurrir que los datos que se han importado no estén completos, y falten algunos dígitos. La solución más simple es revisar a mano cada uno de los valores, y ajustar los que no sean correctos.
Qué hacer con los archivos Excel resultantes
Lo primero que debemos tener en consideración es que los datos que aquí extraemos desde un archivo en formato PDF, son datos numéricos que añadimos a nuestra hoja de cálculo tal y como si los hubiésemos introducido a mano. A partir de ahí podremos utilizarlos de manera convencional con todo tipo de fórmulas para nuestros proyectos en el programa de Microsoft.
Además, a la hora de convertir las hojas de cálculo resultantes a partir de estos datos, es importante saber que podremos crear archivos nativos de Excel, o incluso volver a crear un archivo en formato PDF para su almacenamiento o compartirlo con otros. Incluso tendremos la posibilidad de crear imágenes en alguno de los formatos más habituales si así lo necesitamos.
Todo dependerá del uso que hagamos posteriormente de nuestro proyecto aquí con base en los datos numéricos que hemos incluido antes.
