Personaliza los márgenes de tus documentos de Word

Algo que debemos tener presente cada vez que nos enfrentamos ante un editor de textos actual, es que no se trata de un sencillo programa para escribir este tipo de contenidos. El software ofimático referente a este sector que nos podemos encontrar hoy día va mucho más allá. Sus desarrolladores ponen a nuestra disposición todo tipo de funciones y herramientas para que podamos aprovechar sus proyectos en cualquier entorno o modo de funcionamiento. Esto nos permitirá crear todo tipo de documentos, sea cual sea su formato y finalidad.

Además, las funciones necesarias para todo ello van llegando con el paso de los años y a medida que los usuarios requieren nuevos tipos de trabajo. Es más, todo ello se hace especialmente evidente en el caso que nos ocupa en estas líneas. Y es que hay que tener en consideración que Microsoft Word se podría considerar como uno de los principales referentes del sector de la ofimática en general. A su vez es una de las aplicaciones más conocidas y usadas en todo el globo, por lo que Microsoft pone un especial empeño en su funcionalidad.

Cambiar el documento predefinido por defecto en Word

En un principio nos encontramos, una vez que ponemos en marcha este programa que pertenece a la suite Office, con un documento predefinido que nos ofrece Microsoft. Aquí hablamos de algunos de los elementos más importantes que debemos tener en consideración a la hora de crear un nuevo proyecto de texto en esta aplicación. De esa manera el propio desarrollador del programa nos propone una serie de parámetros predefinidos que considera que son los más habituales en la mayoría de los casos.

Aquí nos encontramos con un tipo de letra predeterminado y a un tamaño específico para empezar a trabajar desde el primer momento. Lo mismo sucede con los interlineados que vamos a utilizar desde el principio, el estilo que viene predeterminado, o los márgenes que nos encontramos en el documento. Pero con todo y con ello en muchos casos vamos a necesitar realizar cambios en estos parámetros predefinidos para que se adapten al tipo de documento que deseamos diseñar.

Precisamente en estas mismas líneas nos vamos a centrar en un elemento que en ocasiones no damos demasiada importancia pero que la tiene, y mucha. En concreto nos referimos a los márgenes que formarán parte de cualquier documento de Word y que deberíamos establecer en caso necesario dependiendo del tipo de trabajo a realizar aquí. A continuación, os vamos a mostrar todos los secretos para personalizar estos importantes elementos y así obtener realmente el tipo de documento con el que vamos a trabajar.

Por lo tanto, cualquier usuario puede verse con la necesidad de tener que editar los márgenes con una configuración personalizada y no la que incorpora Word. Por este motivo os mostramos como crear una nueva configuración personalizada y predeterminada.

Configuración inicial del editor

A partir de Word 2016, disponemos de una variedad de márgenes los cuales ya vienen por defecto y podemos insertar de forma sencilla. Tal y como os comentamos antes, los modos de funcionamiento y parámetros personalizables de estas aplicaciones ofimáticas no ha parado de crecer. Esto es algo que se ve claramente reflejado en los diferentes tipos de márgenes predefinidos que podemos utilizar como prestablecidos en nuestros documentos de Word.

Dichos márgenes se muestran como:

• Normal
• Estrecho
• Moderado
• Ancho
• Reflejado

Cabe la posibilidad de que dependiendo de la versión de Word que tengamos instalado en nuestro equipo, dispongamos de más o menos márgenes. Cada cual tiene su configuración predefinida, la cual podremos elegir en caso de que se adapte a nuestras necesidades. De hecho, el propio editor de textos nos presenta una previsualización de los diferentes tipos de márgenes para que nos hagamos una idea de la utilidad de cada uno de ellos.

A la hora de definir estos elementos en concreto en un documento de texto, las distancias reales que se van a mantener entre el borde de la página y el comienzo del texto como tal, es un elemento clave. De ahí precisamente que el programa de Office nos muestra la distancia existente de forma predeterminada en cada uno de los tipos de márgenes y su ubicación: superior, inferior, derecha e izquierda.

En caso contrario siempre podremos optar por crear nuestros propios márgenes.

Cómo crear márgenes personalizados

Si ninguno de los márgenes que tenemos creado de forma predeterminada y que incorpora Word nos sirve, o no son los adecuados, continuaremos con este paso. Crearemos nuestros propios márgenes los cuales si se adaptarán perfectamente a nuestras necesidades actuales.

Disponemos de varias formas para la creación de nuestros márgenes, una es más dinámica que otra. La más fácil y sencilla es la de ajustar la sangría francesa por el desplazamiento de las barras, que disponemos de la parte superior.

Según donde ubiquemos la flechita, será donde nuestro texto comience. De igual modo, lo podemos modificar en ambos márgenes del documento, de forma sencilla. Si lo que necesitamos es crear márgenes exactos, podemos hacerlo introduciendo los valores necesarios para ello, del siguiente modo.

Nos dirigiremos a Disposición > Márgenes > Márgenes personalizados.

Se nos abrirá una nueva ventana en la cual introduciremos los valores que sean adecuados a nuestras necesidades. En este caso como ejemplo, insertamos un margen de 1,5 y 2,5 en ambos extremos.

Para una configuración óptima, es recomendable aplicarlo a todo el documento, a no ser que no sea necesario. En caso de no hacerlo tendremos que estar introduciendo estos datos página por página.

Establecerlos como predeterminados

Una opción adicional que disponemos la cual puede ser muy útil para facilitarnos el trabajo, es la de crear márgenes predeterminados. Los cuales sean aplicados de manera automática en todo el documento, y en cada documento nuevo que creemos.

Tal y como os comentamos antes, el propio programa que forma parte de Office nos propone una serie de parámetros predeterminados. Estos se activan cuando abrimos un nuevo documento en Word, tal y como sucede con los márgenes que encontramos en un principio. Pero se puede dar el caso de que, si ya nos hemos molestado en personalizar los márgenes para nuestro modo de trabajo aquí, no tengamos que repetirlo cada vez que abramos un documento nuevo.

Básicamente esto quiere decir que tendremos la oportunidad de establecer nuestros propios elementos recién creados para que se establezcan como predeterminados en cada nuevo proyecto. Esto nos ahorrará una buena cantidad de tiempo si siempre vamos a utilizar estas distancias entre el límite de la hoja y los textos.

Para ello, permaneceremos en la ventana anterior, en la cual nos aparece una opción para fijar estos datos de forma permanente. Todos los documentos de Word que creemos se establecerán con esta nueva configuración de márgenes, pero para ello lo tendremos que elegir previamente.

Una muestra de que la configuración es aplicada y los márgenes son los que le indicamos es la siguiente:

Si la comparamos con imágenes anteriores, podemos notar la diferencia.

Para poder volver a establecer esta configuración, en otros documentos, la cual hemos guardado como predeterminada nos dirigiremos a Disposición > Márgenes > Última configuración Personalizada.

Esta configuración puede aplicarse en cualquier documento de Word que vayamos a crear, y así ahorrar tiempo la próxima vez.

Problemas con la impresión de documentos

Una de las principales razones por las que vamos a intentar personalizar y adaptar a nuestro modo de trabajo estos márgenes en un documento de Word, es en el caso de que vayamos a imprimir el proyecto. Y es que aquí se verán perfectamente los errores en los márgenes predefinidos o establecidos por nuestra parte. Evidentemente todo ello si hemos elegido bien el formato de papel y de documento en el que trabajamos inicialmente.

Por regla general en la mayoría de las ocasiones tratamos con documentos en formato A4, es decir, un folio normal. Esto quiere decir básicamente que si hemos establecido mal estos elementos limítrofes o no funcionan como debieran, la impresión de las diferentes páginas quedará en evidencia. Se pueden dar varios errores en este caso concreto. En algunas ocasiones podremos ver en pantalla un mensaje que nos indica el tamaño del texto supera el del papel, por ejemplo.

También nos podemos encontrar con la situación de que el cuerpo del texto quede demasiado pegado a los límites del folio, lo que da una impresión bastante mala. Al contrario, también sucede lo mismo, es decir, en el supuesto de que los márgenes sean demasiado grandes y el texto quede demasiado centrado en el A4 como tal. De ahí precisamente la importancia de definir correctamente estos importantes elementos antes de ponernos a trabajar en cualquier documento en el programa de Microsoft. Especialmente en el supuesto de que tengamos planeado pasar todas las páginas, o una parte, a papel.

Los márgenes de Word han desaparecido

En ocasiones no somos conscientes de la verdadera importancia de los márgenes que utilizamos en este tipo de programas como Word, hasta que empiezan a fallarnos. Se puede dar el caso de que estos repentinamente desaparezcan y los textos comiencen justo en los límites físicos del tipo de documento en el que trabajamos. Evidentemente esto se puede convertir en un serio problema a la hora de crear nuestros proyectos en este editor.

Partamos de la base de que aquí os hablamos de una serie de elementos que son lo que nos ayudan a delimitar los límites en los escritorios de trabajo en los documentos de Word. Es por ello que para muchos, esta sección de márgenes es tan importante. Esto quiere decir que en el caso de que no funcionen tal y como se espera, podemos estar en un serio problema. Cierto es que llevamos años acostumbrados a un determinado espacio por defecto en los márgenes preestablecidos en este programa. Los mismos aparecen cada vez que creamos un nuevo documento en la aplicación de Microsoft.

Por tanto, el problema se puede dar si de pronto estos desaparecen. El fallo se puede traducir en que los proyectos no se verán correctamente formateados, algo más evidente aun si los imprimimos. Cabe mencionar que por ejemplo en la pestaña Diseño se debería ver que este margen tiene un valor de 1, pero por alguna razón, la regla vertical muestra 0. Es por ello que a continuación os vamos a mostrar cómo solventar este molesto importante error. El problema del que os hablamos con los márgenes en Word tiene mucho que ver con el espacio en blanco del documento.

Parece ser que el fallo que os contamos elimina la visualización de las áreas de Encabezado y Pie de Página, separando las páginas por una línea negra en lugar de un espacio visual, el margen. Por tanto, si tienes estos problemas que os comentamos, ya que faltan los márgenes superior e inferior, vamos a solucionarlo. Para ello hacemos doble clic en la parte superior del área de escritura. Esto cambia el espacio blanco entre páginas a la configuración de la vista de diseño de impresión.

El margen está ahí, lo más probable es que tan solo esté oculto. Por tanto, una forma de mostrarlo es simplemente colocar el cursor del ratón en la parte superior de la página y hacer doble clic. Haciendo podremos recuperar el margen, mientras que realizando la misma tarea de nuevo lo ocultamos. Otra forma de lograr esto es desde la sección correspondiente de los menús de Word.

En este caso tendremos que situarnos en la opción de menú Archivo / Opciones. Cuando aparezca la nueva ventana seleccionamos Mostrar y nos aseguramos de marcar la casilla que dice Mostrar espacio blanco entre páginas en la vista de Diseño de impresión. De este modo, el cambio al que os hacemos mención debería solucionar el problema en Word. Esto nos permitirá visualizar y volver a usar de forma convencional los márgenes en nuestros documentos del programa.