Si trabajamos de forma diaria enviando y recibiendo emails es posible que usemos un gestor de correo electrónicos. Para ello Microsoft cuenta con su propia aplicación que está integrada dentro de Windows como es Outlook. Una de las ventajas de usar este gestor es su posibilidad para crear plantillas de correo electrónico, mediante las cuales podremos ahorrar mucho tiempo en el caso de que realicemos tareas repetitivas.
Usar plantillas a la hora de redactar correos electrónicos es una práctica muy habitual, sobre todo dentro del ámbito profesional donde es posible que debamos enviar emails que lleven siempre una misma estructura o partes iguales, por los que nos resultarán especialmente útiles y nos permitirá ahorrar una gran cantidad de tiempo.
Características de las plantillas
El uso de plantillas a la hora de escribir nuestros emails puede resultarnos de gran utilidad ya que nos proporciona una estructura o formulario que solemos usar en repetidas ocasiones para que podamos tenerlo guardado y usarlo en cualquier contenido. Estas son útiles cuando los correos salientes tienen por lo general un mismo contenido o estructura similar. Así, ahorramos tiempo con su uso ya que no será necesario tener que escribir nuevamente el correo desde cero cada vez.
Las principales características de una plantilla son las siguientes:
- Permiten obtener una vista previa del email que se va a recibir el destinatario.
- Se puede agregar imágenes.
- Admite etiquetas HTML.
- Compatibles con el texto enriquecido.
- Permite archivos adjuntos en forma de enlace que permite su descarga o visualizarlo.
- Se puede aplicar a varios destinatarios.
- Las plantillas creadas se pueden actualizar o modificar.
- Se pueden compartir con otros usuarios o grupos.
A la hora de usarlas debemos de tener en cuenta que solo es posible crear la copia del cuerpo del mensaje. Toda la información adicional que deseemos añadir como el destinatario, los archivos que vayan adjunto, el asunto a tratar… deberán de agregar siempre de forma manual, una vez hayamos agregado a la plantilla personalizado. Además, es posible agregar una nueva información antes de enviar la plantilla como parte del mensaje.
Cómo crear plantillas desde Outlook
El gestor de correo electrónico de Microsoft nos permite crear una plantilla de correo electrónico de dos maneras diferentes. Una mediante una función integrada denominada «Elementos rápidos», otra mediante el complemento «Mis plantillas», o también desde la opción de «Guardar como». A continuación, vamos a ver cómo crearlas a través de estos métodos.
Guardar como plantilla
Para empezar, abrimos Outlook y en su ventana de inicio pulsamos sobre el botón de Nuevo correo electrónico o bien usar directamente el atajo de teclado «Ctrl + Mayús + M». Esto nos abrirá una nueva ventana donde pasaremos a redactar el contenido que deseemos dentro del cuerpo del mensaje que va a incorporar la plantilla que vamos a crear.
Una vez terminado, en la ventana del mensaje, hacemos clic sobre la pestaña de «Archivo» y escogemos la opción de «Guardar como». Posteriormente, dentro del cuadro de diálogo de Guardar como, desplegamos la pestaña del apartado de «Tipo» y seleccionamos la opción de «Plantilla de Outlook (*.oft)». En el apartado de «Nombre» de archivo escribimos el nombre que le vamos a dar a nuestra plantilla y por último hacemos clic en el botón de Guardar y elegimos la ubicación deseada.
Para utilizarla debemos de tener activa la pestaña de Programador en la barra de herramientas de Outlook. Sino la tenemos pulsamos en la pestaña de «Archivo» y «Opciones». En la nueva ventana pulsamos en «Personalizar cinta» y marcamos la casilla de «Programador» que encontramos en la parte derecha. Por último, pulsamos Ok.
A continuación, ya podemos pulsar en la pestaña de Programador y posteriormente hacemos clic en «Elegir formulario».
En la nueva ventana desplegamos la pestaña de «Buscar en» y situamos la ruta donde hemos guardado la plantilla. Esto hará que aparezca en la ventana, por lo que sólo queda seleccionarla y hacer clic en el botón de «Abrir».
Usa Elementos rápidos
Lo primero que vamos a hacer es abrir Outlook, y en su menú principal, pulsamos sobre «Nuevo correo electrónico». A continuación, escribimos el contenido de lo que queremos que sea nuestra plantilla para posteriormente resaltarlo. Ahora nos dirigimos la barra de herramientas superior y pulsamos sobre la pestaña de «Elementos rápidos» y hacemos clic con el ratón para que se abra su menú desplegable. Aquí seleccionamos la opción de «Guardar selección en una galería de elementos rápidos».
Esto hará que se nos abra una nueva ventana para realizar un nuevo bloque de creación, donde debemos de completar los campos que nos aparece. Por un lado, en el apartado de «Nombre» indicamos el identificador único que la función de Elementos rápidos usará para cada entrada, enumerándolos por orden alfabético. En el apartado de «Galería» nos servirá para guardar el contenido en galerías específicas, mientras que, en Categoría, son como subcarpetas que pertenecen a la galería por lo que debemos de ceñirnos exclusivamente a «General».
Posteriormente nos encontramos con el apartado de «Descripción» donde podremos indicar un comentario que nos ayude a describir la plantilla. En «Guardar como», debemos asegurarnos de que la plantilla se encuentre disponible en NormalEmail.dotm para que podamos usarla en futuros emails. Por último, en el apartado de «Opciones», nos servirá para determinar cómo insertar cada entrada. Una vez terminado pulsamos en Aceptar para que se guarden todos los cambios.
Una vez que ya tenemos nuestra nueva plantilla creada, ya la vamos a poder usar. Para ello, vamos a la parte del correo electrónico donde queremos que aparezca la plantilla. A continuación, pulsamos sobre la pestaña de «Elementos rápidos» y hacemos clic sobre la pantilla que vamos a usar.
Llévalo a cabo desde Mis plantillas
Otra posibilidad para llevar a cabo este proceso es utilizar el complemento de «Mis plantillas» que también encontraremos de manera predeterminada en Outlook. Este complemento nos va a permitir crear plantillas que se puedan agregar a los mensajes seleccionado la función de «Insertar plantilla». En ella podemos incluir tanto texto como imágenes y posteriormente guardarlas en la ubicación que deseemos. De esta forma será posible almacenar frases que usemos frecuentemente y agregarla a nuestros correos cuando lo consideremos necesario.
Para empezar, abrimos Outlook y pulsamos sobre el botón de «Nuevo correo electrónico». En la nueva ventana, pulsamos sobre la pestaña de «Mensajes» y dentro del apartado «Mis plantillas», pulsamos sobre «Ver plantillas». Esto hará que aparezca una nueva columna a la derecha de la pantalla donde haremos clic sobre el botón de «(+) Plantilla».
Ahora en los cuadros vacíos, debemos de proporcionar un nuevo título para poder diferenciarla posteriormente y un nuevo cuerpo que será el que se agregue a un correo electrónico cada vez que lo usemos. Una vez terminado, pulsamos en el botón de «Guardar» para de esta forma asegurarnos de tenerla siempre disponible con posterioridad.
Como podemos comprobar la nueva plantilla creada queda agregado con las existentes, por lo que solo será necesario pulsar sobre ella cuando necesitemos usarla en un correo.
Redactar un correo usando una plantilla
Para comenzar a redactar un nuevo mensaje de correo electrónico desde Outlook usando una plantilla, debemos de seguir los siguientes pasos:
Abrimos Outlook y en su interfaz principal pulsamos sobre la pestaña de Inicio. Dentro de sus opciones disponibles hacemos clic en el apartado de Nuevos elementos, desplegará un menú hacia la parte inferior. Aquí, pulsamos en Más elementos para que se abra una lista hacia la derecha, donde hacemos clic en Elegir formulario.
Esto hará que aparezca una nueva ventana emergente denominada Elegir formulario. Aquí, en el apartado de Buscar en, pulsamos en la flecha hacia abajo para desplegar un menú donde seleccionaremos Plantillas de usuario en el sistema de archivos.
Ya solo nos queda seleccionar la plantilla que hemos creado que queremos utilizar y hacer clic en Abrir.
Responder un correo rápidamente con una plantilla
Hay muchas ocasiones donde el tiempo es oro y necesitamos dar una respuesta rápida a un correo electrónico utilizando para ello una de nuestras plantillas. Por ello vamos a ver cómo vamos a poder enviar una respuesta con plantilla predefinida de forma rápida.
Desde el menú principal de Outlook, seleccionamos el mensaje que deseamos responder y lo abrimos dentro del panel de lectura o bien haciendo doble clic para que aparezca en una ventana separada. Si abrimos el mensaje en el panel de lectura, hacemos clic en la pestaña de Inicio, mientras que si lo hemos abierto como una ventana separada seleccionamos la pestaña de Mensaje.
A continuación, dentro del apartado Pasos rápidos, seleccionamos el paso rápido de la plantilla de respuesta. Realizamos los cambios necesarios en el correo electrónico según nos convenga y pulsamos en Enviar.
Combinar correspondencia en Outlook
Crear plantillas en Outlook nos permite ahorrar mucho tiempo a la hora de enviar documentos similares a diferentes personas, sin embargo, no es la mejor opción si lo que queremos es enviar el mismo texto a un gran número de personas, como si se tratara de un email de marketing, por ejemplo. En estos casos, en lugar de utilizar una plantilla de Outlook, donde tenemos que rellenar uno por uno los datos del destinatario, podemos utilizar la función Combinar correspondencia. Esta función, está disponible en Word y nos permite utilizar la agenda de Outlook para enviar un email personalizado (con su nombre, apellidos, empresa y dirección a todos los contactos).
También nos permite utilizar una base de datos con los datos de los clientes o bien una hoja de Excel. Cuando utilizamos la función Correspondencia de Word, debemos establecer una serie de campos, campos se cumplimentarán automáticamente con los datos del destinatario cuando se envíe, por lo que podemos enviar email de ofertas, publicidad o simplemente comunicados con unos pocos clics a cientos o miles de contactos en lugar de utilizar las plantillas de Outlook. Además, Word nos ofrece muchas más posibilidades a la hora de crear y personalizar un documento, por lo que el resultado siempre será mejor que con Outlook.
La función de Word que permite enviar emails personalizados a través de Outlook se encuentra dentro del menú Correspondencia y también podemos utilizarla para imprimir cartas personalizadas en lugar de para enviar correos electrónicos utilizando tanto los datos de Outlook como los datos almacenados en una base de datos de Access o Excel.
Dónde puedo descargar plantillas para Outlook
A diferencia de la creación de documentos de texto, hojas de cálculo presentaciones, Microsoft no incluye ningún tipo de plantillas para Outlook. Esto es debido a que el correo electrónico no es un medio para presentar o crear documentos, sino para adjuntarlos. Las empresas que, si utilizan Outlook para enviar correos comerciales o presentaciones, utilizan una plantilla que han creado y personalizado para su uso. No existe un diseño a seguir para redactar correos electrónicos, pero si para crear documentos como currículums o cartas de presentación, al igual que existen diferentes formas de formatear datos en una hoja de cálculo y a la hora de presentar un producto o servicio utilizando PowerPoint.
Siguiendo los pasos que os hemos mostrado en este artículo, podemos crear todo tipo de plantillas, tanto para enviar nuevos correos electrónicos para responder de forma rápida. De esta forma, podemos crear una plantilla con el texto «Adjunto remito presupuesto tal y como habíamos acordado» y adjuntar el archivo correspondiente y seleccionando únicamente el destinatario. También podemos utilizarlo para responder a correos que debemos revisar con más tiempo creando una plantilla con un texto estándar del tipo «Le pego un vistazo y te digo algo más tarde» y añadir una marca de seguimiento para acordarnos de revisarlo.
Como podemos ver, el uso de las plantillas en Outlook nos puede ayudar a incrementar nuestra productividad reduciendo el tiempo que perdemos gestionando los correos electrónicos, especialmente en los trabajos donde el correo electrónico es una parte muy importante, por no decir fundamental.
¿Puedo usar estas plantillas en Gmail?
Hay que tener en consideración que este servicio de correo de Microsoft no es el único que nos proporciona una serie de plantillas para mejorar su uso. De igual modo, algo muy parecido vamos a encontrar en la plataforma de correo en la nube que nos propone Google con su Gmail. Desde la propia configuración de este servicio del gigante de las búsquedas, tenemos la posibilidad de activar y utilizar determinadas plantillas para así agilizar el envío de correos habituales y de formato predeterminado.
Quizá llegados a este punto muchos de vosotros os preguntáis acerca de la posibilidad de utilizar las plantillas de Outlook en el correo de Gmail. Pues bien, el servicio de mail de Google nos permite diseñar y personalizar estos elementos para uso propio, pero no podemos importarlos desde fuentes externas. Esto significa que las plantillas que usamos normalmente en Outlook no podremos utilizarlas en la otra plataforma que os comentamos.