Organiza tu vuelta al trabajo con un calendario de Google compartido

Organiza tu vuelta al trabajo con un calendario de Google compartido

Ignacio Sala

Gmail es la plataforma más utilizada en todo el mundo como cliente de correo por sus múltiples funciones, la mayoría de ellas totalmente gratuitas. De entre todas las funciones que Gmail pone a nuestra disposición, también se incluye la posibilidad de gestionar nuestro calendario, donde podemos anotar la cita del médico, la revisión del coche, los próximos exámenes, la visita al veterinario, lo que hace falta en casa. Pero, además, también nos permite compartir calendarios con otros usuarios, una función ideal para nuestra familia, compañeros de trabajo o amigos, sepan en todo momento cuales son las tareas pendientes en cada momento.

Cuando nos creamos una cuenta en Google, Gmail crea diferentes calendarios, uno de uso de personal y otros que podemos añadir como los festivos nacionales y locales. Además, también podemos añadir calendarios para conocer los horarios de las jornadas de fútbol, de un mundial, donde y cuando se celebrarán las carreras de motos o F1 durante la temporada entre otros. Podríamos decir que, para cada necesidad, existe un calendario que la cubra. Si queremos compartir un calendario, lo primero que debemos hacer es crear uno que sea independiente del que utilizamos a nivel personal.

Cómo crear un calendario compartido en Google

En primer lugar, para crear un nuevo calendario en Google, debemos acceder a la web de Google que nos permite gestionar a través del siguiente enlace. En la columna de la izquierda, se muestra una vista en miniatura del mes en el que nos encontramos y, justo debajo, se encuentran todos los calendarios que tenemos asociados a nuestra cuenta y los que podemos añadir. Para crear un nuevo calendario, pulsamos en los tres puntos en vertical situados a la derecha de Other calendars y seleccionamos la opción Create new calendar.

Crear calendario google

A continuación, establecemos el nombre que queramos que tenga el calendario, añadimos una descripción si queremos y establecemos el horario que utilizará, que en caso de residir en España será Central European Time – Madrid.

Crear calendario google

A continuación, desde la misma página, en el apartado Settings for my calendars, pulsamos en el calendario que hemos creado para acceder a sus ajustes. Dentro de las opciones de personalización del calendario que hemos creado (o de cualquier otro que ya utilicemos), en el apartado Shared with specific people, pulsamos en Add people. Seguidamente, debemos introducir la cuenta de Gmail con la que queremos compartir el calendario que hemos creado y en Permissions, establecemos:

  • See all events details, si únicamente podrá acceder a su contenido.
  • Make changes to events, si queremos que otras personas pueda realizar cambios.
  • Make changes and manage sharing, para permitir que pueda compartirlo con otras personas.
  • See only free/busy para que únicamente sepan si en ese horario estamos ocupados o no tenemos ninguna cita en la agenda.

Calendario compartido google

Una vez hemos creado un calendario compartido, las personas que hayamos añadido recibirán un correo electrónico en el que se les informa que han sido añadidos a un calendario compartido con los poderes que hemos establecido. Desde ese mismo correo, puede aceptar la invitación al calendario o pasar de ella. Si lo acepta, desde esta misma página web, también puede eliminarlo de su cuenta.

Dejar de compartir un calendario de Google

Si cambiamos de opinión y queremos dejar de compartir el calendario con otras personas o eliminar únicamente a determinados usuarios, debemos acceder a la misma sección donde hemos añadidos a las personas con las que hemos compartido el calendario y pulsar sobre la X que se encuentra justo a la derecha de cada usuario. Aunque demos poderes de administración y gestión del calendario que hemos creado a otros usuarios, nadie podrá eliminarnos de él, ya que constamos como los creadores. La única posibilidad de ceder el mando de este calendario es desde la opción Remove calendar, pulsando en el botón Unsuscribe.  Si queremos eliminar completamente el calendario, en este mismo apartado se encuentra el botón Delete, botón que nos permitirá eliminar el calendario que hemos creado sin dejar a otros usuarios su gestión.

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