Compartir archivos en formato PDF es la mejor forma de evitar que las personas que reciban los documentos, puedan realizar cambios en su interior sin autorización, por lo que es la mejor forma de evitar este tipo de problemas. Guardar una hoja de cálculo tanto de Excel como de Hojas de cálculo de Google como de LibreOffice es un proceso muy rápido y sencillo siguiendo los pasos que os mostramos a continuación.
Además de convertirlo a formato PDF, también podemos añadir una contraseña al archivo para que nadie más que el destinatario pueda tener acceso al archivo y así evitar que este se comparta libremente y sin nuestro consentimiento.
Guardar un Excel en PDF
A la hora de guardar una hoja de cálculo en formato PDF, tenemos dos opciones de hacerlo sin necesidad de recurrir a aplicaciones de terceros. La primera opción y la más sencilla pasa por guardar el documento directamente en este formato cambiando el tipo de archivo. Esta opción se encuentra dentro del apartado Tipo cuando vamos a guardar el documento. De forma predeterminada, el formato establecido es .xlsx. Al pulsar sobre este cuadro desplegable, debemos seleccionar PDF. Este proceso únicamente generará un documento en formato PDF de la hoja que tenemos abierta, no de todo el libro.
La otra opción que también podemos utilizar para guardar una hoja de cálculo en Excel es utilizando las opciones de impresión e imprimir el documento utilizando la impresora Microsfto Print to PDF, una impresora que se encuentra instalada de forma nativa tanto en Windows 10 como en Windows 11, por lo que no es necesario instalarla. Si por cualquier motivo, borramos esta impresora en Windows, tan solo debemos acceder a las opciones de configuración de Windows (Win + i), acceder al apartado Dispositivos > Impresoras y escáneres y, en la sección de la derecha, pulsar en Agregar una impresora o un escáner.
Este método es el que debemos elegir si queremos imprimir todas las hojas de forman parte de un libro (archivo de Excel), estableciendo en las opciones de impresión que queremos imprimir el libro y no la hoja que tenemos abierta.
Exportar una hoja de cálculo de Google en PDF
Si queremos guardar una hoja de cálculo que hemos creado utilizando Google Docs, debemos utilizar la función Descargar disponible dentro del menú Archivo y, seguidamente, seleccionar la opción PDF (.pdf). También podemos seleccionar la opción de Imprimir y utilizar la impresora Microsoft Print to PDF, sin embargo, es un proceso mucho más lento y menos intuitivo.
En la parte derecha, en el apartado Exportar, debemos seleccionar si queremos descargar únicamente la hoja en la que nos encontramos a todo el libro, es decir, todas las hojas que forman parte de la hoja de cálculo. Dentro del apartado Formato, podemos ocultar o mostrar tanto las líneas de división como los comentarios que puedan estar incluidos en el archivo.
También podemos incluir el número de página, el encabezado y pie de página, nombre de la hoja y la fecha. Una vez hemos establecido el formato y la información queremos, tan solo debemos pulsar en el botón Exportar para que se genere el archivo en formato PDF y, automáticamente, se descargue en nuestro equipo.