Elige las carpetas de Windows que quieres guardar en OneDrive

Los sistemas de almacenamiento en la nube cada vez son más populares. Uno de los servicios más conocido es el de OneDrive de Microsoft, una plataforma que nos permite almacenar todo tipo de archivos en un solo espacio, facilitando la sincronización y el intercambio de información y documentos entre tus dispositivos Windows, así como compartirlos con otras personas y tener accesos a ellos desde cualquier dispositivo. El problema, es que, si no lo tenemos bien configurado, puede provocar que almacenemos más elementos de los deseados, algo que podemos evitar configurando la aplicación para que las carpetas no se guarden de forma automática.

Nuestro ordenador con Windows cuenta con una serie de carpetas de almacenamientos predeterminadas para los archivos de Escritorio, Documentos, Vídeos, Descargas, Imágenes, entre otras, que nos servirán para mantener organizados todos nuestros ficheros. Además, estas carpetas son utilizadas también por aplicaciones de terceros para utilizar esa ruta predeterminada para abrir ese tipo de archivos.

Las carpetas de Escritorio, Imágenes y Documentos siempre sincronizadas

De cara a su uso con OneDrive, la aplicación permite configurar qué carpetas queremos que sean las que se sincronicen de todas las que componen nuestro disco duro. De entre ellas hay dos carpetas, como las de Imágenes y Documentos que pueden ser configuradas para que se guarden de forma directa todos sus datos en la nube, lo que nos permite tener siempre sincronizados todos nuestros archivos.

Que las carpetas puedan estar configuradas para que todo su contenido esté sincronizado de manera automática puede resultar muy útil, pero es algo que debemos usar con precaución pues puede volver contraproducente. En el caso de que acumulemos una gran cantidad de archivos y gigas de almacenamiento estaremos subiendo y descargando una gran cantidad de datos de manera continua, lo que puede provocar una ralentización constante de nuestra conexión a Internet o agotar el almacenamiento de nuestra cuenta de OneDrive de forma rápida. Además, puede provocar que llenemos rápidamente nuestra capacidad de almacenamiento y no podamos subir archivos que puedan resultarnos de mayor interés que otros que está ocupando espacio debido a la sincronización automática

Para que esto no pueda ocurrir, vamos a enseñarte cómo podemos configurar OneDrive para controlar qué carpetas deben estar sincronizadas, para que, de esta forma, seamos nosotros, de forma manual, los que decidamos qué contenido de dichas carpetas queremos usar de forma local y cuales queremos sincronizar con la nube.

Cómo impedir que las carpetas se guarden automáticamente en OneDrive

Si queremos evitar que OneDrive guarde todo el contenido de nuestro ordenador de manera automática en la nube, existen diferentes maneras de configurar la aplicación para evitarlo. A continuación, vamos a ver a fondo cuáles esos esos trucos de configuración que debemos de llevar a cabo. Empezando por la desactivación de la carga automática de las carpetas, continuando con la configuración sólo de aquellas carpetas que queremos que se sincronicen, así como elegir qué archivos son los que realmente queremos seleccionar para ocupar ese espacio dentro de la nube.

Desactiva la carga automática de las carpetas

Lo primero que debemos hacer pulsar en el icono de OneDrive que se encuentra en la barra de tareas. Se nos abrirá una ventana y seleccionaremos la opción de «Configuración y Ayuda». Se nos abrirá otro menú desplegable donde debemos seleccionar la opción de «Configuración».

OneDrive Configuración y Ayuda

Una vez dentro del menú de «Configuración», visualizamos una ventana con varias pestañas en la parte superior. Aquí nos iremos a la pestaña de «Copia de Seguridad». Dentro del menú «Carpetas importantes del PC», pulsaremos sobre el botón de «Administrar copias de seguridad». En ella encontraremos las carpetas de Escritorio, Imágenes y Documentos que se encuentran seleccionadas para que tengamos una copia seguridad de las mismas en OneDrive, de forma los archivos que la componen estén protegidos y podamos tener disponibles en otros dispositivos.

OneDrive Configuración y Copia de Seguridad

Por ello una vez dentro, veremos las tres carpetas indicándonos el almacenamiento que ocupa cada una de ellas. Justo debajo nos informará del espacio disponible que tendremos en OneDrive después de la selección de carpetas. Para eliminar la sincronización de las carpetas debemos de pulsar en cada una de ella para desmarcarla. Una vez desmarcadas, la aplicación dejará de hacer copia de seguridad de las mismas.

Cerrando la ventana y volviendo nuevamente al apartado de «Copia de Seguridad» dentro del menú de Configuración de OneDrive, debemos prestar atención a las opciones de «Fotos y vídeos» y «Capturas de pantalla», que debemos de tener desmarcadas sino queremos que se guarden en la nube de manera automática.

Configura las carpetas que se sincronizan con nuestro PC

Como hemos comentado con anterioridad, OneDrive nos permite elegir cuáles de las carpetas que tienes en la nube quieres tener sincronizadas en el PC. Esto es algo que se elige al configurar la aplicación por primera vez. En caso de que no te acuerdes que carpetas seleccionaste o bien si quieres cambiarlas, debemos seguir estos sencillos pasos.

Primero debemos pulsar en el icono de OneDrive que se encuentra en la barra de tareas. A continuación, se nos abrirá una ventana donde nuevamente seleccionaremos la opción de «Configuración y Ayuda». Posteriormente se nos abrirá un menú desplegable donde debemos seleccionar la opción de «Configuración». Ahora en la barra de tareas de la parte superior de la nueva ventana, seleccionamos la pestaña de «Cuenta». A continuación, debemos pulsar en el botón de «Elegir carpetas» que encontraremos dentro de opción «Seleccionar carpetas».

Ahora nos aparecerá una nueva ventana, desde donde podemos elegir que carpetas queremos que estén disponibles en OneDrive. Las carpetas que no estén seleccionadas quedarán ocultas en el Explorador de archivos. Además, si dejamos de sincronizar archivos o carpetas, estos permanecerán en OneDrive, pero no estarán en nuestro equipo. Una vez hecha la selección, pulsaremos en «Aceptar» para guardar los cambios.

OneDrive carpetas copias de seguridad

Elige qué archivos son los que queremos que ocupen espacio

OneDrive también nos permite controlar si queremos que las carpetas estén sincronizadas en la nube puedan tener su contenido disponible en nuestro PC de manera parcial o total. Esto es algo especialmente útil si tenemos problemas de espacio en nuestro disco duro.

Controlar esta opción es bastante sencillo. Debemos hacer clic con el botón derecho sobre un archivo o carpeta que esté dentro de OneDrive desde el Explorador de archivos de Windows. Se nos abrirá el menú contextual donde podremos apreciar la opción de “Mantenerlo siempre en el dispositivo”. Si lo tenemos marcado, lo tendremos disponible en nuestro disco duro, pero si lo desmarcamos se borrará del mismo.

OneDrive Mantenerlo siempre en el dispositivo

Evita la sincronización automática de documentos de Office con OneDrive

OneDrive cuenta con una tendencia predeterminada a sincronizar automáticamente los documentos de Word, Excel y otros archivos de Office que abre en nuestro PC con OneDrive. Si no estamos interesado en compartir archivos o colaborar con otros usuarios, puede deshabilitar esta función y evitar que los archivos de Office se carguen automáticamente en OneDrive desde nuestro ordenador.

Para ello vamos a pulsar sobre el botón de OneDrive situado en la barra del sistema y pulsamos en su apartado de Configuración. En la nueva ventana que nos aparece pulsamos en la pestaña de Office y desmarcamos la casilla que pone Usar aplicaciones de Office para sincronizar los archivos de Office que abra. Hacemos clic en Aceptar para guardar esta configuración en el PC.

Usar aplicaciones de Office para sincronizar los archivos de Office que abra

Una vez hecho esto, comprobaremos como ya encontraremos que Word, Excel, PowerPoint y otros programas de Office ya no guardar de forma automática los archivos en OneDrive.

¿Quieres tener todo en la nube? Compra más espacio en OneDrive

OneDrive nos brinda muy poco espacio de almacenamiento, 5 GB para la cuenta gratuita, en la que poder guardar todos los archivos que necesitemos. Si solo trabajamos con documentos puede que nos defendamos, pero si vamos a guardar fotos, vídeos u otro tipo de datos, seguramente el espacio gratuito se nos quede corto. En ese caso, lo que podemos hacer es comprar a Microsoft espacio de almacenamiento adicional. La suscripción a Office 365 trae consigo un espacio de almacenamiento de 1 TB adicional. En él vamos a poder guardar todos los datos que queramos, además de disfrutar de toda la suite de Office y llamadas gratis de Skype todos los meses.

Precios OneDrive

Si se da la circunstancia de que el terabyte se nos quede corto, también vamos a poder contratar más espacio adicional pagando desde 2 euros al mes, por 200 GB de espacio, hasta 10 euros al mes por conseguir 1 TB de espacio adicional. En total, 2 TB de almacenamiento en la nube de Microsoft. Podemos ver todas opciones de pago que Microsoft dispone para aumentar nuestro almacenamiento en OneDrive.

¿Tienes datos muy importantes? Usa el almacén personal

Una de las características que nos ofrece OneDrive, y que no solemos encontrar en otras plataformas de almacenamiento en la nube, es el llamado almacén personal. Cuando guardamos los archivos que queremos en la nube, estos podemos copiarlos a la raíz, o guardarlos dentro de carpetas, pero, salvo que los cifremos antes de subirlos, no cuentan con otras medidas de seguridad adicionales.

El almacén personal de OneDrive es una carpeta, que está disponible para todos los usuarios de la nube de Microsoft, que cuenta con una doble autenticación antes de poder entrar a ella. De esta forma, podemos guardar nuestros datos más sensibles dentro de ella, y cerrar el almacén cuando no lo vayamos a utilizar, para evitar que, si rompen la seguridad de la cuenta, o del PC, puedan acceder a estos datos.

Personal Vault - Almacén personal OneDrive - 5

Para desbloquear este almacén personal, lo primero que debemos hacer es intentar entrar a él. Microsoft nos mandará el código de validación al móvil (normalmente mediante su autenticador), y, con dicha clave, podremos desbloquearlo. Pasado un tiempo, o cuando nosotros lo cerremos, este almacén volverá a quedar protegido, y todos los datos que se guardan en su interior estarán totalmente cifrados.

Los usuarios de Microsoft 365 pueden usar este almacén sin restricciones ni limitaciones. Pero, si somos de los usuarios que no pagan la suscripción de Microsoft, debemos saber que solo podremos guardar 3 archivos dentro de este almacén.

Alternativas a OneDrive para guardar más archivos en la nube

Si aun configurando OneDrive para que solo guarde aquello que necesitamos, vemos que terminamos llenando el almacenamiento y no queremos optar por sus planes de compra existe otra solución. Esta pasa por usar otros sistemas de almacenamiento en la nube. Esto es algo que usar como alternativa a OneDrive si ésta no nos convence, o bien para aumentar nuestro tamaño en la nube. De esta forma, podremos seguir almacenando archivos en distintos servidores sin tener que pagar por ello.

Google Drive

Drive es el servicio de almacenamiento en la nube creado por Google. Esta aplicación funciona a través de nuestra cuenta de Gmail, ofreciéndonos 15 GB de capacidad para el plan gratuito. También cuenta con versiones premium de almacenamiento desde 25 hasta 100 GB. En este servicio podremos almacenar todo tipo de archivos, como fotos, ficheros, vídeos, audios, documentos, etc. Otra opción interesante es la posibilidad de guardar archivos adjuntos para luego poder compartirlos según nuestras necesidades. Podemos acceder a Google Drive desde este enlace.

Box

Este sistema de almacenamiento en la nube nos ofrece 10 GB de almacenamiento en su plan gratuito. Se caracteriza por ofrecer enlaces para intercambios de archivos, transferencias y almacenamiento seguros cifrado, así como por la posibilidad de poder editar documentos en la nube. También nos permite subir todo tipo de archivos mientras que no superen los 250 MB cada uno. Podemos acceder a los servicios en la nube de Box pulsando aquí.

Dropbox

Uno de los servicios de almacenamiento en la nube pioneros en ofrecer este servicio y tremendamente popular a pesar de que su cuenta gratuita sólo permite 2 GB de almacenamiento. A pesar de ello es una de las mejores y más seguras opciones a la hora de guardar nuestros archivos en la nube. También cuenta con varios planos de precios, compatibilidad con dispositivos móviles y posibilidad de crear enlaces y carpetas compartidas. Podemos acceder a todo el contenido de Dropbox desde su página web.

pCloud

Hablamos de un servicio en la nube que se coloca como una gran alternativa a OneDrive para guardar datos en la nube de forma sencilla. Esta plataforma nos ofrece hasta 10 GB de almacenamiento gratis solo por registrarnos y nos permite guardar cualquier tipo de archivo, de cualquier tamaño, en la nube y podremos acceder a ellos desde cualquier dispositivo.

Cuenta con la posibilidad de ampliar el almacenamiento con planes que parten desde los 20 GB hasta 500 GB o 2 TB, y con un precio que parte desde los 0,89 euros al mes.

Sin embargo, este servicio también cuenta con algún inconveniente que debemos destacar. Por ejemplo, estamos ante una opción muy poco conocida, por lo que no sabemos cómo será su futuro y de nuestros datos almacenados en ella. Además, las velocidades de transferencia suelen ser muy bajas respecto a la competencia.

Podemos saber más sobre pCloud desde su sitio web oficial.

BackBlaze

Hablamos de un sistema de almacenamiento en la nube, centrado en ofrecer la posibilidad a sus usuarios de hacer backup online y almacenamiento en la nube. Entre sus características debemos destacar su almacenamiento ilimitado, sin límite de tamaño por 6 dólares al mes. Además, le acompaña un sistema de backup incremental que nos ofrece la posibilidad de hacer copias de seguridad de las modificaciones que realicemos, sin necesidad de respaldar todos los archivos cada vez.

También nos permite hacer respaldo tanto de unidades USB como de discos duros externos y para que no tengamos que preocuparnos por la seguridad, cuenta con un sistema de encriptación de 256 bits durante la transferencia de archivo, junto con un almacenamiento cifrado en su servidor de 128 bit AES. Como inconveniente, hay que destacar que no es compatible con las unidades de almacenamiento en red NAS, por lo que estas se quedan desprotegidas y fuera de las copias de seguridad.

Podemos acceder a BackBlaze desde su página web.

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