Dentro del mundo empresarial, una aplicación de base de datos debe resultar imprescindible. En ellas podremos anotar tanto el registro de clientes, como una agenda privada de direcciones, inventarios de existencias e incluso la contabilidad. Para ello, la utilidad más popular no es otra que Microsoft Access. Esta herramienta la podemos encontrar dentro de la suite de Microsoft Office.
Microsoft Access es un Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD). Con esta herramienta podremos insertar, almacenar, editar, evaluar y presentar todo tipo de datos, que pueden modificarse o crear nuevos desde su interfaz gráfica. La aplicación cuenta con plantillas junto a asistentes para poner en funcionamiento nuestra base de datos. De cara a los usuarios más expertos también incorpora funciones avanzadas, permitiéndonos programar directamente en Visual Basic, que se incluye dentro de la aplicación.
Pero Access no sólo va dirigido al ámbito empresarial, sino que también le podamos dar un uso más doméstico y utilizarlo para organizar nuestra biblioteca de libros, todos nuestros discos de música o nuestro catálogo de películas. Dentro de ella encontraremos funciones como Tablas, Consultas, Formularios o Informes que nos ayudarán a organizar de manera eficiente todo lo que necesitemos.
Además, podemos basar la gestión de un negocio como los clientes, facturación y demás con esta aplicación, sin tener que recurrir a aplicaciones de pago que, en la mayoría de las ocasiones, requiere de una suscripción mensual que, con el tiempo, se convierte en innecesaria para el día a día, ya que, con las opciones de la aplicación, es más que suficiente.
Pese a que Access es una de las herramientas de base de datos más usadas, presenta como inconvenientes, que es de pago ya que forma parte del paquete de Office, además de estar sólo disponible para Windows. Es por ello, que nunca está de más conocer algunas alternativas de base de datos que podamos utilizar en lugar de Microsoft Access.
Alternativas a Access gratis
Si necesitamos usar una base de datos para nuestro trabajo y estudio, posiblemente lo primero que vamos a valorar es optar por una aplicación gratuita con la que cubrir nuestras necesidades. Es posible que, si no necesitamos algo sumamente complejo, pueden valernos cualquiera de las siguientes opciones que os vamos a comentar.
MySQL
Se trata de una aplicación de base de datos de código abierto y gratuita, bajo licencia GPL, por lo que se convierte en una gran alternativa a Access. Es conocida tanto por su escalabilidad de alto rendimiento y por contar con una sólida protección de datos, así como una gran red de apoyo por parte de sus usuarios. Basa su funcionamiento en un modelo cliente y servidor y ofrece compatibilidad con SQL. Cuenta con procedimientos almacenados de tablas y la capacidad de automatizar tareas.
MySQL es una herramienta 100% gratuita que podemos descargar directamente desde su página web.
Pros y contras
MySQL es, desde siempre, una de las mejores opciones disponibles en el mercado para crear bases de datos para cualquier sistema. Si bien es cierto que no es aplicación sencilla de aprender, especialmente si no tenemos conocimientos, se trata de una completa herramienta que nada tiene que enviar a Access, especialmente en cuando a soporte para cualquier sistema operativo. Además, se trata de una herramienta gratuita.
nuBuilder Forte
Estamos ante una herramienta basada en navegador creada por Software para desarrollar aplicaciones de base de datos basadas en web, utilizando para ellos las bases de datos MySQL o Maria DB. La aplicación ha sido desarrollada para todo tipo de usuarios. Incluye videos y documentación en línea con todo de tipo de información para poder utilizarla de forma eficiente. También nos permite hacer copias de seguridad de toda la aplicación en un solo archivo de base de datos.
Si queremos empezar a utilizar nuBuilder, es posible descargar e instalar de forma gratuita desde su propia página web, sin ningún coste por su licencia.
Virtudes y defectos
Si no queremos complicarnos la vida instalando aplicaciones para crear bases de datos, una interesante solución disponible de forma gratuita es nuBuilder. La interfaz de usuario es muy sencilla e intuitiva y no es necesario tener conocimientos de este tipo de aplicaciones para llevar a cabo nuestras ideas. A pesar de su sencillez, nos permite crear tablas y consultas relacionadas de una forma muy sencilla.
Axisbase
Se trata de un sistema de base de datos que podemos utilizar para realizar un seguimiento de cualquier tipo de información de nuestra empresa. De esta forma, podemos realizar un seguimiento de las ventas realizadas por un sitio web, realizar el cumplimiento de pedidos desde nuestra oficina, mantener las listas de inventario o cualquier otra información estructurada. Podremos obtener hojas generadas con informes, accediendo desde cualquier lugar, accediendo únicamente a su web oficial.
Puedes utilizar Axibase de manera gratuita accediendo a su página web.
Puntos positivos y aspectos negativos
Si nuestras necesidades a la hora de crear bases de datos son sencillas y nos buscamos cosas complejas, la solución que nos ofrece Axisbase es que suficiente. La interfaz de usuario no es la mejor de todas, sin embargo, es más que suficiente para satisfacer cualquier necesidad básica que podamos tener y presentar los datos de forma ordenada.
Base (LibreOffice)
Se trata de un potente gestor de base de datos de escritorio que podremos encontrar dentro de la suite de LibreOffice, diseñado para cumplir con las exigencias de toda gama de usuarios, que lo sitúan como una de las alternativas a Access más populares. Proporciona controladores nativos para algunos de los motores de base de datos multiusuario más utilizados: MySQL/MariaDB, Adabas D, MS Access y PostgreSQL. Dispone de asistentes para ayudar a la integración de los nuevos usuarios, que nos ayudarán a crear tablas, consultas, formularios e informes, para un mejor seguimiento de activos, clientes, facturas y otras necesidades de nuestra empresa.
Como hemos comentado, Base forma parte de la suite de LibreOffice, por lo que hablamos de una aplicación gratuita y de código abierto. Podemos descargarla desde la página web del desarrollador.
Bueno y malo
Si utilizamos el conjunto de aplicaciones de LibreOffice, podemos utilizar la aplicación Base incluida de forma nativa para crear bases de datos. Si estamos familiarizados con Access, no vamos a tener ningún problema en hacernos rápidamente con Base ya que tanto el diseño como el funcionamiento general es muy similar. Aunque se trate de una herramienta gratuita, no vamos a tener ningún problema para crear cualquier base de datos que necesitemos.
Base (Apache OpenOffice)
Al igual que sucede con LibreOffice, otras de las suites más populares de código abierto como Apache OpenOffice también cuenta con su gestor de base de datos, denominado Base. Cuenta con todo tipo de asistentes para ayudar a los nuevos usuarios en el uso de la aplicación mediante la creación de tablas, formularios, consultas e informes. También cuenta con un conjunto predefinido de definiciones de tablas con las que poder controlar los activos, órdenes de ventas, clientes, facturas entre otros elementos de nuestra empresa. Cuenta con un potente motor de base de datos relacionales HSQL, así como soporte nativo para archivos de dBase.
Como hemos comentado, Base forma parte de la suite de OpenOffice, la cual podemos descargar de manera gratuita desde su página web.
Me gusta y no me gusta
El conjunto de aplicaciones de OpenOffice, al igual que LibreOffice, también incluye una aplicación que nos permite crear bases de datos. Al igual que la solución anterior, el diseño es muy similar, por lo que no vamos a tener ningún problema para sacarle el mismo partido que le hemos podido sacar a Access. Además de bases de datos, también nos permite crear consultas, formularios e informes para mostrar los datos de forma ordenada.
Glom
Este software de código abierto es otra de las claras alternativas que podemos encontrar como sustituto de Microsoft Access. Utiliza PostgreSQL como formato de base de datos y está orientado para pequeños proyectos como listas de contactos o lista de productos. Cuenta con una interfaz de usuario clara y fácil de utilizar lo que nos permitirá crear y analizar con suma rapidez. Además, nos permite generar informes, así como consultar los datos mediante la función de búsqueda y establecer relaciones entre ellos en función de unos criterios específicos.
Glom es una herramienta de código abierto y gratuita, por lo que podemos probarla sin limitaciones para comprobar si se ajusta lo que buscamos.
Ventajas e inconvenientes
Glom se caracteriza por una aplicación con una interfaz muy diferente a la que podemos encontrar en cualquier otra aplicación para crear y gestionar bases de datos siendo una excelente opción para los usuarios que no están familiarizados con la interfaz de este tipo de aplicaciones. Es una aplicación de código abierto y tiene una amplia comunidad de soporte detrás, lo que nos permitirá revolver cualquier duda sobre su funcionamiento rápidamente.
DBeaver
Otra interesante alternativa a Microsoft Access que, además, es completamente gratuita la encontramos en DBeaver. DBeaver es una aplicación de bases de datos de código abierto enfocada a usuarios que crear aplicaciones y, en general, a administradores de sistemas. La interfaz de usuario, a diferencia de otras alternativas que hemos mencionado en este recopilatorio, es muy bien cuidada y nos ofrece todas las opciones que podemos necesitar para trabajar con este tipo de formato.
Es compatible con cualquier base de datos que utilice JDBC, aunque también es capaz de acceder a información de bases de datos que sea compatible con este controlado. Además, es compatible plugins de otras bases de datos como MySQL, DB2, MongoDB y demás e incluye diferentes utilidades de gestión de bases de datos que nos permite exportar datos fácilmente, crear diagramas de datos y demás.
DBeaver está diponible para Windows, Linux y Mac. Además, también está disponible en versión Java por lo que podemos utilizarla en prácticamente cualquier sistema operativo que ofrezca soporte a esta tecnología. Podemos descargar DBeaver directamente desde la página de GitHub de este proyecto, página a la que podemos acceder desde este enlace.
A destacar y por mejorar
Si queremos ir un paso más allá y no solo crear una base de datos, sino que queremos convertirla en una aplicación independiente, la mejor opción del mercado es DBevaer, una aplicación gratuita que además funciona en Windows, Linux y Java. Esta aplicación destaca especialmente por no tener ningún punto negativo, siempre y cuando no consideremos su complejidad como uno de los factores para no recomendarla.
Alternativas de pago a Microsoft Access
Si necesitamos una herramienta de base datos para un uso profesional exigente es posible que las opciones gratuitas se queden algo cortas en cuanto a prestaciones. Si el dinero no es problema porque primamos sobre todo el rendimiento y las funciones que nos ofrecen, debemos tener en cuenta algunas de estas alternativas de Access.
Brilliant Database
Se trata de un potente software en el que encontraremos todo lo que necesitamos para crear una base de datos. Cuenta con un motor que admite una base de datos de 1.5 TByte que funciona mediante conexión a Internet. Permite la posibilidad de crear una base de datos de cualquier estructura, así como utilizar a los editores para crear informes, formularios, consultas, scripts, etc. Para que resulte fácil de uso, cuenta con una interfaz similar a la Outlook, en forma de árbol con carpetas, permitiéndonos trabajar fácilmente con cualquier dato.
Brillant Database es una aplicación de pago, por lo que, si queremos usarla como alternativa a Microsoft Access, deberemos de pagar su licencia que es de 79 dólares. También es posible descargar una versión de prueba desde su página web.
Ventajas y desventajas
Si el tamaño y cantidad de datos que vamos a gestionar es muy elevado, esta solución de pago es ideal ya que nos permite gestionar hasta 1.5 TB de información de forma muy sencilla. La versión de prueba gratuita es más que suficiente para comprobar si es la solución que estamos buscando. Es de las opciones más económicas del mercado ya que tan solo cuesta 79 dólares.
Filemaker
Se trata de una herramienta de base de datos potente y fácil de usar para realizar cualquier tarea con la máxima rapidez. Cuenta con herramientas que nos permite crear una base de datos personalizadas, elaborar informes, publicar datos en la web y compartir información con un par de clic. Incluye plantillas para realizar todo tipo de gestiones, tanto profesionales como personales. Además, no permite su modificación a nuestro gusto, tanto antes como una vez hayamos empezado a trabajar con ellas.
Filemarker Pro es un software con diferentes opciones de pago que parte de los 21 euros al mes por usuario, facturados anualmente. También es posible descargar una versión de prueba gratuita de 45 días desde su página web.
Destaca por y debería mejorar en
Se trata una completa solución para crear bases de datos a través de cualquier navegador, una herramienta que nos obliga a pagar mensualmente si queremos utilizarla. La principal ventaja de su funcionamiento es que podemos gestionar las bases de datos desde cualquier lugar, sin necesidad de utilizar únicamente el ordenador donde se encuentra instalada.
My Visual Database
Estamos ante una completa y confiable solución de software con las que crear y diseñar bases de datos y compilarlas en diversas aplicaciones. Su interfaz es sencilla de manera, y en ella podemos agregar tantas bases de datos como necesitemos para crear aplicaciones de Windows. El programa no requiere de conocimiento de programación que ya nos proporciona las funciones básicas para ello. Además, nos permite crear tablas con los comandos adecuados
Esta aplicación también nos permite crear varios formularios e integrarlos en nuestras bases de datos, pudiéndolos manipular como desee. Es por ello que podremos insertar botones, varios objetos, cuadros de texto, cuadrículas, imágenes, calendarios y contadores. Como inconveniente debemos decir que My Visual DataBase no proporciona un entorno de desarrollo avanzado para ejecutar scripts manualmente.
Este programa para crear bases de datos tiene un precio de 99 dólares y la podemos descargar desde su web oficial.
Bueno y malo
Esta aplicación es ideal para crear bases de datos para utilizar en otras aplicaciones, aunque también podemos utilizarlas como una base de datos donde realizar consultas de todo tipo, aunque no es la mejor opción para esta finalidad. Se trata de una herramienta muy económica donde sólo tenemos que hacer un pago de 79 dólares para poder utilizarla sin ningún tipo de limitación.
¿Cuál es la mejor alternativa?
Como podemos ver, Microsoft no es la única compañía que apuesta por las bases de datos. En la red podemos encontrar una buena variedad de programas para crear y gestionar nuestras propias bases de datos privadas. Es cierto que Access es uno de los más completos e intuitivos (dentro de la complejidad de este tipo de programas) que podemos encontrar. Pero no siempre queremos pasar por el aro de Microsoft, y, además, si la base de datos tiene ya cierto tamaño, Access empieza a quedarse corto.
Por ello, si queremos otra alternativa, una de las mejores opciones que podemos encontrar es MySQL. Estas bases de datos son utilizadas, sobre todo, en servidores de páginas web. Son bases de datos muy rápidas, sencillas, y que cualquiera puede gestionar sin depender de ningún programa.
Por otro lado, si lo que queremos es un programa que nos permita gestionarlas de la forma más parecida posible a como podemos hacerlo con Access, entonces debemos dar una oportunidad a Base. Este es el software de bases de datos de LibreOffice, la principal alternativa a Microsoft Office, un excelente programa que nos va a permitir gestionar nuestras bases de datos sin problemas.
En último lugar, si no nos importa pagar una licencia por un programa más fácil, intuitivo, y con soporte profesional, entonces podemos darle una oportunidad a Filemaker. Este software nos permite crear y administrar estas desde una interfaz muy sencilla e intuitiva, permitiéndonos, además, acelerar su creación mediante el uso de plantillas. Esta es la mejor opción si tenemos la necesidad de compartir la bases de datos con usuarios de Mac, ya que esta es la aplicación más utilizada en macOS para crear bases de datos al no estar disponible Microsoft Access para los Mac de Apple.
