Cada vez nos comunicamos más por email. Tanto a nivel personal, como en el trabajo, los correos electrónicos son una forma rápida y sencilla de hablar de todo tipo de temas. Muchas veces, los correos son irrelevantes y no van a aportar nada. Sin embargo, cuando mandamos cosas importantes, es vital no solo que quede constancia de que lo hemos mandado, sino de cómo lo hemos mandado (es decir, del contenido). Y, puesto que los emails son fácilmente modificables, cuando tenemos que recurrir a ellos nos encontramos con que ese email tan importante que mandamos, no tiene validez alguna.
Pongámonos en lo peor: hemos tenido un problema con una empresa, y necesitamos llevarlo a juicio. El juez pide las pruebas de los correos, y nosotros los presentamos. La empresa puede decir que ellos no han recibido los correos, o presentar emails modificados. ¿Quién de los dos tiene razón? Habría que comenzar un procedimiento mucho más largo, y caro, en el que habría que pedir a Google las pruebas de esos correos, estudiarlas, etc, etc. Suponiendo que los emails no hayan pasado por un servidor POP/IMAP controlado por la empresa, y los haya borrado.
También es recomendable utilizarlo, por ejemplo, cuando hacemos trámites con Hacienda, reclamaciones, todos los temas que puedan ser de índole legal, solicitud de préstamos, contratación y cancelación de productos, etc.
¿Qué es certificar un email?
Cuando queremos enviar una comunicación con prueba fehaciente de su recepción y su contenido, generalmente solemos recurrir al burofax. Pero este burofax, además de ser muy caro, no siempre es la opción adecuada para determinadas comunicaciones. Y, recordemos, utiliza un medio físico (la carta), con todos los atrasos que eso implica.
Certificar un email es, a grandes rasgos, convertirlo en un burofax que, en vez de mandar a través de Correos, mandaremos a través de nuestro email. Gracias a ello tendremos una inmediatez que el burofax no tiene, es mucho más fácil de usar para todos, más barato y, por supuesto, mejor para el medio ambiente. Para ello, es necesario recurrir a un tercero que sea el que certifique el correo. Este tercero será una empresa que, con validez legal, pueda actuar como notario para dar fe de dicha comunicación.
Al certificar un correo, podremos demostrar que:
- Lo hemos enviado.
- El destinatario lo ha recibido.
- La integridad del contenido. Se certifica qué es lo que ponía, así como los datos adjuntos que pudieran ir.
- Fecha y hora del envío y la recepción del correo.
- La identidad tanto del remitente como del destinatario.
Aunque hace unos años los jueces eran algo reacios a admitir estos correos como válidos, hoy en día, el artículo 162 de la Ley de Enjuiciamiento Civil ya admite este tipo de notificaciones como pruebas fehacientes con total validez legal. Y están, desde 2013, incluso avaladas por el propio Tribunal Supremo.
¿Cómo puedo enviar un email certificado?
Hay muchas webs que nos permiten hacer esto. Y la mayoría, además, de forma totalmente gratuita. A mi, personalmente, la que más me gusta es eGarante. Pero otras, como eEvidence o Signaturit son igual de válidas y sencillas de usar.
Poniendo como ejemplo la plataforma eGarante, en esta plataforma podemos encontrar varias opciones de certificación. Además del email, también podremos certificar el estado de una web o de determinados documentos. En lo que nos ataña, el certificado de emails, eGarante nos permite hacer uso de este servicio gratis, siempre que sea para uso personal, con un destinatario máximo, y un máximo de 2 MB por correo.
Para ello, tan solo debemos escribir nuestro correo normalmente, colocar al destinatario en el cuadro «Para», y añadir en «CC» la siguiente dirección: «mailsigned@egarante.com».
Acto seguido, enviaremos el email. El correo debería llegar con normalidad al destinatario. Pero, acto seguido, le llegará un segundo correo avisándole de la certificación del mismo. Y, en unos minutos, deberíamos tener nosotros mismos el mismo correo con un PDF, el cual actúa como certificado.
Con este PDF ya queda constancia de que hemos enviado el correo, y también de su contenido. Eso sí, en la versión gratis, además de estar limitado a un solo destinatario, no garantiza que el email se abra y se lea. Para esto, tendremos que pagar una de las modalidades de pago.
Además os recomendamos guardar estos archivos ofimáticos en formato PDF sí necesitáis llevar a cabo esta certificación en multitud de ocasiones. Hay que tener en cuenta que podemos abrir y visualizar el contenido de los mismos con múltiples programas como por ejemplo nuestro navegador web favorito. De hecho Microsoft Edge nos propone múltiples herramientas para trabajar con estos contenidos.
