Estas funciones están en OneDrive y puede que no lo sepas

Los sistemas de almacenamiento en la nube han llegado para quedarse y actualmente forman parte de nuestro uso habitual. Podemos encontrar servicios tan populares como Google Drive y Dropbox. También encontramos a OneDrive perteneciente a Microsoft, una herramienta que se ha convertido en una de las nubes más utilizada por cualquier usuario, especialmente por encontrarse integrada por defecto en Windows 10. Si la usamos de forma habitual para almacenar nuestros archivos es posible que desconozcamos algunas de sus funciones que pueden resultarnos interesantes.

El servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft ofrece a los nuevos usuarios 5 GB de almacenamiento que pueden alcanzar 1 TB para los suscriptores de Microsoft 365. Esto nos va a permitir guardar, editar y acceder a los archivos desde nuestro ordenador o directamente desde cualquier otro dispositivo que cuente con conexión a Internet. En muchas ocasiones al usarlo de manera automática para guardar nuestros archivos más importantes, hace que no seamos capaces de ver algunas funciones escondidas que puedan mejorar nuestro uso con la plataforma.

Activar los Archivos a petición de OneDrive

Mediante la función de Archivos a petición de OneDrive podremos acceder a todos nuestros archivos almacenados sin necesidad de tener que descargarlos ni tampoco usar el almacenamiento de nuestro ordenador. Así, evitamos que ocupen espacio de manera innecesaria. Una vez lo activemos veremos todos los archivos directamente en el Explorador de archivos. Desde aquí, obtendremos información detallada obre cada uno de ellos, siendo posible copiar o mover archivos desde nuestro equipo directamente desde el sistema de archivos. Los archivos aparecerán como solo en línea, por lo que no ocupan espacio y podremos usarlos siempre que estemos conectados a Internet.

Archivos a petición de OneDrive

Para poder activarlo basta con hacer clic en el icono de la nube de OneDrive que se encuentra en la barra de tareas. Seleccionamos «Configuración» y posteriormente en la pestaña de «Configuración». Por último, pulsamos la casilla de «Ahorrar espacio y descargar archivos a medida que se usan».

Compatibilidad de OneDrive con Skype

Otra de las características de OneDrive que puede que no conozcamos es su capacidad para integrarse con Skype, al igual que lo hace con Office. De esta forma podremos usar la herramienta de comunicación mediante audio y vídeo de Microsoft para compartir tanto documentos como fotos con otras personas, con solo compartir un enlace. Así será posible que cualquier persona con la que estamos chateando pueda tener acceso a cualquier archivo compartido, algo que puede resultarnos de mucha utilidad. Esto es algo que podemos hacer pulsando en el botón «OneDrive» de Skype y seleccionar el archivo que deseamos compartir de nuestra nube.

Respaldo de Escritorio, Documentos e Imágenes

El servicio de almacenamiento en la nube de OneDrive también nos permite realizar copias de seguridad de las carpetas más importantes de nuestro equipo como son el «Escritorio», la carpeta de «Documentos» y la carpeta de «Imágenes». De esta forma, podemos conseguir que se encuentren protegidas ante cualquier inconveniente que pudiera suceder, así como tenerlas disponibles para su uso desde otros dispositivos donde tengamos instalada la aplicación.

OneDrive copia de seguridad

Para acceder a la copia de seguridad solo es necesario acceder al apartado de «Configuración» y la pestaña de «Copia de seguridad». Desde aquí podemos seleccionar aquellas carpetas sobre las que deseamos realizar un respaldo de todo su contenido en la nube.

Adjuntar archivos con Outlook automáticamente

La integración de OneDrive con las aplicaciones de Office es muy importante ya que nos permite tener siempre nuestro contenido de forma accesible. Si usamos nuestro correo electrónico con Outlook podemos beneficiarnos de la posibilidad de usar cualquier archivo almacenado para enviarlo por correo. Esto es posible porque OneDrive permite acceder a todo el contenido online almacenado desde la misma ventana de redacción de Outlook. De esta forma conseguimos un acceso más rápido y directo a cualquier documento o archivo que deseamos enviar. Esto hará que mejoremos notablemente nuestra rapidez y productividad en caso de que usemos de forma habitual y diaria ambas aplicaciones.

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