¿Usas la impresora Microsoft Print to PDF? Aprende a usarla

A la hora de trabajar con archivos de textos, ya sea para editarlos o crearlos desde cero, dispondremos de varias opciones. A la hora de guardarlo, el formato cuyo uso ha ido aumentando considerablemente con el paso de los años es el PDF. Microsoft incorporó en Windows 10 y en el reciente Windows 11 una herramienta con la que poder guardar cualquier página en un documento PDF. Esta función se impresión se llama Microsoft Print to PDF, y hoy vamos a ver cómo podemos encontrarla, activarla o desactivarla.

Esta impresora se encuentra activada por defecto tanto en Windows 10 como en Windows 11, lo cual supone una gran ventaja pues no será necesario descargar ningún otro tipo de programa para poder utilizarla. Sin embargo, y pese a ser una herramienta muy práctica, puede que prefiramos desactivarla o eliminar y utilizar otro tipo de impresoras PDF.

Qué es Microsoft Print to PDF

Esta función que llego bajo el brazo de Windows 10 y que se mantiene en Windows 11 puede resultarnos tremendamente útil, ya que nos va a permitir guardar y convertir cualquier documento, página web o imágenes en un documento PDF. Mediante el uso de esta impresora virtual, podremos imprimir cualquier archivo PDF, siendo muy sencilla de usar. Cualquier archivo .pdf que hayamos creado con Microsoft Print to PDF puede ser abierto con cualquier programa que admita este formato como Adobe Reader, Foxit Reader, etc.

Una de las posibilidades que ofrece es convertir una página web en un archivo PDF. Para ello solo tendremos que pulsar en el apartado de Imprimir de nuestro navegador y nos mostrará una ventana donde nos indicará todas las opciones de impresión que tenemos disponibles. A la hora de seleccionar la impresora debemos de usar Microsoft Print to PDF y podremos configurar las opciones básicas de impresión, como el tamaño del papel o la distancia de los márgenes a la hora de imprimir.

Imprimir desde el navegador con Microsoft Print to PDF

Ya solo nos queda hacer clic en el botón de «Imprimir» para que nuestro archivo se convierta automáticamente en un documento PDF, al que podremos dar un nombre, guardar y utilizar cuando queramos.

Formas de eliminar, activar o desactivar

A continuación, os contamos diferentes formas que tenemos para poder eliminar, habilitar o deshabilitar la impresora Microsoft Print to PDF. Esto es algo que podemos hacer desde las Características de Windows, el Panel de control, el menú de Configuración, así como PowerShell o el Símbolo del sistema.

Desde las Características de Windows

Esta utilidad la podemos activar o desactivar desde el Panel de control. Para acceder directamente basta con pulsar el atajo de teclado «Windows + R» para que aparezca el comando Ejecutar. Aquí, escribimos Appwiz.cpl y pulsamos Enter. También podemos acceder directamente al Panel de Control, pulsar en «Programas» y «Programas y características». Una vez aquí, pulsamos sobre el apartado de «Activar o desactivar las características de Windows», que encontramos en la parte superior izquierda.

Esto hará que nos aparezca una nueva ventana de «Características de Windows», donde se nos mostrarán un listado de las características del sistema. Aquí debemos de desplazarnos por entre sus diferentes opciones hasta encontrar la impresora de Microsoft Print to PDF que nos aparecerá cómo Imprimir en PDF de Microsoft.

Características de Windows

Si la casilla no se encuentra marcada sólo tendremos que pulsar sobre ella para marcarla y guardar los cambios pulsando en el botón de «Aceptar» para que vuelva a estar disponible. Si lo que queremos es desactivarla, bastará con desmarcarla. En este caso cuando pulsemos la opción de imprimir o el atajo de teclado «Ctrl + P» comprobaremos como esta opción no aparece dentro de las impresoras disponibles en Windows.

Este cambio debe quedar reflejado al instante nada más marcar o desmarcar la casilla, pero por si algún motivo no sucede, debemos de probar a reiniciar el proceso del Explorador de Windows, cerrar sesión o reiniciar por completo el sistema.

Usando el menú de Configuración

También podemos usar el menú de Configuración de Windows para poder habilitar o deshabilitar esta función. Para ello, debemos de pulsar la combinación de teclas «Windows + I», para que nos lleve automáticamente a Configuración. Posteriormente pulsamos sobre el icono de «Dispositivos» y hacemos clic sobre el apartado de «Impresoras y escáneres» que encontramos en el panel de la izquierda.

Microsoft Print to PDF quitar dispositivo

A continuación, en el panel de la derecha hacemos clic en el Microsoft Print to PDF lo cual hará que se despliegue un menú. Aquí pulsaremos sobre «Quitar dispositivo» para eliminarlo. Nos aparecerá una ventana donde nos preguntará si estamos seguros de querer eliminarlo, pulsamos en «Sí» para confirmar y cerramos el menú de Configuración.

Desde Dispositivos e impresoras

Otra opción que tenemos disponible es eliminar esta función desde el apartado de «Dispositivos e impresoras» que encontramos en el Panel de control tanto en Windows 10 como Windows 11. Para acceder, pulsamos el atajo de teclado «Windows + R» para lanzar el comando ejecutar. Aquí escribimos «Control Panel» y pulsamos Enter.

Quitar Microsoft Print to PDF desde Panel de control

En la nueva pantalla, dentro del apartado de Hardware y sonido, hacemos clic en «Ver dispositivos e impresoras». A continuación, hacemos clic con el botón derecho sobre Microsoft Print to PDF y seleccionamos «Quitar Dispositivo». Para ello será necesario que contemos con derechos de administrador. Por último, nos aparece una ventana de confirmación, donde pulsamos en «Sí» para confirmar los cambios.

Mediante PowerShell

Esta interfaz de consola en línea de comando se encuentra diseñada para que pueda ser usada por administradores de sistema, con el propósito de poder automatizar tareas o realizarlas de manera más controlada. Desde aquí podremos tanto eliminar, como desactivar y activar la impresora Microsoft Print to PDF.

Para ello debemos de escribir powershell en el cuadro de búsqueda del menú Inicio y pulsar sobre Ejecutar como administrador. En la nueva ventana escribimos el siguiente comando y pulsamos Enter.

Para eliminarla escribimos:

Remove-Printer -Name "Microsoft Print to PDF"

Si lo que queremos es habilitarla escribimos:

Enable-WindowsOptionalFeature -Online -FeatureName "Printing-PrintToPDFServices-Features"

En cambio, si lo que queremos es desactivarla escribimos:

Disable-WindowsOptionalFeature -Online -FeatureName "Printing-PrintToPDFServices-Features"

Usando el Símbolo del sistema

Se trata de una utilidad en línea de comandos que se usa para ejecutar comando y realizar funciones administrativas de nivel avanzado o, también puede utilizarse para solucionar problemas. Desde aquí vamos a poder activar, desactivar o eliminar la impresora Microsoft Print to PDF según nos convenga.

Para ello escribimos cmd en el cuadro de búsqueda del menú Inicio y ejecutamos el Símbolo del sistema con derechos de administrador. En la nueva ventana escribimos los siguientes comandos en función de la operación a realizar.

Para eliminarlo escribimos:

printui.exe /dl /n "Microsoft Print to PDF"

En el caso de querer desactivarlo escribimos:

dism /Online /Disable-Feature /FeatureName:"Printing-PrintToPDFServices-Features"

Para volver a activarlo escribimos:

dism /Online /Enable-Feature /FeatureName:"Printing-PrintToPDFServices-Features"
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