Office es la suite ofimática de Microsoft que está compuesta de varias aplicaciones muy conocidas y utilizadas desde hace años. Entre estas encontramos programas tan importantes como el editor de textos Word, Excel, o PowerPoint.
Como quizá muchos de vosotros ya sabréis, este último se centra en la creación de presentaciones multimedia personalizadas. Estas las podemos usar en multitud de entornos y tipos de uso, tanto en la educación, como en el trabajo, o para uso personal. Sin embargo, como os decimos, este es un programa que lleva tiempo entre nosotros, por lo que ha evolucionado mucho.
De este modo, su funcionalidad ha crecido en gran medida, llegando a soportar todo tipo de contenidos. Aquí, como no podía ser de otro modo, se incluyen archivos multimedia tales como vídeos, audio, fotografías, gráficos, etc. Y es que con un poco de imaginación, en PowerPoint podemos realizar presentaciones realmente espectaculares. Con todo y con ello, esto lleva un trabajo detrás, muy duro en algunas ocasiones. Es por ello que, como os hemos comentado hace poco, el uso de plantillas en PowerPoint nos puede ser de mucha ayuda.
Como era de esperar, este programa tan usado se ha visto obligado a adaptarse a los tiempos con el paso de los años. De hecho, además de poder trabajar con multitud de contenidos de todo tipo, también podemos guardar proyectos propios en varios formatos. Estos, igualmente, con el paso de tiempo han cambiado, por lo que los dos estándares actuales son PPTX y PPSX.
Adaptar una presentación multimedia al tipo de uso que le daremos
Cuando comenzamos desde cero a trabajar con un nuevo proyecto en PowerPoint, empzamos a dar forma a nustras diapositivas de forma individual o en grupo. Estas contendrán la información que deseamos trnamitir en las formas que el propio programa nos permite. Es decir, a través de textos, diagramas, fotos, vídeos, tablas, etc; todo para ser lo más claros o llamativos como sea posible.
Esto es algo que nos puede llevar varias horas, días, o tan solo unos minutos, todo dependerá del tipo de uso que queramos hacer de ese proyecto. Pues bien, al igual que dependiendo de ese uso profundizamos más o menos en el desarrollo de la presentación, lo mismo sucede con el formato de archivo que vamos a usar a la hora de guardar todo el trabajo. Así, como veremos a continuación, dependiendo del formato con el que guardemos eses conjunto de dispositivas, lo podremos usar a nivel personal, o en algún tipo de presentación pública más o menos seria.
En qué se diferencia un PPTX de un PPSX en PowerPoint
Llegados a este punto, lo que quizá os podáis llegar a preguntar, es la diferencia existente entre ambos formatos de archivo, algo que os vamos a aclarar a continuación. Aquellos que trabajáis habitualmente con este programa de Microsoft, sabréis que estos dos son los formatos de presentaciones más conocidos en estos momentos.
Aunque de forma nativa se usan en el programa de Office, ya que son propios de la firma, también son muy usados en otras propuestas de presentaciones. Eso sí, para aquellos que queráis saber cuál es la diferencia real entre PPTX y PPSX, decir que es mínima. Todo va a depender del tipo de uso que vayamos a hacer del fichero en el futuro. Para empezar hay que saber que en lo que se refiere al contenido que albergan ambos ficheros, es el mismo.
Por tanto podemos decir que ambos tipos de archivos contienen exactamente lo mismo, pero con una única variación que los hace diferentes. Así, la diferencia estriba en el comportamiento que tienen a la hora de ejecutarlos. Aquí es importante saber que si hemos guardado nuestra presentación en formato PPTX, una vez la ejecutemos aparecerá en modo edición en PowerPoint para que la cambiemos. Por el contrario, si la hemos guardado como PPSX, al ejecutar el fichero en cuestión, en pantalla aparecerá directamente la presentación diseñada.
Entornos de uso en los que utilizar PPTX o PPSX
Como hemos podido comprobar, guardar nuestra presentación multimedia en un formato u otro, no afectará en absoluto a los datos almacenados en la misma. Es más, podemos afirmar que la presentación multimedia como tal será la misma, ya que lo que realmente cambia es su puesta en marcha. De ahí precisamente la importancia que tiene el hecho de saber cuándo debemos decantarnos por un PPTX o por un PPSX.
Lo normal, más si se trata de un proyecto complejo, es que una presentación de este tipo la llevemos a cabo en varias sesiones, incluso en muchas. Es por ello que para almacenar copias de seguridad del trabajo que estamos realizando, lo mejor es usar el primero de los formatos mencionados, PPTX. Como es fácil suponer, esto nos supondrá un ahorro de tiempo al arrancar directamente en modo de edición para poder seguir trabajando y avanzando en el proyecto.
Pero claro, por otro lado se puede dar la circunstancia, algo que llegará más tarde o más temprano, en la que hayamos acabado con el trabajo de diseño. Entonces será cuando haya llegado el momento en el que vamos a exponer al público aquello en lo que trabajamos en PowerPoint. Es por ello por lo que os decimos que, dependiendo del uso que tengamos pensado hacer del archivo, podremos guardarlo de un modo u otro.
Así, el formato PPSX será más que adecuado por si lo que queremos es que se ponga en marcha el proyecto en una reunión profesional o a mostrar en clase. Como os podréis imaginar, en estos casos queda mucho mejor que lo guardemos en PPSX para que aparezca directamente el proyecto. De este modo nos saltamos el paso intermedio de pasar por PowerPoint para poner en marcha la presentación como tal, lo que queda mucho más aparente a la vez que profesional.
Otros formatos alternativos para usar en PowerPoint
Eso sí, aquellos que aún trabajáis con versiones algo más antiguas de esta aplicación para realizar presentaciones multimedia, es muy posible que os encontréis con los formatos PPT y PPS. Pues bien, decir que en este caso, la diferencia entre estos dos, es la misma que os acabamos de comentar, pero en su versión antigua. Por tanto, del mismo modo nos decantaremos por uno u otro, dependiendo del uso que hagamos del archivo más adelante.
Al mismo tiempo merece la pena saber que estos formatos a los que os hemos hecho mención hasta el momento, no son los únicos que por defecto nos podemos encontrar en PowerPoint. También debemos conocer los llamados PPTM y PPSM, que como os podéis imaginar, ambos también presentan la misma diferencia en el modo de ejecución que os hemos comentado. Pero aquí hay algo más, y se podría decir que hacer referencia a la seguridad de la presentación, al menos de forma indirecta.
Os decimos esto porque a diferencia de las otras cuatro, estos formatos además están capacitados para el soporte de macros en el proceso de diseño en PowerPoint. Cierto es que estas macros nos pueden facilitar en gran medida el trabajo con el programa como tal, pero presentan un inconveniente.
Y es que igualmente estos elementos, las macros, en muchas ocasiones son usadas por los atacantes para acceder a los datos privados de nuestro equipo. Pero esto no solo sucede con los documentos de PowerPoint, sino también en Excel o Word, por ejemplo. De este modo, en el caso de que recibamos algún fichero en formato PPTM o PPSM por correo de alguna fuente desconocida, lo mejor es que desconfiemos a la hora de abrirlo.
Selecciona un formato u otro dependiendo de tus necesidades
Por tanto ahora ya solo nos queda saber cómo guardar nuestra nueva presentación en un formato u otro dependiendo del uso que vayamos a hacer de la misma. Así, una vez hayamos acabado con el proceso de diseño de la presentación, si vamos a usar algún formato distinto al que viene por defecto, PPTX, os recomendamos ir al Explorador de archivos de Windows.
Aquí, nos situamos en el menú Vista, y activamos la opción de Extensiones de nombre de archivo. Esto nos permitirá poder ver las extensiones al guardar el nuevo fichero en PowerPoint.
Entonces volvemos al programa de Microsoft y nos situamos en el menú Archivo / Guardar como. Aquí, al especificar el nombre de la presentación, justo debajo de este podemos desplegar la lista de extensiones soportadas por el programa. Al haber activado la opción en el Explorador de archivos, ya no solo veremos la versión del programa para la que guardamos el archivo, sino también la extensión como tal.
Evidentemente y como no podía ser de otro modo, en esta lista, entre otros, nos encontramos con los seis formatos de los que os hablamos con anterioridad. Por tanto no tendremos más que pinchar sobre el que más nos interese para crear el nuevo fichero con la presentación.
