Crear índices en Word y Google Docs: todo lo que necesitas saber

Crear índices en Word y Google Docs: todo lo que necesitas saber

Fran Castañeda

A la hora de leer un libro, es probable que este cuente con su propio índice. Esto, como su nombre indica, se localiza al inicio para que podamos conocer de un vistazo toda la estructura de este. Igualmente, si estamos escribiendo documentos que resulten muy extensos con mucho contenido, puede que también resulte interesante disponer de un registro que sirva de guía para poder encontrar de forma sencilla cualquier apartado. Si este es nuestro caso, hoy vamos a ver cómo podemos crear un listado de contenido, tanto con el popular Microsoft Word, como su mayor alternativa gratuita, Google Docs.

A la hora de utilizar un procesador de textos, la herramienta más utilizada a nivel mundial es Word, perteneciente al paquete ofimático Office de Microsoft. Sin embargo, al tratarse de una aplicación de pago, no es apta para todo tipo de usuarios. Como alternativa de carácter gratuito, es posible utilizar Google Docs que nos permitirá crear y editar documentos de forma online sin tener que desembolsar un euro.

Si desarrollando un documento extenso en nuestro procesador de textos favoritos, el uso de un índice puede resultar conveniente para los usuarios que sean los destinatarios de leerlos. Por lo general, los índices se muestran en la parte posterior de los libros. Estas útiles herramientas nos permiten buscar una palabra o frase para encontrar la página que hace referencia al tema del que trata.

Qué es y cuando usar un índice

Usar un índice de contenido es algo muy habitual a la hora de trabajar y redactar documentos muy extensos. Es habitual verlo tanto en libro como revistas, así como en informes o artículos académicos que tienen una longitud considerable, con decenas o cientos de páginas. Este registro se va a encargar de enumerar los términos y los temas de los que trata nuestro documento y las páginas donde estos aparecen.

Podemos utilizar un listado para ayudar al procesador de texto a buscar y localizar texto de forma más rápida, pasando a su contenido sin tener que buscar en el texto. De esta forma, el uso del indicador es considerablemente más rápido que tener que examinar todo el documento para encontrar los datos que buscamos. Si usamos un documento en Word, pulsando la tecla «Ctrl» y haciendo clic sobre uno de los títulos de la lista, accederemos al contenido este. Esto se hará con independencia del número de página en el que nos encontremos.

Si queremos crear un indicador en nuestro documento, podemos usar para ello tanto Microsoft Word como Google Docs.

Cómo crear un índice en Word

Si tenemos la herramienta de Office instalado en nuestro ordenador, podemos realizar un indicador de todo el contenido de un documento de forma sencilla. Para ello será necesario marcar las entradas de índice, donde debemos especificar la entrada principal, la referencia cruzada en el documento para, por último, generarlo.

Una vez tenemos abierto el documento, para crear un índice debemos de marcar los elementos más destacados, seleccionándolos ya sea por frases, palabras sueltas o símbolo individual, para cualquier tema que abarque un rango de páginas o que haga referencia a otra entrada, como por ejemplo «Transporte. Ver coches».

Al seleccionar el texto y marcarlo como una entrada de índice, le estamos diciendo a Word que agregue una entrada especial que incluya la entrada principal que hemos marcado junto a otra información cruzada que queramos incluir. Una vez marcada todas las entradas, elegimos un diseño y Word las ordenará alfabéticamente, creará las referencias a sus números de página, quitará las entradas duplicadas de la misma página y lo mostrará en el documento.

Marca las entradas

A continuación, vamos a ver como marcar las palabras o frases de nuestro indicador. Aunque también podemos marcar las entradas de cualquier texto que se extienda por varias páginas. Una vez seleccionado el texto que vamos a usar como listado, pulsamos en la pestaña de «Referencias» y hacemos clic en «Marcar entrada» dentro del apartado de «Índice».

Word marcar entrada

Esto hará que se abra una nueva ventana denominada «Marcar entrada de índice», donde vamos a poder personalizarlo. Desde aquí también vamos a poder marcar las subentradas. Igualmente es posible agregar otros niveles de subentradas, para lo cual será necesario incluir un punto y coma en el campo de «Subentrada».

Word Marcar las entradas de índice

También podemos crear referencia cruzada a otra entrada haciendo clic en «Referencia cruzada» dentro del apartado de «Opciones» y escribiendo el cuadro del texto de la otra entrada. Además, podemos aplicar formatos a los números de página que van a aparecer en el índice. Para ello marcamos la casilla de Negrita, o Cursiva, que encontramos dentro del apartado «Formato de los números de página».

Con el fin de sacar el máximo provecho a esta funcionalidad integrada en el editor Word de Microsoft, también debemos nosotros poner de nuestra parte. Con esto os queremos decir que nuestra creatividad e imaginación a la hora de crear estos índices afectará de forma positiva a la indexación del documento general. De ahí precisamente la importancia que tiene que conozcamos con detalle todo el documento DOCX para poder crear los correspondientes índices de la mejor manera posible. Además, si utilizamos la mencionada característica de referencias cruzadas, le daremos una funcionalidad mayor a este archivo de texto para cuando lo consulten otros usuarios.

De este modo, aquellos que no conozcan la estructura del documento y deseen consultar algún apartado en concreto, podrán hacerlo de manera rápida y sencilla sin tener que navegar por todas las páginas del mismo.

Por tanto, una vez hemos terminado en esta sección que os comentamos, hacemos clic en «Marcar», para que de esta forma se marquen las entradas. En el caso de que queramos marcar el texto en cualquier lugar en que aparezca en el documento, pulsamos sobre «Marcar todas».

Crear el índice

Una vez que ya tenemos marcas las entradas podemos crear nuestro indicador en el documento. Para ello, solo será necesario hacer clic sobre el lugar del documento donde deseamos agregar nuestra lista de títulos. Esto es algo que haremos pulsando sobre la pestaña de «Referencias», y dentro del apartado de «Índice», pulsaremos sobre «Insertar índice».

Insertar índice en Word

Esto hará que nos aparezca una ventana desde donde podemos elegir el formato de las entradas de texto, así como los números de páginas, las pestañas y los caracteres de relleno. También podemos cambiar el aspecto del indicador desde las opciones que encontramos dentro del menú desplegable de Formatos. Aquí podemos seleccionar el «Estilo personal», «Clásico», «Sofisticado», «Moderno» o «Con viñetas». Podemos ver como el estilo de cada uno desde la «Vista previa» de la parte superior. Una vez terminado pulsamos en «Aceptar».

Ventana de índice en Word

Actualizar el índice

Pero claro, tal y como probablemente será habitual en la mayoría de los casos, el documento que hemos indexado en el pasado puede sufrir cambios. Con esto queremos decir que se puede dar el caso de que añadamos nuevos contenidos o eliminemos algunos de los ya existentes. Por tanto el índice que en su momento creamos acerca de este DOCX, ya no será el mismo.

Pues bien, llegados a este punto cabe mencionar que siempre tendremos la posibilidad de evitar el índice creado para adaptarlo al contenido actual del documento. Esto es precisamente lo que os vamos a mostrar a continuación para así mantener actualizados los índices que hayamos creado en algún momento sobre un archivo de Word.

Si con posterioridad a la creación del listado deseamos hacer algún cambio, debemos de actualizarlo. Para ello, pulsamos en la pestaña de «Referencia», y en el apartado de «Índice» tendremos habilitado la opción de «Actualizar». Podemos continuar marcando entradas adicionales después de crear su índice y simplemente actualizarlo. En este caso si editamos o eliminamos entradas, también deberá actualizar el índice.

Esto evidentemente nos será de mucha ayuda en el caso de que deseemos mejorar el índice actual en el caso del documento de texto se haya modificado. Además, seguro que aquellos que accedan a estos contenidos en el futuro nos lo van a agradecer, especialmente si el archivo con el que trabajamos es de gran tamaño.

Para ello debemos de hacer clic dentro del área de índice de nuestro documento y posteriormente pulsamos en el botón Actualizar índice en la barra de herramientas en la pestaña Referencias. Si el botón se encuentra atenuado, debemos asegurarnos de que el cursor esté dentro del índice.

En el caso de que deseemos eliminar el índice por completo, seleccionamos todo el texto y pulsamos la tecla SUPR. Entonces es probable que necesitemos eliminar las entradas del índice, pues sino su uso se volverá un poco absurdo.

Eliminar un índice en Word

En ocasiones, es más recomendable eliminar todo el índice y volver a empezar cero que ir modificando el índice para adaptarse a los que estamos buscando. Lamentablemente, Word no pone a nuestra disposición una herramienta que, de golpe, nos permite eliminar todo el índica de un documento. Esto nos obliga a ir, a todas las entradas del índice y eliminarlas manualmente del documento para, posteriormente volver a crearlas siguiendo los pasos que os hemos indicado más arriba. Para evitar tener que ir editando el índica, se recomendable separar los futuros índices en hojas independientes para así, una vez hemos finalizado el trabajo, poder juntar todas las hojas y volver a crear los índices que, en esta ocasión, si debiesen ser los definitivos.

Crear una lista de títulos con Google Docs

Si somos de los que prefieren crear o editar nuestros documentos con una herramienta gratuita como Google Docs, debemos saber que también vamos a disponer de la posibilidad de crear índices. Para ello, lo primero que debemos hacer es subir el documento a nuestra cuenta de Google Drive. Esto es algo que podemos hacer directamente tanto desde nuestro Drive como desde Google Docs al que accedemos desde este enlace a su web principal. Para hacerlo directamente desde la herramienta de Documentos de Google, solo será necesario pulsar sobre el icono de la carpeta y posteriormente hacer clic en la opción de «Subir».

Google Docs subir archivo

Una vez hemos cargado el documento abierto en Documentos de Google, pasaremos añadir los encabezados que necesitemos para formar nuestro listado. Esto es algo que podemos hacer de forma rápida y sencilla, seleccionado el texto que queremos resaltar. Posteriormente pulsamos en la opción de «Formato» en su menú y posteriormente en «Estilo de párrafo» debemos de elegir el título que queramos.

Documentos de Google estilo de párrafo

Una vez que tenemos marcado todos los títulos, para poder realizar el indicador sólo necesitamos hacer clic en ligar del documento donde lo queremos añadir. Posteriormente, pulsamos en el menú «Insertar» y seleccionamos «Índice». Ahora solos nos queda seleccionar el estilo que más nos interese y de forma automática se creará.

Google Docs insertar índice

El indicador que hemos creado se encargará de contener todos los títulos de nuestro documento, por lo que lo podemos editar en cualquier momento. Para ello, abrimos el documento en Google Docs, añadimos un título y hacemos clic en el icono de «Actualizar». De igual forma podemos eliminarlo si ya no lo necesitamos, para lo cual hacemos clic con el botón derecho y seleccionamos la opción de «Eliminar».

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El contenido que se te presenta en este servicio puede basarse en un perfilde personalización de contenido que se haya realizado previamente sobre tu persona, lo que puede reflejar tu actividad en este u otros servicios (por ejemplo, los formularios con los que interactúas o el contenido que visualizas), tus posibles intereses y aspectos personales. Un ejemplo de lo anterior sería la adaptación del orden en el que se te presenta el contenido, para que así te resulte más sencillo encontrar el contenido (no publicitario) que coincida con tus intereses.

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La información sobre qué publicidad se te presenta y sobre la forma en que interactúas con ella puede utilizarse para determinar lo bien que ha funcionado un anuncio en tu caso o en el de otros usuarios y si se han alcanzado los objetivos publicitarios. Por ejemplo, si has visualizado un anuncio, si has hecho clic sobre el mismo, si eso te ha llevado posteriormente a comprar un producto o a visitar una página web, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia de las campañas publicitarias./p>

  • Has hecho clic en un anuncio en una página web/medio de comunicación sobre descuentos realizados por una tienda online con motivo del “Black Friday” online y posteriormente has comprado un producto. Ese clic que has hecho estará vinculado a esa compra. Tu interacción y la de otros usuarios se medirán para saber el número de clics en el anuncio que han terminado en compra.
  • Usted es una de las pocas personas que ha hecho clic en un anuncio que promociona un descuento por el “Día de la madre”de una tienda de regalos en Internet dentro de la aplicación de una web/medio de comunicación. El medio de comunicación quiere contar con informes para comprender con qué frecuencia usted y otros usuarios han visualizado o han hecho clic en un anuncio determinado dentro de la aplicación y, en particular, en el anuncio del “Día de la madre” para así ayudar al medio de comunicación y a sus socios (por ejemplo, las agencias de publicidad) a optimizar la ubicación de los anuncios.

La información sobre qué contenido se te presenta y sobre la forma en que interactúas con él puede utilizarse para determinar, por ejemplo, si el contenido (no publicitario) ha llegado a su público previsto y ha coincidido con sus intereses. Por ejemplo, si hasleído un artículo, si has visualizado un vídeo, si has escuchado un “pódcast” o si has consultado la descripción de un producto, cuánto tiempo has pasado en esos servicios y en las páginas web que has visitado, etc. Esto resulta muy útil para comprender la relevancia del contenido (no publicitario) que se te muestra.

  • Has leído una publicación en un blog sobre senderismo desde la aplicación móvil de un editor/medio de comunicación y has seguido un enlace a una publicación recomendada y relacionada con esa publicación. Tus interacciones se registrarán para indicar que la publicación inicial sobre senderismo te ha resultado útil y que la misma ha tenido éxito a la hora de ganarse tu interés en la publicación relacionada. Esto se medirá para saber si deben publicarse más contenidos sobre senderismo en el futuro y para saber dónde emplazarlos en la pantalla de inicio de la aplicación móvil.
  • Se te ha presentado un vídeo sobre tendencias de moda, pero tu y otros usuarios habéis dejado de visualizarlo transcurridos unos 30 segundos. Esta información se utilizará para valorar la duración óptima de los futuros vídeos sobre tendencias de moda.

Se pueden generar informes basados en la combinación de conjuntos de datos (como perfiles de usuario, estadísticas, estudios de mercado, datos analíticos) respecto a tus interacciones y las de otros usuarios con el contenido publicitario (o no publicitario) para identificar las características comunes (por ejemplo, para determinar qué público objetivo es más receptivo a una campaña publicitaria o a ciertos contenidos).

  • El propietario de una librería que opera en Internet quiere contar con informes comerciales que muestren la proporción de visitantes que han visitado su página y se han ido sin comprar nada o que han consultado y comprado la última autobiografía publicada, así como la edad media y la distribución de género para cada uno de los dos grupos de visitantes. Posteriormente, los datos relacionados con la navegación que realizas en su página y sobre tus características personales se utilizan y combinan con otros datos para crear estas estadísticas.
  • Un anunciante quiere tener una mayor comprensión del tipo de público que interactúa con sus anuncios. Por ello, acude a un instituto de investigación con el fin de comparar las características de los usuarios que han interactuado con el anuncio con los atributos típicos de usuarios de plataformas similares en diferentes dispositivos. Esta comparación revela al anunciante que su público publicitario está accediendo principalmente a los anuncios a través de dispositivos móviles y que es probable que su rango de edad se encuentre entre los 45 y los 60 años.

La información sobre tu actividad en este servicio, como tu interacción con los anuncios o con el contenido, puede resultar muy útil para mejorar productos y servicios, así como para crear otros nuevos en base a las interacciones de los usuarios, el tipo de audiencia, etc. Esta finalidad específica no incluye el desarrollo ni la mejora de los perfiles de usuario y de identificadores.

  • Una plataforma tecnológica que opera con un proveedor de redes sociales observa un crecimiento en los usuarios de aplicaciones móviles y se da cuenta de que, en funciónde sus perfiles, muchos de ellos se conectan a través de conexiones móviles. La plataforma utiliza una tecnología nueva para mostrar anuncios con un formato óptimo para los dispositivos móviles y con un ancho de banda bajo a fin de mejorar su rendimiento.
  • Un anunciante está buscando una forma de mostrar anuncios en un nuevo tipo de dispositivo. El anunciante recopila información sobre la forma en que los usuarios interactúan con este nuevo tipo de dispositivo con el fin de determinar si puede crear un nuevo mecanismo para mostrar la publicidad en ese tipo de dispositivo.

El contenido que se presenta en este servicio puede basarse en datos limitados, como por ejemplo la página web o la aplicación que esté utilizando, tu ubicación no precisa, el tipo de dispositivo o el contenido con el que estás interactuando (o con el que has interactuado) (por ejemplo, para limitar el número de veces que se te presenta un vídeo o un artículo en concreto).

  • Una revista de viajes, para mejorar las experiencias de viaje en el extranjero, ha publicado en su página web un artículo sobre nuevos cursos que ofrece una escuela de idiomas por Internet. Las publicaciones del blog de la escuela se insertan directamente en la parte inferior de la página y se seleccionan en función de la ubicación no precisa del usuario (por ejemplo, publicaciones del blog que explican el plan de estudios del curso para idiomas diferentes al del país en el que este te encuentras).
  • Una aplicación móvil de noticias deportivas ha iniciado una nueva sección de artículos sobre los últimos partidos de fútbol. Cada artículo incluye vídeos alojados por una plataforma de streaming independiente que muestra los aspectos destacados de cada partido. Si adelantas un vídeo, esta información puede utilizarse para determinar que el siguiente vídeo a reproducir sea de menor duración.

Se puede utilizar la localización geográfica precisa y la información sobre las características del dispositivo

Al contar con tu aprobación, tu ubicación exacta (dentro de un radio inferior a 500 metros) podrá utilizarse para apoyar las finalidades que se explican en este documento.

Con tu aceptación, se pueden solicitar y utilizar ciertas características específicas de tu dispositivo para distinguirlo de otros (por ejemplo, las fuentes o complementos instalados y la resolución de su pantalla) en apoyo de las finalidades que se explican en este documento.

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