Mejora la lectura de tus documentos Word organizando las páginas

Los documentos de texto que creamos con el procesador de textos Word de Microsoft, especialmente si son de gran tamaño, necesitamos que estén bien estructurados. Esto va a mejorar la comprensión y lectura de los mismos más adelante, por lo que vamos a ver cómo podemos lograrlo. Y es que hay que tener en cuenta que en multitud de ocasiones, estos documentos no son tan solo de uso propio. Más desde que los trabajos en grupo relacionados con la ofimática, están alcanzando a la mayoría de los usuarios.

Como os comentamos, esta organización se hace especialmente importante en documentos extensos, por lo que numerar las páginas en Word siempre será muy útil. Por tanto uno de los pasos más importantes en este sentido es que las páginas que lo componen tenga un orden correcto. Hay que tener en cuenta que para esta tarea, en Word no vamos a encontrar una función específica para ordenar páginas, como sucede por ejemplo en PowerPoint. Pero con todo y con ello, tenemos algunas maneras de lograr reorganizar las páginas de nuestros documentos. A partir de aquí, la ordenación de estos elementos individuales que forman el DOCX, dependerá de nuestra destreza.

Al mismo tiempo debemos tener en cuenta que este puede ser un factor clave en el caso de que estemos pensando en compartir este documento propio que hemos creado, con otros usuarios. El mismo debe estar lo suficientemente bien organizado y ordenado para que sea comprensible por alguien que quizá no lo ha visto nunca antes. Al mismo tiempo, como os podréis imaginar, esto es igualmente básico en el caso de que dicho documento sea muy extenso. Por tanto en estas mismas líneas os ayudaremos a organizar adecuadamente las páginas que lo componen y así mejorar en gran medida la comprensión de los documentos en los que trabajaremos..

Hay que tener en cuenta que esto es algo que se puede dar en más ocasiones de la que nos imaginamos. De hecho esto es algo que se hace especialmente patente en los trabajos en grupo con el procesador de textos de Microsoft. Es por ello que a continuación os vamos a mostrar la manera más sencilla de poder organizar de un modo más adecuado las páginas que componen un DOC o DOCX. Aquí no solo vale con ponernos a editar y componer textos, sino que estos deben llevar un cierto orden. Si bien es cierto que esto es algo que no siempre se logra al principio, debemos estar capacitados para ordenar las páginas más adelante.

Ordena las páginas de Word a tu gusto o necesidad

De hecho aquí os vamos a hablar de varios métodos con los que lograr esto que os hemos comentado. Decantarnos por uno u otro, ya dependerá de las necesidades y conocimientos de cada uno. Hay que tener en cuenta que este es uno de los programas más usados en todo el mundo, por lo que no para de crecer. Así, los de Redmond intentan facilitarnos las cosas en gran medida con nuevas funciones que se lanzan.

Tal es así que en primer lugar podemos echar mano del socorrido método de organizar usando las funciones de cortar y pegar. Esto es algo que nos va a ser de mucha ayuda en cualquier tipo de documento, tenga la estructura inicial, que tenga. Para ello en primer lugar colocamos el cursor al principio del texto de la página que deseamos mover. Mantenemos pulsada la tecla Shift y presionamos la tecla Page Down para así marcar todo el texto de la pantalla.

Una vez la tenemos seleccionada, para extraer la página en su totalidad pulsamos la combinación Ctrl + X para cortar el texto seleccionado. Tras ello movemos el cursor al lugar donde deseamos mover la página copiada, para después usar Ctrl + V y pegar el texto. Seguro que este tipo acciones, o similares, las hemos llevado a cabo en multitud de ocasiones en todo tipo de programas de Windows, por lo que no nos resultará raro.

Esto es algo que igualmente podemos llevar a cabo marcando la página completa con el ratón, arrastrando el mismo desde el principio hasta el fin, para pulsar luego el botón derecho. Esto nos dará paso al menú contextual de Word donde tenemos la oportunidad de seleccionar la opción llamada Copiar. Es más que probable que estas funciones de las que os hablamos, os resultarán más que familiares a la mayoría de vosotros.

Copiar texto Word

A continuación no tendremos más que situarnos en la ubicación de destino del documento, para así situar la nueva página en la posición deseada. En este caso esto es algo que logramos con la opción del mismo menú contextual, Pegar. Así, como vemos, el proceso no es en absoluto complicado, de hecho Microsoft intenta facilitarnos mucho las cosas en este sentido. Esto es algo  que va a quedar más que patente a continuación para poder organizar nuestras páginas de un documento de Word.

Al mismo tiempo de entrada disponemos de algunas útiles funciones que nos ayudan a desplazarnos por las páginas de un modo más directo. Por ejemplo siempre podremos echar mano de la función de búsqueda de contenidos, o de la que nos sitúa directamente en una determinada ubicación.

Pero claro, a pesar de la eficacia de este sistema de organización que os acabamos de describir, quizá no sea el más limpio, por decirlo de algún modo. Esto es algo que se puede hacer más patente aún entre los usuarios más avanzados en el uso de Word.

Organizar un documento con el panel de navegación

Cuando nos referimos al panel de navegación del procesador de textos de Microsoft, hablamos de una herramienta para saltar directamente a ciertos puntos del documento. Así nos ahorramos la tarea de desplazamiento o búsqueda, en ocasiones un tanto engorrosa. Al mismo tiempo esta misma funcionalidad nos será útil a la hora de mover páginas, siempre y cuando dispongamos de un documento en el que hemos utilizados títulos a modo de encabezado.

Estos, como vemos, además de para hacer el documento como tal más legible, nos será de mucha ayuda a la hora de organizar las páginas más adelante. De hecho son objetos que tenemos a nuestra disposición en cualquier documento que creamos con este programa, pero de los que rara vez echamos mano, a pesar de su utilidad, como es el caso.

Estos son elementos que por regla general se sitúan en la parte superior de cada página, lo que nos ayuda a localizarlas desde dicho panel. Así, para acceder al mismo, nos situamos en la opción de menú Vista, para marcar la opción Panel de navegación.

Panel de navegacion

Se abrirá un nuevo panel en el lado izquierdo del documento, por lo que ya podemos hacer clic en Títulos. Aquí seleccionamos el título de la página que deseamos mover, y lo arrastramos a su nueva ubicación de la lista de títulos.

Navegación títulos Word

Como vemos, este es un método un tanto más efectivo a la hora de mover páginas que los anteriores de cortar y pegar. Pero claro, aquí nos podemos encontrar con el inconveniente de que el documento va a necesitar una determinada estructura y formato para hacer uso del panel de navegación para ello. De todos modos nunca va a estar de más que nos acostumbremos a redactar y editar documentos de texto más ordenados y profesionales en un programa como el mencionado Word. De hecho la propia aplicación pone a nuestra disposición una buena cantidad de funciones para ello, como la vista. Es más, se podría decir que este modo de trabajo, más estructurado, se convierte en algo casi indispensable si tratamos con este programa ofimático en un entorno más profesional.

Tenemos la costumbre, en términos generales, de redactar los documentos de texto en un documento si estructurar. Esto, en el futuro, más si solemos trabajar en grupos de trabajo, se puede convertir en un serio problema. Por ejemplo, en el caso de que necesitemos organizar las páginas que componen el documento, tal y como os acabamos de mostrar.