Haz que tus hojas de Excel se entiendan mejor con estos trucos

Como seguramente la mayoría de vosotros ya sabréis de primera mano, aquí nos vamos a encontrar una enorme cantidad de datos numéricos. El programa en realidad nos ofrece todo lo necesario para que podamos operar con los mismos del mejor modo posible. Pero eso no es todo lo importante en este programa. Ya que también debemos poner de nuestra parte. Con esto lo que os queremos decir es que podemos intentar diseñar y estructurar de la mejor manera esos datos que manejamos aquí.

Esto es algo que se hace especialmente importante en el caso de que normalmente trabajemos con grandes hojas de cálculo. Si no las diseñamos de un modo conveniente, su consulta, cambio o tratamiento se puede convertir en toda una pesadilla. Y es en esto en lo que precisamente os vamos a ayudar en estas mismas líneas. Sirva como ejemplo de diseño en Excel, el añadir un poco de espacio extra a los límites de las celdas.

Como os podréis imaginar, esto en un principio tan sencillo, puede facilitar mucho la lectura de los datos en una hoja de cálculo. Por tanto, en el supuesto de que queráis añadir un espacio extra en blanco entre el texto y los bordes de las celdas, aquí os vamos a hablar de cómo hacerlo.

Añadir espacio entre los laterales de las celdas

Debemos tener muy presente que en la mayoría de las ocasiones si hacemos un uso doméstico de este programa de hojas de cálculo, los datos que aquí vamos a manejar son bastante limitados. Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones Excel es una aplicación bastante habitual en las pequeñas, medianas y grandes empresas. Aquí se lleva la contabilidad de todas estas compañías en mayor o menor medida. Esto quiere decir hoy que en multitud de ocasiones los proyectos del programa de Microsoft que aquí se utilizan están compuestos por miles de datos, además de un buen número de libros y hojas.

Por tanto, disponer de una buena distribución de toda esa información y que sea lo más legible posible, va a ser algo muy importante. De ahí que debemos intentar facilitar las cosas en este sentido, más si son varios los que van a trabajar en este mismo proyecto.

Esto quiere decir que si lo que necesitamos para mejorar la legibilidad de una hoja de cálculo es añadir un espacio extra, veamos las posibilidades que tenemos en este sentido. En el supuesto de que busques la manera de añadir un espacio en blanco entre los bordes de una celda y los datos que contiene, tendremos que alinear el texto o los números utilizando una sangría.

Seleccionar las celdas de Excel a formatear

Así, si formateas tus celdas para hacer esto, tendrás un espacio extra entre el borde de la celda y el comienzo de tus datos. Ya os podréis imaginar que esto es muy útil para mejorar la visualización de los datos.

Pues bien, para empezar con esto que os contamos, lo primero es abrir la hoja de cálculo de Excel. Luego tenemos que seleccionar con el ratón las celdas que deseamos cambiar para que se vea mejor su contenido. Una vez marcadas, hacemos clic con el botón derecho del ratón en las celdas que hemos seleccionado y nos decantamos por la opción de Formato de celdas.

Este movimiento nos dará paso a un nuevo cuadro de opciones llamado Formato de celdas desde el que tenemos la posibilidad de editar multitud de elementos de la hoja. Podremos cambiar parámetros tales como el tipo de número de la celda, hasta el estilo de la fuente. Pero en el caso que nos ocupa en este caso nos decantamos por la pestaña Alineación.

Añadir sangría a los lados de las celdas en Excel

Aquí nos encontramos con algunas listas desplegables, por lo que abrimos la que se llama Horizontal en la sección Alineación del texto. Así, para obtener un espacio extra entre el texto de la celda y el borde izquierdo o derecho de la misma, hacemos clic en Izquierda (sangría) o en Derecha (sangría). De hecho nos podemos decantar por la opción de Distribuido (Sangría) para tener el mismo espacio entre el texto y los bordes de la celda en ambos lados.

Ahora ya solo nos queda, en la sección de Sangría, especificar el tamaño del espaciado adicional. No tenemos más que hacer clic en las flechas de arriba y abajo o escribir el valor numérico en la casilla. Una vez que esté listo el cambio, hacemos clic en el botón Aceptar para guardar los mismos. Decir que este espacio adicional entre el texto y los bordes de las celdas de Excel se aplicará al rango de celdas seleccionado.

Eso sí, debemos tener en cuenta que esto no solo nos será de utilidad para los laterales de las celdas, sino que además lo podemos usar con los bordes superior e inferior, Por tanto, si lo que necesitamos es añadir un espacio extra entre el texto y los bordes superior e inferior de las celdas, veamos cómo hacerlo.

Fuentes y alineación

Tal y como era de esperar, aunque centrado en números, el aspecto y orden de nuestras hojas de Excel también es importante, tanto por estética como por organización. Por tanto, como viene siendo habitual es las aplicaciones de Office, aquí también podremos alinear contenidos, cambiar su color, tipo de fuente, etc. Todo eso lo encontramos en el menú Inicio para que apliquemos los cambios a una sola celda, o a todas aquellas que tengamos marcadas.

Más espacio entre los bordes de las celdas superior e inferior

En realidad, el proceso es muy similar al que vimos antes. Por tanto, igualmente lo primero que hacemos es seleccionar tu rango de celdas dentro de la hoja de cálculo. Una vez que las hayamos marcado todas, hacemos clic con el botón derecho del ratón en la selección y nos decantamos por Formato de celdas.

Nuevamente nos situamos en la pestaña llamada Alineación, pero en este caso concreto nos centramos en la lista desplegable «llamada Vertical. Entre las opciones que la misma nos presenta, nos podemos decantar por Superior. Esto nos sirve para alinear los datos de la celda con la parte superior de la misma. Si elegimos Centrar nos aseguramos de añadir un espacio igual entre la parte superior y la inferior, por lo que quizá sea la más interesante.

Ahora bien, dependiendo de la opción que hayamos elegido, los datos de la celda se alinearán respecto a la opción elegida. Si hemos elegido la opción Centrar, el texto se alineará en el centro de la celda.

De todos modos, si lo prefieres siempre puedes combinar la alineación horizontal y vertical del texto para las celdas de Excel y así obtener aún mejores resultados. Todo dependerá de la cantidad y tamaño de los contenidos de estos. Además, esto nos permite aplicar un espacio adicional entre los datos de su celda y cada uno de los bordes de esta, tanto laterales como superior e inferior. Cierto es que quizá nos pueda llevar un tiempo adaptar todo esto que os hemos contado, más si es una hoja grande. Pero con el tiempo lo agradeceremos en el momento en el que lleguen las consultas de datos, o al retomar el trabajo en el futuro.

Definir tipos de datos

Aunque generalmente aquí vamos a usar datos numéricos en nuestras hojas, estos pueden ser de todo tipo. De hecho, una buena definición de estos tipos de datos, pueden hacer que la hoja con la que trabajamos sea mucho más comprensible. Es por ello por lo que, dependiendo de su naturaleza, la manera de operar más tarde con los mismos puede variar. Por tanto, para evitar error o confusiones, Excel nos permite definir el tipo de datos que vamos a usar en una celda en concreto o conjunto de ellas.

Esto lo logramos pinchando con el botón derecho del ratón sobre esa celda o grupo de celdas marcadas, y seleccionamos la opción de Formato de celdas. Entonces en pantalla aparecerán los diferentes tipos de datos numéricos que vamos a usar aquí. Entre estos podemos destacar el tipo moneda, número, fecha, fracción, especial, hora, porcentaje, etc. Además, tras elegir cualquiera de ellos, disponemos de algunos parámetros ajustables para ese formato en concreto.

Usar bordes en las celdas

Principalmente con el fin de mejorar el aspecto y la estructura de las hojas que aquí creamos, tenemos la posibilidad de usar bordes en las celdas del documento. De hecho, aquí tenemos múltiples posibilidades de las que echar mano, muchas de ellas relacionadas con la personalización del aspecto de estas celdas.

Así, para poder acceder al apartado del que os hablamos ahora, nos situamos en la opción de menú Inicio, para localizar la sección de Fuente. Aquí veremos que, junto a los iconos de negritas y cursivas, a la derecha, se encuentra un cuadro pequeño. Es ahí donde tenemos que pulsar para que se desplieguen todas las opciones que tenemos en este sentido.

Así, no tendremos más que marcar la celda o celdas con las que deseamos tratar para a continuación pinchar en la opción deseada.

Cambiar la orientación de los textos

Por regla general en este programa en la mayoría de las ocasiones trabajamos con datos numéricos y sus correspondientes fórmulas con las que realizamos todo tipo de operaciones. Pero también es importante saber que los contenidos de texto son sumamente útiles a la hora de interpretar y mejorar nuestras hojas de cálculo. Precisamente estos contenidos son los que en ocasiones nos pueden causar más problemas a la hora de hacer que nuestros proyectos aquí sean más o menos comprensibles.

Además, todos los trucos que os hemos mencionado anteriormente, tanto relacionados con el formato de los textos como de las propias celdas, también podemos cambiar la orientación de estos contenidos en concreto. Si nos situamos en la opción de menú de Inicio en Excel, nos encontramos con un botón que viene representado por una flecha en diagonal y que nos permite llevar a cabo este cambio. No tendremos más que situarnos en la celda que contiene el texto en cuestión y modificar la orientación pulsando en la lista desplegable de este botón.

Así, en cuestión de segundos tendremos la oportunidad de modificar la dirección en la que se le harán los textos de esa celda y adaptar los contenidos de este tipo a nuestras necesidades.