¿Necesitas una base de datos? Cuándo usar Microsoft Access

La popular suite ofimática de Microsoft, Office, está compuesta por una serie de programas que conocemos la mayoría de nosotros. Entre estos podemos destacar el editor de textos Word, la hoja de cálculo Excel, o Access, del que os hablaremos a continuación.

Como no podía ser de otro modo, todas estas aplicaciones, de un modo u otro, se centran en el trabajo ofimático. Tal y como os comentamos, uno nos sirve para editar texto, otro para crear hojas de cálculo, o uno de presentaciones multimedia. Pero quizá el más desconocido de todos ellos, sea Microsoft Access. Pue bien, lo primero que debemos saber es que este es un potente programa ofimático que bajo ninguna circunstancia debemos confundir con los mencionados Word o Excel.

Cierto es que podemos trabajar con todos ellos de manera unificada para compartir información entre estos, pero cada uno la trata de un modo muy diferente. Precisamente por esto que os comentamos, Access es una de las propuestas de Office que menos se usa en términos generales. Pero eso no quiere decir que sea una aplicación ni mejor ni peor, sencillamente su nicho de mercado es más específico, a la vez que reducido.

Pero con todo y con ello es un software que utilizar a diario multitud de usuarios en todo el mundo. Una vez dicho esto, a continuación os vamos a hablar de algunas de las situaciones en las que Microsoft Access se convierte en un programa clave. Todo ello partiendo de la base de que su objetivo principal es la creación y edición de bases de datos.

tabla access

Al crear bases de datos con muchos usuarios

Tal y como os contamos antes, este es un programa que se centra en el tratamiento de bases de datos. Pero no solo eso, sino que además se diseñó para que muchas personas estén trabajando en la misma de forma simultánea. Para ello nos propone múltiples funciones para que podamos administrar de forma segura las actualizaciones de los datos desde diferentes fuentes. Entre estas podemos destacar el bloqueo de determinados registros o la resolución de conflictos entre los datos.

Para crear proyectos en Access con consultas complejas

Además de los datos como tal y la estructura de la base de datos que los alberga, hay otros puntos de gran importancia en este tipo de trabajos ofimáticos. Aquí nos referimos en concreto a las consultas que más adelante se llevarán a cabo por parte de los usuarios. Por tanto en el caso de que tengamos prevista la utilización de consultas complejas, Access se convierte en una excelente alternativa.

Esto se debe a que nos propone todo lo necesario para ello, y además intenta facilitarnos el trabajo si utilizamos múltiples bases de datos cruzadas.

Access puede complementar a las tablas de Excel

Por otro lado debemos tener muy presente que Access, en determinadas ocasiones se puede convertir en un complemento perfecto para las hojas de cálculo de Excel. Así podremos usar los datos de las tablas de este programa, y que formen parte de algunos campos de nuestra base de datos de Access.

Comparte modos de funcionamiento de programas Office

Access es una propuesta más que interesante para crear bases de datos de todo tipo si sois habituales de otros programas de Office. La razón de ello es que este programa incorpora características que son muy usadas en las otras aplicaciones Office. Por tanto nos costará menos acostumbrarnos a su uso que con otras propuestas similares de otros desarrolladores.  Además los habituales asistentes de Microsoft que también encontramos aquí, hacen que sea más fácil crear bases de datos.

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